Office2007系列~Outlook使用技巧

1.更加符合您工作习惯的设置
介绍Outlook 2007中用户视图的配置方法。
不同的人使用Outlook会有不同的习惯，
Outlook为每个用户提供了度身订造的界面，
您可以通过选择【视图】菜单中的【阅读窗格】来调整阅读窗格的位置；
通过【视图】菜单中的【待办事项栏】来调整待办事项栏的显示，
通过【视图】菜单中的【导航窗格】来调整导航窗格的显示状态。
这样，您就可以根据自己的工作习惯定义一个合适的Outlook工作界面了。

2.拽出来的高效
介绍如何使用Outlook 2007中的待办事项栏。
待办事项栏是Outlook 2007中全新引入的元素，
在很大程度上能够提升用户的工作效率。
很多用户不习惯待办事项栏，往往会直接把它关掉。
其实，待办事项栏是个很不错的工具。需要安排日程的时候，
只需双击日历上的日期，即可快速安排约会。
如果针对某一封邮件需要安排会议，或者添加一个任务，
只需要点中邮件，拖拽到日历的相应日期上，或者拖拽到任务列表中即可。
临近的约会会在待办事项栏中显示，随时提醒您不要错过重要事情！

3.使用颜色标记
介绍Outlook中，分类标记的使用。
Outlook 2007中，每个邮件的后面都会有一个圆角正方形“类别”的标记，
点击它就能够快速为邮件设置不同的颜色，
用以标记邮件的类别。用好这个功能能够让我们效率大增。
您可以右键点击这个小方块，选择【所有类别】，
在弹出的对话框中对颜色类别的名称进行设定，
比如红色代表“重要事项”，绿色代表“个人事件”，
黄色代表“电话会议”，蓝色代表“出差”…这样，在收到一封邮件后，
就可以根据内容进行类别的标记了，并且类别标记可以设置多个，
只需多次点击类别图标即可。另外，邮件设置好了类别后也会方便进行检索，
例如，可以直接在搜索框中输入“出差”，
那么所有之前标记了蓝色“出差”标记的邮件都会被检索到。
这个标记类别还适用于日历中的日程。
4.重要人物特别待遇
介绍如何设置Outlook将不同来源的邮件显示成不同颜色，加以区分。
您是不是每天都会收到大量的邮件，
而老板的邮件也会混杂在其中？
在收到的这些邮件中，自然应该优先查看老板发来的指示或者任务。
怎样才能够让重要人物的邮件在众多邮件中与众不同？
您可以选择【工具】菜单下的【组织】，
在【组织】设置界面中选择【使用颜色】，
设置“发件人为...”的时候使用“红色”，之后点击【应用颜色】。
这样，以后老板发来的邮件，会在收件箱中用红色显示，
您就再也不会错过重要任务了。
5.给同事上个闹钟
介绍如何为自己或他人添加提醒。
每天繁杂的工作，难免会有遗忘。
有没有下班走出办公室才想起有件重要的事情忘了做的经历？
很多时候我们需要一个助手随时提醒自己，
或者是提醒自己的下属。在Outlook中发送邮件时，
我们不仅可以通过邮件告知对方工作的内容，
还能够通过撰写新邮件界面中【邮件】选项卡里【后续标志】
的功能来给自己或对方上个“闹钟”，以实时提醒重要的事件。
在【后续标志】的下拉菜单中，选择【添加提醒】，
可以在弹出的对话框中选择为自己添加提醒还是为收件人添加提醒，
并且可以设定提醒的具体时间，这样就不怕遗忘重要任务啦！
6.日历重叠显示
介绍日历重叠视图。
Outlook可以打开多个日历以便安排和管理时间，
但是日历并排显示的视图经常让我们疲于不停地转动脖子两边来回查看。
在Outlook 2007有了一个很体贴的改进：日历重叠显示。
当您需要打开两个或多个日历来查看和安排日程的时候，
每个日历的名称旁边都会有一个箭头形状的按钮，
点击这个按钮，日历就可以以一种重叠的视图显示出来。
上面的日历会正常显示，而被覆盖在下面的日历将以浅色显示以示区别。
这个功能在挑选两个人的共同时间时非常有用！
7.收集民意
使用Outlook的投票功能进行简单的调查
如果希望做个简单的民意调查，
比如对某件事赞成还是反对，不用费尽周折收集信息，
Outlook轻轻松松就能搞定这件事。
首先按照常规的方式撰写邮件，把调查的内容如实写在邮件的正文中，
接下来在【选项】选项卡中找到【使用投票按钮】，
通过下拉菜单找到所需的选项，或者通过自定义进行按钮的设定。
设置完成后就像发送普通邮件一样发送这封邮件，
被调查者在Outlook收到这封邮件后，就能够看到您刚才设置的投票按钮，
只需轻松点击他的意向，这些信息就自动的收集到您的收件箱啦！
8.签名随心换
介绍Outlook中邮件签名的使用。
我们经常会面对很多客户，
而针对不同的客户可能会需要不同的邮件签名。在Outlook中，
您可以在【工具】－【选项】－【邮件格式】－【签名】
中设置多个签名档，比如一个是带有手机号码等联系信息的，
另外一个则不带有这些联系信息。当发送邮件的时候，
您可以在邮件编辑的界面中，找到【邮件】选项卡中的下拉菜单，
非常轻松地选择针对这封邮件，使用相应的签名档，做到签名随心换！
9.日历打印技巧
本技巧向您介绍一个Office 2007增值工具－日历打印助手
很多人习惯在Outlook的日历中管理自己每天的日程安排，
很多人希望能够把Outlook中设置好的日程打印出来贴在自己的座位旁，
或随身携带以备时刻提醒自己。如果使用Outlook自带的打印功能，
日历打印出来的样式非常有限，可用性也不强。
对于Outlook 2007用户，我们还可以获得一个额外的增值小工具：
Outlook 2007日历打印助手。只需要访问Microsoft Office Online
搜索“Outlook 2007日历打印助手”或访问
http://office.microsoft.com/zh-cn/outlook/HA101687212052.aspx?pid=CL100626972052
即可下载。装上这个增值工具，您会发现在您的【Microsoft Office】
程序组的【Microsoft Office工具】中，
会多出一个【Outlook 2007日历打印助手】工具，利用它就可以打印各种各样内容和版式的日历了！
10.邮件定时发送
让电子邮件按需、定时发送的技巧。
有些时候电子邮件并非越早发出越好，
我们经常会选择一个最佳发送时机。
然而繁忙的工作往往使得我们在最佳发送时机到来的时候不方便甚至忘记发邮件。
那么我们可以提前撰写好邮件，在新邮件的界面中写好标题和收件人，
之后选择【选项】选项卡，点击【延迟传递】按钮，
在弹出的对话框中设置【传递不早于】选项，这样的话，
邮件就会乖乖的躺在发件箱里，直到设定的时间到了，
Outlook执行自动发送/接收时才会被自动发送出去。