时间管理从入门到“放弃” [GTD]| 《小强升职记》

故事的主人公是小强和他的上司老付。整本书讲述的是这样一个故事：小强在老付的指导下，从混沌度日的菜鸟升职成为独当一面的主管。在老付对小强的倾囊相授中，我们可以学习到许多时间管理的方法。在此需要强调的是，这是一本“不实践等于没读过”的书。

小强升职记 | GTD

既然前人树已种，那么我们就来乘凉吧！

第一章 寻找种子

工作中，你真的很忙吗？还是浪费了太多时间在无意义的事情上？下面这个方法可以让你知道真相：

连续五个工作日，每隔一小时记录下，自己是处于：“集中精力工作”状态，“无意义浪费时间”状态，还是“真正的休息”状态。从早上9点到晚上7点，周六统计这一周的50个小时中上述3个部分所占比例。

先猜猜看“无意义浪费时间”的比例会是多少呢？

文中的主人公小强猜测会是30%，但结果令他大为吃惊：竟然占到了70%以上……

这也就是“时间黑洞”，它正在你毫无察觉的时候吞噬着你的时间。

时间黑洞为什么会出现呢？

——做事情目的性不强，没有计划，不够主动是几个主要的原因。

那么，如何避开时间黑洞呢？

——总的来说就是时间管理。

现在让我们从记录自己一天的工作情况开始吧：

1.每隔一个小时写出下一个小时计划做的事情。

2.一个小时结束后记录下结果。

3.坚持一整天。

通过一天的记录，你可能会发现并不是所有的“下一小时计划”都能按时完成。不要担心，这很正常。

接下来，我们需要一个法宝来捉住这些时间黑洞，找到自己的高效时段——时间日志。

时间日志忠实地反映我们的时间花在什么地方，并且可以帮我们找到自己的最高效时间段。参考下面小强的时间日志表，写下自己的时间日志吧！

小强的时间日志

分析小强的时间日志，可以发现他的高效时段为早上8:00-10:00。同样的方法我们也可以找到自己的高效时段，接着把重要工作安排在这一时间段。

那么问题来了：什么是“重要工作”？有些工作对我们来说很重要，但却不是其他人最看重的。如何找到自己的重要工作呢？

我们需要问自己这样一个问题：“你的价值观在哪里？”

所谓价值观是指一个人对周围的客观事物（包括人、事、物）的意义、重要性的总评价和总看法。

我们平时又是以什么为标准来评判事情对我是不是重要，以及哪件事情更加重要呢？

这时就需要找到自己的职业价值观。

先来看一个很值得参考的例子，讲述的是老付以自己的职业价值观为准则来决定工作重要程度。

以下三条是老付的职业价值观前三条：

1.管理：工作的目的和价值在于获得对他人或某事物的管理支配权，能指挥和调遣一定范围内的人或事物。

2.成就感：工作的目的和价值在于不断创新，不断取得成就，不断得到领导与同事的赞扬，或不断实现自己想要做的事。

3.社会交际：工作的目的和价值在于能和各种人交往，建立比较广泛的社会联系和关系，甚至能和知名人物结识。

老付：“当找到了自己的职业价值观之后，在处理工作中的事务时就得心应手多了，比如有这样两件事情同时向我扑来，我如何决定它们的优先级呢？一件事情是解决一个公司所有人都没有办法搞定的技术难题，另一件事情是主持一个新项目的管理工作。如果按照我现在的价值观来看，管理肯定是在第一位的，因此我会选择主持新的项目；如果放到10年前，那时候我的价值观和现在不一样，我会更加注重成就感，因此我会充满激情地投入到技术攻关中去。”

（从上面的一段话还可以看出：价值观是不断变化的。）

那么，现在来测试下自己的职业价值观吧！

链接在此！（由于测试题目太长，恐影响正文，所以单独放到另一篇文章中。）

价值观是影响一个人一生的关键因素。因此，找出你的价值观后，将它们写在一张卡片上，这样你就可以不断地巩固，修正它。将卡片放在你抬眼可见的位置，这很重要。

第二章 让种子发芽

这一章，我们要向老付讨教一些关键的时间管理方法，包括：

“四象限法则”、时间投资法、衣柜整理法。

一、传说中的“四象限法则”

