用合适的项目管理工具让你的项目效率“飞”起来

在信息、科技都高速发展的今天，保质量已经不仅仅是企业发展唯一要求了，我们总是希望能在保质量的前提下，争取最高的效率，可以说，效率是企业的有力竞争力。而在项目管理过程中，人员管理、组织协调、随时存在的项目风险……太多的因素会影响项目效率，严重点甚至会影响项目成功率。

所幸，越来越多的企业发现，项目管理软件是个提高企业效率、提高资源利用率的好帮手，如果使用得当，绝对事半功倍。以下列举一些影响项目效率的原因，分析一下如何借助项目管理工具解决。

1，人员管理难

人力资源是企业资源的重要组成部分，人力成本无疑是项目的重点之一，而人力带来的风险也绝对不可忽视。在一个项目里，人员如何调配、什么样的人该做哪些工作、人员的素质能力如何挖掘……这些都是人员管理需要考虑的。其中，调配人员是项目规划阶段就要考虑的问题，也是人员管理的第一步。

在项目规划阶段，项目经理首先就要组建项目团队，设置人员职责，然后沟通好部门经理，让部门经理根据其管理人员的忙闲状态，合理分配每个人到该项目的计划时间。由于人员众多、项目众多，这一步骤的实现过程中，项目经理和部门经理很容易出错、出现安排不合理的情况，很容易出现“A在这个时间没有空闲却被安排了事情”“B时间充裕能力符合却没有被安排任务”等情况，这个时候如果借力于一款项目管理软件，人员的管理就会更加便捷和有序。

如图，在该项目管理软件里，项目经理和部门经理都有权限进行人员管理。哪个员工在哪个项目里、被安排了多少工作量等情况都一目了然，这就方便了项目经理和部门经理评估人员的使用情况，合理进行人员调拨和管理。

在科学的处理好人员调拨问题之后，我们需要做的就是挖掘每一个项目成员的潜能，合理安排好每个人员的任务，这样才能将人员的风险降到最低，直接促进项目效率的提高，对于提高资源利用率、节省成本也有明显的积极作用。

2， 项目管理人员的能力

项目管理人员的能力对项目的影响是巨大的，因为项目从开始到结束，都离不开项目管理人员的参与。项目管理人员要制定计划、分配任务、协调资源、风险预估、组合分析、收尾总结……每一个环节都要求项目管理人员要有强大的专业素质和冷静的心理。

这个时候，一款匹配的项目管理软件就能大大提高项目管理人员的工作效率，也能减少项目管理人员的失误。试想一下，项目管理人员在项目管理软件上输入资源、任务等基本情况，软件帮项目管理人员记录下每一次的计划和变动，科学地帮助项目经理监控进度和风险，是不是比项目管理管理人员单枪匹马地编制报表高效得多？

如图，项目管理人员可以在该软件上查看项目的基本情况，包括项目的进度、工作量、任务完成情况、交付物情况、里程碑状态、存在的风险等。这些情况的分析是软件根据项目管理人员前期的计划、上传的交付物、填写的工时单和费用单等科学分析出来的，对项目管理人员的工作有很大的参考意义，如果提示出现了风险，项目经理可以及时做风险分析，并采取措施降低或者消除风险；当实际进度与计划发生偏离的时候，能够及时发现状况，进行纠正偏差。

此外，组合分析对企业也十分重要。分析所有项目的投资收益情况，根据其可行性和风险等级，组合出符合企业战略最具价值的项目组合，对于企业实现投资收益最大化有重要作用。

而这些在项目管理软件的帮助下，会更加便捷和科学。如图，在该系统上，PMO能够进行组合分析，系统会根据项目的投资回报率和实施情况，统计项目的风险、选择项目的优先级、分析项目的战略目标，为决策者决定选择什么样的项目组合提供依据。

3，如何选择合适的项目管理工具

上面说了这么多项目管理软件对提高项目效率的作用，那是假设在你已经选择了一款合适、科学的项目管理软件后的分析。但项目管理软件本身也是存在风险的，选择对了软件自然有前面说的效果，但选错了反而会浪费时间和精力，影响项目的效率。

如果你的项目团队比较小，20-50人的话，其实可以选择在线项目管理软件，价格上会低很多。但是人数也不是绝对的参考指标，假如你的团队只有不到50人，但是整个项目生命周期需要管控到质量、风险、成本、费用，那常见的那些在线项目管理工具就不能满足了，需要专业的在线项目管理工具。所谓专业的在线项目管理工具是指遵循PMBOK、PRINCE2等国际通用的项目管理方法论，基于以上项目管理思想而研发出来的工具，能够项目管理的支撑五大过程、十大知识范畴。除了团队规模之外，还需要考虑行业性质、操作体验、预算等因素。

我们项目团队只有60多人，但是因为涉及到成本、费用、资源，所以选择了企业级的专业在线项目管理软件。这类型软件与团队级甚至个人使用的项目管理工具最大的不同在于，团队里面需要有专业的项目经理，学过PMP，否则根本用不起来，功能很强大，但是太专业了。不过我用的是企业版，如果是快捷版的话，基本上会操作办公系统，然后花几个小时研究一下，就能够应用了。而且快捷版20人以下是免费的。