时间管理方法

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ZZ: 时间管理方法

 

个人之所以成功，时间管理是非常重要的关键因素，如果我们想要成功，就必须让我们的时间管理做得更好，要把时间管理好，最重要的就是做好以结果为导向的目标管理。以下为时间管理的要点。

一、时间管理心理学

(一)心理建设：要把时间管理好，基本上要先作自我心理建设。（1）欲望：您要有把事情做好、时间管理好的强烈欲望；（2）决定：决定达成作好时间管理的目标；（3）操练：时间管理是一种技巧，观念与行为有一段差距，必须经常地去演练，才能养成良好的习惯；（4）决心：下定决心持续学习，直到能运用自如。

(二)时间 = 金钱 = 生活：甚至於时间 > 金钱，即时间比金钱还重要。若时间管理好，才能够达到自我理想，建立自我形象，进一步提升自我价值。每个人应把自己当成一个时间管理的门外汉，而努力不断地学习。若能每天节省2小时，一周就至少能节省10小时，一年节省500小时，则生产力就能提高25%以上。每一个人皆拥有一天24小时，而成功的人单位时间之生产力则明显的较一般人高。

(三)成就感：引起动机的关键就是成就感。要成就一件事情，一定要以目标为导向，才会把事情做好，把握「现在」，专注在「今天」，每一分每一秒都要好好把握。一位领导人物，有二个关键，第一就是工作表现，要有能力去完成工作，而非只强调其努力与否而已，第二是重视结果，凡事一定要以结果为导向，做出成果来。时间管理好，能让人更满足、更快乐、赚取更多的财富、自我价值亦更高。

二、策略性的目标设定

（一）立定标竿、全力以赴：譬如射标，一定要有一个靶，才会射中标的。同样地，人生若没有目标，只会任由环境影响，而非自己影响环境。根据耶鲁大学研究，只有3% 的学生为自己订下目标，而其他的学生则没有。经过长时间的研究指出，当初有订下目标的3%学生，其成就远超过其余97%学生的总和。

（二）一般人不愿为自己设定目标的三个原因：（1）恐惧：怕万一达不到怎麽办？会有失败感；（2）无此意愿：为何要设定目标，每天过得好好的就可以了；（3）误将行动当成就：每天忙来忙去，好像很有成就感。其实行动不等於成就，有结果才算有成就，所以一定要设定成就目标。

（三）目标设定原则：（1）目标要具体，例如「我想要升教授、当主任、得到硕士学位」等；（2）目标必须是可衡量的；（3）目标是可能实现的；（4）目标是切合实际的；（5）一定要设定时间表。

（四）耶鲁大学的目标设定七个步骤：（1）先拟出您期望达到的目标；（2）列出好处：您达到这目标有什麽好处?譬如您有一个目标想买房子，列出买房子对您有那些好处；（3）列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍，可能是钱不够、能力不够等，一一列举；（4）列出所需资讯：思索需要那些知识、协助、训练等；（5）列出寻求支持的对象：一般而言，很难靠自己一个人即能达到目标，所以应将寻求支持的对象亦一并列出；（6）订定行动计画：一定要有一个行动计画；（7）订定达成目标的期限。

（五）立定标竿的四个步骤：（1）消除恐惧：不要担心失败，立定目标是必须的；（2）认同每个人一定要有「目标」这个想法；（3）完成耶鲁大学七步骤；（4）坚持目标：若不坚持，任由挫折、打击所摆布因而放弃，则永远达不到预定的目标。一位希望追求成功的人须能坚持、决不放弃，才会成功地达到目标，例如爱迪生不断地尝试及坚持，终於达成目标。

（六）目标管理：一个人需要在三方面设定目标：（1）个人和家庭：这是您生活的诱因；（2）职业生涯和财务目标：这是您的方法；（3）个人发展和专业发展：这是您的成果。

（七）目标设定的步骤：（1）写下目标：通常用想的还是不够，一定要写下您的目标，才能加深印象，进入我们的潜意识；（2）设定优先顺序：目标可能有很多，一定要排定其优先顺序；（3）拟定计画：依据目标之优先顺序拟定计画；（4）对计画设定优先等级和先後顺序；（5）排定时程表；（6）确实做、马上做。

