实现企业内容管理——Office 2007面面观之(9)

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       每个人的电脑里面可能都会有成千上万个文件，更何况是一个企业。随着企业业务的不断深入，所拥有的各种内容信息也将不断扩大，如何对这些内容信息进行有效的组织与管理，如何从海量的内容信息中找到你的所需，这些都是企业在发展过程中可能遇到难题。于是你会看到，有些企业建立了文件共享服务器，分别创建多个共享文件夹，用来对内容信息分门别类。但是企业信息的管理者依然很痛苦，因为这样做同样会遇到很多问题，比如说，你如何保证员工都能按照要求正确地将新文档放在合适的位置，分类的标准如何保持一致？内容信息中有的是文档，有的是表单，有的是幻灯片，有的是数据报表，这种内容信息的纵向分类应该如何实现？企业中员工的分工不同、角色不同，不同部门的内容信息不能对所有人都公开，难道你只能通过对共享文件夹设置复杂的权限，才能保证信息的安全？内容信息可能已经经过了多次大大小小的修改和审批，如何能查看以前的版本，难道只能用“另存为”来实现各个版本的存档？

       2007 Office system针对以上问题，提供了一套全新的解决方案，这就是“企业内容管理”（ECM = Enterprise Content Management）功能。ECM可以有效地帮助企业管理和组织相关的信息内容，同时还保证用户能通过使用熟悉的工具、进行简单的操作，即可轻松实现企业内容的管理，无需进行专业的环境部署和技能培训，为企业节省了大量的银子。ECM为企业内容的整个生存周期提供了一个统一的解决方案，从内容信息的创建，到属性的设定，到权限的管理，到审批的流程，到版本的控制，到共享的实现，到存档和销毁，每一个环节，都有ECM的身影。而ECM所能管理的企业内容信息不仅仅只是文档，还包括表单、图片、邮件、即时消息、Web页面等多种类型。

       ECM解决方案实际上是Office SharePoint Server 2007的重要特性之一，因此它的核心组件当然就是SharePoint。最新的MOSS 2007所提供的新功能，像Web内容管理、文档管理与协作、信息检索和工作流的实现等，都是实现企业内容管理的基础功能。同时，每一个Office 2007的客户端产品都可以和Office SharePoint Server服务器进行连接，因此很多ECM的功能都可以在客户端完成，用户会深刻感觉到这样的工作方式既操作简单又省时省力。

       Office 2007的企业内容管理解决方案主要包括以下几个方面：

 

企业文档的管理：

你可以在SharePoint中定义内容信息的各种属性（元数据），在此基础上，员工在创建和保存文档的时候，弹出的对话框中就要求指定这些属于你企业的定制化信息，比如创建者、创建日期、审批者，还可以通过选择的方式指定内容信息所属的类别、相关的部门和项目，这种方式将有效地管理企业文档的创建、审核、发布和存储，轻松实现企业内容信息的分类和管理，现以适应企业中特定的存储场景和工作流程。

    Office SharePoint Server 2007融合了SharePoint Service 3.0的基本功能，支持文档的版本控制，也就是说，一篇文档自创建时的0.1版本开始，每一次修改的内容都可以完整地保存下来，并可指定为此文档的某一个主要版本或次要版本，这样我们即能随时查看文档的早期情况，又不会为此而同时保存多个版本的文档，节省了硬盘资源，更重要的是让你的内容信息清晰明了。

此外，ECM中还有一大应用就是内容信息的权限管理。SharePoint支持基于内容的类别来指定其策略，并能基于员工的角色来限定文档库、文件夹、个人文档的读取访问的权限。在以前的SharePoint中，内容的权限是“列表级”的管理，也就是说最多可以指定某一个文档库中所有文档的权限，一旦某一用户拥有编辑某一文档库的权限，那么该用户将可以修改此文档库中所有的文档。而最新的SharePoint 2007中的权限管理已经细化到了“条目级”，每一篇文档都可以指定权限策略，没有权限的员工将无法打开甚至无法看到这些文档。

 

企业表单的管理：

       InfoPath Forms Services是SharePoint 2007的核心功能之一，利用它，企业可以采用跨越防火墙的方式来管理和部署商业表单。Office InfoPath表单所提供的功能为用户带来了很多便利，包括数据确认、计算、区域选择等。以前的InfoPath表单要求每一个用户都必须安装InfoPath客户端软件才能正常打开和填写，而如今InfoPath Forms Services可以使InfoPath表单模板通过网络浏览器打开，这种基于后台服务器的InfoPath表单支持将使企业表单的填写和管理更加简便！因为这种方式根本不需要下在其他任何的软件。你可以使用任何一种支持Web Office InfoPath表单的浏览器，不仅是IE，还可以是Firefox、Safari、Netscape Navigator。所有用户填写的表单都将统一提交到一个指定的SharePoint表单库中，你可以直接对这些表单的结果进行汇总、统计和分析，生成相应的报表。

 

企业项目的管理：

       企业用户还可以采用微软企业项目管理解决方案（EPM）来扩展企业内容管理系统。专业的项目监管人员在管理规模庞大或者逻辑复杂的项目的时候，需要强大的项目管理工具来促进员工之间的通信与协作，EPM可以做到这一点。借助EPM中的一些工具和工作空间，你可以跟踪项目、问题、风险、文档和人员，这些功能涵盖了整个项目管理生命周期，从决定投资和最初的提案，到管理项目、中间流程和后续维护工作，既可以帮助项目小组、管理人员、客户实现预期目标，同时也增进了项目小组、管理人员和客户三方就相关问题的交流。有关企业项目管理解决方案的具体介绍，以前在介绍Project Server 2007时曾提到过，这里就不再赘述了。

 

总之，Office 2007是实现企业内容高效管理的好工具，相信会有越来越多的企业用户体验到Office 2007尤其是MOSS 2007在内容信息的分类管理、版本管理、权限管理等方面的强大功能，这也正是全新的Office 2007在功能增强上的一大亮点。我是阿拉丁，有关如何利用Office system实现商务智能提升商业洞察力，我们下回聊！

 

 

 

欢迎关注  Office 2007面面观系列专题   by 阿拉丁

 

Section I：Office 2007组件概览

Office 2007面面观之(1) — 2007 MS Office System概览

Office 2007面面观之(2) — Office 2007的客户端组件 (上)

Office 2007面面观之(3) — Office 2007的客户端组件 (下)

Office 2007面面观之(4) — Office 2007的服务器端组件

Office 2007面面观之(5) — Office 2007的服务产品

Section II：Office 2007新特性介绍

Office 2007面面观之(6) — 用户界面的重大改进

Office 2007面面观之(7) — 提高个人工作效率

Office 2007面面观之(8) — 让协同工作更加轻松

Office 2007面面观之(9) — 实现企业内容管理

Office 2007面面观之(10) — 实现商务智能

Office 2007面面观之(11) — 全新的Open XML文件格式

Office 2007面面观之(12) — 工作流技术的应用

Office 2007面面观之(13) — 强大的信息检索功能

 

 

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