关于沟通这件事，项目经理不需要每次都面对面进行

很多项目经理都会遇到这样的问题，项目中由于事情太多，根本没有足够的时间去召开会议，那在这种情况下如何去有效地管理项目中的利益相关者？

当然，不建议电子邮件也不需要开会的话，建议可以采取下面几种方式来形成有效的沟通，这几种方式可以帮助你努力的通过各种办法来保持和各方面的联系。

项目经理首先要问自己几个问题，项目中哪些利益相关者是必须要进行沟通的？可以列出项目中所有的利益相关者清单，同时也整理出项目中哪些会影响到项目成功的关键消息。

这样可以有针对性的对必要的利益相关者发送及时消息，并和这些关键角色随时保持联系，告诉对方会及时更新信息。

如果有必要的话，可以对名单中的关键利益相关者进行测试，比如停止联系一段时间或者很少接触，如果有人想要更多的信息，他们会主动和你联系。

那么就需要和这些人进行主动沟通，了解他们究竟想要知道什么，他们想要通过哪种方式获取信息，同时项目经理也要不停的告诉他们，如果拒绝的话，后面就不能抱怨对项目的情况不了解。

从你的个人角度来看，你可以接受的最新限度的信息是多少？这些信息可以确保：

• 各利益相关者能够获得项目所需的必要数据；

• 确保关键利益相关者知道需要支持的问题；

• 确保关键利益相关者知道要做出什么样的决策来推动项目；

那么根据之前设定的关键利益相关者的沟通名单来和相应的信息进行映射，以此来作为项目中形成沟通计划的基础。

如果项目经理没有时间来组织或邀请到专门的利益相关者参加会议，那么就不需要进行会议。

因为项目经理已经知道这些利益相关者集中参加会议的困难程度，而且也无法预测在集中讨论的环境下对方的反应，这个时候如果强行进行会议会起到适得其反的效果。

项目经理可以找个合适的时间和关键的利益相关者进行单独的电话沟通，一般情况下，每个人15-20分钟左右就足够了。

提前整理好需要向对方传达的信息，也可以随时记录下对方反馈的信息，当沟通结束后，再做一个简短的总结。

尽管不建议滥用电子邮件，但做一个好的邮件方式还是很有必要的，如果电子邮件的内容是短小精悍并且有针对性的，那么很容易让对方有阅读的兴趣。定制化的电子邮件需要覆盖到以下内容：

• 项目中本周完成的任务

• 项目中计划下周完成的任务

• 其他需要单独说出来的事情

在邮件的顶部不指定发给某一个人，只更新状态，通过颜色（比如红色、橘色和绿色）来标识出各种事情的状体，同时尽量美化文字的书写格式和排版，吸引别人更容易打开邮件，如果确实做得很好，对方会点击邮件观看的，这取决于你的深入程度。

沟通方式有分为即时和非即时两种，除了类似于电子邮件之外，还有诸如留言、视频记录、网上论坛等各种非即时的方式，不可否认这种方式可以大大减轻项目经理对于沟通的压力。

由于不需要实时面对多人，因此可以自由的把自己的想法说出来，担起存在的麻烦在于，你不能强迫对方去使用这些方法，而你可能永远也不知道对方是不是接收到了你所传递的信息。

不管是上面提到的多种方式，还是说有一个专门的报告还是定期的会议，项目管理中项目经理用到的沟通方式永远不应该是单一而毫无变化的。

正确的打开方式应该是一种或若干种相结合起来，你可能无法改变对方的观点和态度，你只需要尽自己最大的努力做好自己想做的一切。