根据重要与紧急程度的不同，任何事情都可以放到以下四个象限中：

四象限法则

判断一件事情的重要程度，是根据自己的职业价值观；而判断一件事情的紧迫程度，则是这件事情的deadline。

根据下面这张图，思考一下，针对每个象限的事情我们分别应该怎样做。

分别如何应对四个象限的事务？

假设你思考过了。下面让我们来看，究竟该如何应对：

四个象限事务的应对原则及处理方法

第一象限的事务自不必说，当立即去做。

第二象限，重要但不紧急的事务，是我们最应该关注的一个部分，它就像储蓄一样，每天投入一点点，看起来微不足道，但坚持一段时间之后，就可以做成大事。第二象限的事务最容易被我们忽视，忽视的后果往往就是：发展成重要且紧急的第一象限事务。相反，很好地处理就可以减少80%第一象限的事务。

第三象限的事务是我们忙碌且盲目的源头。由于这些事务总是打着“紧急”的幌子，很容易榨取我们的时间。实际上，应该把它们尽量交给别人去做，或者委婉的拒绝来减少这类事务的产生。

第四象限的事务用于放松调整，不需要安排在计划中。比如：晚上看一小时综艺这种事情，是不需要列入计划中的。。。

（突然发现上图中的举例，需要指出第四象限的例子极其不恰当 - -）

针对第三象限，有一个专门的“猴子法则”：甩掉自己身上的猴子，或者将猴子放回到他的主人身上。即：把事情交给他人去做。

下面是几道猴子法则练习题。现在请拿出几分钟，写出自己的答案，再看文中小强的答案。

部属问：我们怎么解决项目预算超支的问题？

你回答：____________________

同事问：我什么时候能拿到这个软件的操作说明书？

你回答：___________________

朋友问：这周六咱们一起去打羽毛球吧？

你回答：____________________

“这些问题没有标准的答案只有答案的标准，这个标准是：甩掉自己身上的猴子，或者将猴子放回到他的主人身上。”老付写完后说。

“这一招太强了！我经常都是猴子饲养员。现在，我来试试甩掉身上的猴子。”小强说完埋头写了起来。

小强的答案

部属问：我们怎么解决项目预算超支的问题？

你回答：你有什么想法？能不能先请你做一个删减成本的计划案？

同事问：我什么时候能拿到这个软件的操作说明书？

你回答：我已经让××去做了，他会直接发给你。

朋友问：这周六咱们一起去打羽毛球吧？

你回答：好啊，到时候你给我打电话，有时间我一定去。

二、把时间看成一种投资

谈到投资，股神巴菲特的五大投资原则可是不容错过，那就是：

“找出杰出的公司”，“少即是多”，“押大赌注于高概率事件上”，“要有耐心”，“不要担心短期价格波动”。

放到投资时间上也是一样：

1.“找出杰出的公司”，意味着我们需要找出对我们真正重要的事情，那些能创造出更大价值的事情。

这时需要明确的是：

时间管理并不是在追求在一个小时内能做3件事或是5件事，真正想要达到的目的是充分利用时间来创造最大的价值。

2.“少即是多”，意味着我们每天的任务清单不需要排列的密密麻麻，把自己搞得焦头烂额。只需要关注第一象限和第二象限的事情就可以了。

3.“押大赌注于高概率事件”，也就是说，当自己坚信遇到了可望而不可即的大好机会时，唯一正确的做法就是大举投资，将其他事情全部放到一边，集中精力解决这件事情。

4.“要有耐心”就很好理解了，我们是投资，而不是投机，应该看重的是长远发展，而不是短期获利。

5.“不要担心短期价格波动”，就是说，工作中不要因为一些紧急而不重要的事情影响我们的心情。

三、脑袋里只装一件事

方法就是：先从最重要的那一项工作做起，直到完成该项工作为止，然后检查待办事项，着手进行第二项重要的工作。即使任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间也不用担心。只要手中的工作是最重要的，就坚持做下去。加入按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其他方法，你也同样无法完成它们。