（八）策略性的目标设定：（1）您需要有六个月、一年、三年、五年、十年以及一生的目标：甚至於想好将来自己的墓碑上要刻那些字，这是一生的目标；（2）除掉障碍；（3）寻求合作；（4）充实知识；（5）决定关键步骤；（6）人类因梦想而伟大：作伟大的梦、并使它们实现；（7）每天早上重写一遍您的目标 ，每天晚上审查这些目标：每天如此做，这样才会进到我们的潜意识。

三、设定优先次序

（一）每个人每天都有非常多的事情要做，为有效时间管理一定要设定其优先次序；会设定优先次序是快速晋升职位者的人格特质；

（二）根据柏拉度80 / 20 定律：在日常工作中，有20%之事情可决定80%的成果；

（三）目标须与人生、事业之价值观相互符合：如此才不致浪费力气；

（四）发展专长，从事高价值的活动：无益身心之低价值活动，会腐蚀我们的精力与精神尽量不要去做；

（五）要设定优先顺序，将事情依紧急、不紧急以及重要、不重要分为四大类，一般人每天习惯於应付很多紧急且重要的事，但接下来会去做一些看来紧急其实不太重要的事，整天不知在忙什麽。其实最重要的是要去做重要但是看起来不紧急的事，例如读书、进修等，若您不优先去做，则您人生远大的目标将不易达成。

设定优先次序，可将事情区分为五类：A = 必须做的事情；B = 应该做的事情；C = 量力而为的事情；D =可以委托别人去做的事情；E =应该删除的工作。最好大部份的时间都在做A类及B类的事。

时间应如何运用才最有价值?一个重要的观念是要做对及重要的事情，而不是把事情做对！一般人的习惯是不管所做的事情是否正确，只知一味的去做，这样是不对的。惟有努力去做「对」的事情才会有高产能，要有勇敢的特质，拒绝不重要的事，来者不拒是不好的。

忘掉过去种种，而努力未来。专注於目前有什麽机会上，努力去把握，要有时间的远景。真正的成功本身是一种态度，亦即要有成功的意念、欲望、决心，每天要有足够的时间来做重要的事。

四、规划与组织

（一）保持整洁能够提升我们的自我价值、自我形象以及自我尊严。例如将桌面保持整洁、做完事立即归档、做事只经手一次，经手五、六次才完成就很浪费时间，尽可能一次就把它做完，凡事若能预作准备，则才能有效地掌握时间。

（二）文件处理流程：（1）投掷：将不用的资料丢掉；（2）转手：将资料转交给别人去做；（3）行动：重要的事情一定要马上去做；（4）归档：有使用价值且重要者才归档，根据统计约80%-90%的归档资料是不会再去用它。若在五分钟之内无法找到所要的档案，就是不好的档案系统，所以一段时间要整理档案并将不需要的档案丢掉。

（三）成功的关键：（1）有毅力、耐心的持续工作，直到完成；（2）做完工作，给自己适度的报酬与奖励；（3）花1分钟时间规划，可节省4分钟的执行时间；（4）有组织的档案系统；（5）重视规划：善於利用内在及外在的巅峰时刻：内在巅峰时刻是指利用自己精神最好的时刻来做重要的事情；外在巅峰时刻是指与别人接洽时要掌握别人最有空的时段；（6）列出工作清单；（7）善用百分之三十定律：一般人完成工作所需要的时间通常会超出您所预定时间的30%以上；（8）善加规划能减轻压力；（9）练习会导致完美；（10）不要制造藉口，要妥订计画将工作完成。

