2. Mac OS 环境下的文档管理

一 准备

工具

文件工具：Together
备份工具：SyncTwoFolders
照片管理：Picasa

文件分类目录设置

一般可以将文件分为“工作”“个人”“学习”三大类。然后细分二级目录。

文件整理

然后将全部文件移动到二级目录下。

二 文件入库

文件移动

打开 Together ，将整理好的文件 Move 到 Together 的文件库。可以看到，文件库位于系统的“文稿”目录下，其中，“Folders” 的目录中，已经存放了移动到库中的全部文件。

入库文件的整理

在 Together 的文件库中，可以对先前的分类管理文件进行进一步的细化，使之各个文件存放的目录更加合理和有序。

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三 文件使用

文件的标识

可以通过“加星”、“Tags”进一步细分文件类别，也可以通过 Comments 增加文件的说明。

文件的搜索

使用 Together 的最重要理由也许就是便于文件的搜索。

文件新建

新建文件，文件名一般按照“内容标识”+“编辑者标识”+“时间标识”三部分设定，例如：“Mac 下的文档管理 louyp 20140414”。文件的扩展名按照缺省值取值，一般都无须修改。然后Move 到 Together 的文件库。

文件修改

文件修改需要将文件导出到“桌面”，只要修改，原则上都要修改文件名的时间标识，这样就形成新的文件。

新文件入库

每天规定的时间将新版本文件导入到 Together 的文件库中既可。还是要使用 Move 入库。编辑前的原文件一般可以删除，因为导出的过程中， Together 库中原文件还是存在的，无须再导入，事实上同名文件也无法导入。

四 文件备份

备份频次

可以每天或者每周对文件进行备份。如果文件重要，需要有两个备份。我的做法是，计算机内部有两个硬盘， Together 的库文件在系统盘的“文档”目录中，备份可以建立在另外一个硬盘中。还可以使用移动硬盘备份文件。

备份方式

文件备份使用 SyncTwoFolders 选择源文件目录和备份文件目录，然后进行比较，软件会将修改后的内容备份，很方便的。

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五 备注

文档管理模式决定了应用的选择

批量文件管理应用的选择，关键还是要看应用的管理模式，如果把文件都按照应用自我设定的库进行打包管理，这样的应用趁早放弃，其实 iPhoto，Aperture 都是不错的应用，但是就是这个问题存在，就坚决放弃。到时候系统崩溃，你的在库里的文件都不知道是怎样组织的。

图片文件管理

Picasa 管理文件的模式和 Together 是类似的。作为专门的图像管理，尽管Together 也能胜任，但是交给Picasa可能更加合适。

库文件修复

如果系统出现问题，Together 的文件库无法打开，可以到官网上下载一个叫 Corrupt Library Fixer 的应用。最坏的情况是，系统还是无法打开，但是文件其实都在的，而且都没有什么问题。无法就是把“Folders” 的目录移除，重新安装软件，再建一次库而已。

附图：工作流程

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