那么，我们脑袋里应该装哪一件事呢？那就是“下一步行动”。

先来判断下：“找到产品的品牌定义”，这可以当做“下一步行动”吗？

事实上是不可以的，因为它只是一个普通的行动。而“下一步行动”的秘诀有：

秘诀一：动词开头。比如“回复Email”，“打电话给某某”。

秘诀二：内容清晰。比如“准备会议资料”虽然是动词开头，但是描述的不够清晰，“需要准备哪些资料”，“几点开会”，“会议上要提出什么问题”，这些都是需要考虑的。

秘诀三：描述结果。比如“早晨9点带着做好的计划书在会议室开会讨论营销计划”，这已经是一个不错的“下一步计划”，但加上想要的结果“说服与会者同意我的方案”，是不是更好呢？

秘诀四：设定开始时间、周期、最后期限。

强烈建议养成这样一个习惯：任何时候都问问自己“下一步行动是什么？” 将这变成你每一个工作日里的习惯。

四、时间管理绝招：衣柜整理法

在对“价值观”、“四象限”、“时间投资”、“下一步行动”都有了深入了解，以及亲身体验之后，下面就来到时间管理绝招：“衣柜整理法”。

我们整理衣柜的流程常常是：

1.把衣服全部取出放到床上；

2.将衣物进行分类；

3.规划好衣柜空间，哪里放西服，哪里放运动服；

4.每周对衣柜进行审视，调整；

5.最后，在不同的场合选择合适的衣服。

这其实对应着时间管理秘诀的五个水平流程：收集、处理、组织、回顾、行动。

收集：

一天中，其他人会陆陆续续交代给我们一些工作。正确的做法不是放下手中原本的工作马上去做，而是记录到一个伸手就能够到的地方，可以是笔记本，也可以是在线记事本，我们称它为“收集篮”。记住，只选择一种收集工具就够了，一定要避免记在两个不同的地方。最后，每周五清空一次“收集篮”，将不用的、已完成的、交给别人的事务等放到它们该去的地方。

处理：

“收集篮”里收集了一大堆乱七八糟的事情，下面就要开始思考该怎样处理它们。

分为“可以执行”与“不能执行”的事情。

可以执行：

（1）2分钟之内搞定的事：马上去做。

（2）需要多个步骤搞定的项目：放入项目清单。

（3）指派给别人完成的事：告诉对应的人即可。

（4）特定时间做的事：写在行事历里，比如下周三督促某人提交报告。

（5）待办事项：放入待办事项清单。

不能执行：

（1）“将来某时也许会做”（比如与同事相约打羽毛球）；

（2）“参考资料”（比如一份拿给你参考的报表，归档备日后查询即可）三类。

几个原则：从收集篮最上面开始，一次只处理一件事情。永远不要再放回收集篮。

组织：

现在，我们有一个“收集篮”，加三个清单“将来某时也许会做清单”、“待办事项清单”、“项目清单”组成的“3+1”清单系统啦。把上一步中用大脑思考的分类结果写到各个清单上吧！

回顾：

回顾时站得更高，更易产生灵感，更方便孵化和修剪任务及目标。

何时回顾？每天工作第一眼 + 每周定期回顾一次（重点回顾内容：项目清单 及 长期工作目标）。

下面是“衣柜整理法”的流程图：

“衣柜整理法”流程图

第三章 生长出主干和枝桠

一、制定自己的目标

   “哈佛大学1953年曾经做过这样一个关于目标对人生结果影响的调查，一群智力、学历、环境、条件都相差无几的学生在走出校门之前，哈佛大学对他们进行了一次关于人生目标的调查。结果是这样的：