五、提高生产力

（一）一般人只用50%的能力工作；一分耕耘一分收获，牢记播种与收割定律；

（二）养成环境及桌面整洁的习惯；专注工作的焦点，专心工作；

（三）用一整段的时间工作，找出至少30分钟或1小时不会被打扰的时间，来做重要的事；

（四）要有坚忍的毅力，一气呵成；一次处理完成，才不会浪费时间；

（五）工作中断时，要有“ 回去工作 ”的驱动力；

（六）要有完成工作、结束工作的强制力：不要每件事都只作一半而无结果；

（七）维持高生产力的肢体语言：坐正挺胸，做出很有精神的样子，如此生产力自然会提高；

（八）集中能力於自己的优点上，发挥自己的专长；

（九）设定完成工作的期限；

（十）达成对别人的承诺。


六、有效的专案管理

（一）当在工作上和时间管理上愈来愈有绩效时，可能会被指派更多的工作，有效的专案管理（组织和执行能力）将是成功的关键，其内容包括( 1 )多重的工作计画：若您越能做多重的工作计画，即代表您的能力越强； ( 2 )规画和组织：事先一定要有很好的规画及组织；( 3 )定义理想的结果：譬如您希望届时会有署长、处长等人之莅临及热闹场面等的理想成果； ( 4 )设定完成期限：任何事情一定要设定一个期限来完成它； ( 5 )列出完整的工作清单； ( 6 )判定限制的步骤：看看那些事情会影响结果，想办法解决； ( 7 ) 多重工作计画的管理可依循序法或并行法进行； ( 8 )指派和授权：事情实在太多，不可能自己一个人完全承担，有些事情一定要指派给别人； ( 9 ) 检核：当事情指派给别人时，一定要记得做检核的动作，检视对方是否有依照自己的理想去做； ( 10 )风险预估和替代方案：要评估风险，若失败的话是否有其它方案可以替代。

（二）墨非定律：( 1 ) 凡是可能出错的都会出错； ( 2 ) 每次出错的时候， 总是在最不可能出错的地方； ( 3 )不论您估算多少时间，计画的完成都会超出期限； ( 4 )不论您估算多少的开销，计画的花费都会超出预算； ( 5 )您做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。

（三）崔西定律：( 1 )任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程；( 2 )简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。

七、消除时间杀手
所谓时间杀手就是浪费时间的事情，如：( 1 )电话干扰：一般人在接电话後习惯聊天一阵子，这样很浪费时间； ( 2 )开会：不重要的会尽量不要召开，开会一定要准时开始及结束，要好好地计划，才不会浪费时间； ( 3 )不速之客：临时有人敲门拜访，一闲聊就花掉数十分钟，所以尽量花费数分钟即结束； ( 4 )救火：即总是在做应急的事情； ( 5 )拖延的习惯； ( 6 )犹豫不决； ( 7 )过度承诺； ( 8 )个人组织能力不佳； ( 9 )缺乏目标； ( 10 )缺乏优先等级； ( 11 )缺乏完成期限； ( 12 )授权能力不佳； ( 13 )权力或责任界定不清； ( 14 )缺乏所需资源。
若要消除时间杀手，您一定要厘清工作的重点：把工作重点拟出来，然後作出抉择。通常自己就是时间杀手，要设法控制自己。

八、克服拖延的习惯

( 1 )要有良好的组织；( 2 )由重要的事情开始著手工作；( 3 )建立一个报酬时间表；( 4 )培养紧急的意识；( 5 )以快节奏工作；( 6 )一旦开始，不要停止；( 7 )订出一段特定的时间工作；( 8 )从最糟的事情开始；( 9 )详细的计划；( 10 )不可找藉口；( 11)设定截止期限。

九、授权与沟通

( 1 )工作时间中有75% 的时间是花在与人沟通上；( 2 )在世界上最浪费时间的，就是不良的人际关系；( 3 )在职业生活中您是否成功，百分之84决定於您如何有效地与别人沟通；( 4 )每一次沟通的破裂，都发生於意见表达不明确；( 5 )不良授权是浪费时间的主要因素；( 6 )您与上司的沟通，要弄清楚您要去沟通什麽 ? ( 7 )要使自己成为解决方法导向的人；( 8 )要将可能交办出去的工作授权出来；( 9 )要教导您的部属，如何做您所交办的工作；( 10 )要向外界争取资源协助您。

十、时间管理哲学

( 1 )培养个人的时间管理哲学； ( 2 )要有远大的眼光； ( 3 ) 要有延後满足的能力； ( 4 )培养个人的特质，在行动中自我操练； ( 5 )学习微视，以每分钟来衡量时间； ( 6 )学习如何说 “ 不 ”； ( 7 )要记住时间等於金钱； ( 8 )要以每小时的工资为基础，来衡量每一件您被期待去做的事； ( 9 )完成较高价值的工作； ( 10 )时间管理是一生的技巧； ( 11 )以榜样去引导您的部属； ( 12 )平衡与适度：放轻松、要休假和运动； ( 13 )确定您的目标与价值一致； ( 14 )定期健康检查； ( 15 )吃清淡的食物； ( 16 )下定决心活到100岁。