27％的人没有目标；

60％的人目标模糊；

10％的人有清晰但比较短期的目标；

3％的人有清晰且长期的目标。

25年后，哈佛大学再次对这群学生进行了跟踪调查，结果是这样的：

3%有清晰而且长远的目标的人一直朝着同一个方向努力，成为社会各界的顶尖成功人士，他们不乏白手创业者、行业领袖、社会精英

10%有清晰但比较短期的目标的人他们生活在社会的上层，他们的短期目标不断达成，成为行业专业人士，有很好的工作，比如医生、律师、公司高级管理人员等

60%目标模糊的人他们生活在社会的中层或下层，尽管能够安稳地生活，但是没有取得什么成绩。

27%没有目标的人他们生活在社会底层，生活得十分不如意，不断抱怨社会和他人，经常失业，家庭也不幸福。

二、实现目标第一步：正确描述目标

目标要够SMART：

S.M.A.R.T其实是5个英文单词首字母的缩写。我们拿两个例子来看：

图片发自App

因此，我们应该这样描述自己的目标：

“我的目标是在70岁以前成为世界首富，为达到目标我必须每年至少赚10亿美元，当福布斯杂志公布的时候，目标就实现了”--当然，这个前提是巴菲特的资产不会增长。

“我的目标是在2年之内成为项目主管，为达到目标我必须学习管理知识、提升技术水平并且改善与每个人的关系，当接到任命书的时候，目标就实现了。”

三、向大树学习目标分解

树根——树干——树枝——树杈

树根1：写出你的目标

我的目标是： 成为项目主管

为了增加对潜意识的刺激，建议将目标用记号笔写在卡片上，放在醒目的位置，也可以配以图片。

树根2：为什么要达成此目标？

我要达成此目标是因为：

1我需要拿到更高的薪水来提高生活质量

2完成目标将是对我这些年努力工作的一种肯定

3我喜欢更有创造力的工作岗位

4我要让同事对我刮目相看

5我要完成从技术到管理的转变

将你最重要的理由写在最前面，遇到挫折想要放弃目标的时候，你可以看看当初写下的这些理由现在是否依然存在。

树根3：我为什么可以达成此目标？

我能达成此目标是因为

1我想当项目主管的意愿非常强烈

2老总和上司对我的工作能力都很认可

3家人和朋友都非常支持

4我已经在读MBA，具备一定的管理经验

5平时与同事和上级部门的关系都还不错

“想要达到目标首先得说服自己：我一定可以达到这个目标。如果写不出可以达成目标的理由或者只能勉强写出1—2条的话，那你将来实现这个目标时一定会有很多阻力。”

树根4：哪些个人、团体、组织对我达成这个目标有帮助？

对我达成这个目标有帮助的人或其他

1王总：他对我的了解和认可，是达成此目标的关键

2MBA：它将调整我的知识结构，增加我对管理方面的了解

3上级主管老付：他身上有我最需要的经验和技巧

4大客户：可以成倍提升业绩，增加自己在公司的重要性

5朋友：可以为我的计划和目标提供宝贵建议

树根5：这个目标要在多长时间内完成？

这个目标要在多长时间内完成： 2年内完成

注：“大树分解法”适合于长于1年，短于5年的中长期目标。

树干：写下实现目标的计划步骤

树干

这个计划步骤里有一些是随时都应该做的事情，比如说：“处理好和同事、主管部门、老总的关系”，还有一些是在固定时间内完成的，比如“完成MBA学业”，这些你可以先不做到我们的“月目标计划表”里，但是那些属于战略和规划性质的计划步骤一定要进行细化，比如“储备管理相关知识”，还有“提升自己的技术水平”。

树枝：在月目标计划表里写下打算如何完成计划步骤

树枝

树杈：将月计划中的内容细化到每一周，这里以“Linux技术入门”为例。

树杈

使用大树分解法将目标转换为实际计划的具体步骤：

1.将“树根”写在一张质量比较好的卡片上，或者写在记事本的第一页，总之，将“树根”保留到目标达成以后。

2.将“树干”写在“树根”靠下的位置，完成一个步骤的时候，你需要在“是否完成”那里打勾。

3.将“树枝”写在一张A4纸上，放在你的抽屉里，这张纸会相对比较频繁地被使用，最好在完成“树干”后的一周内，做好“树枝”计划。

4.在每个月的最后一天，对照着下个月的计划，将“树杈”的内容写在一张纸片上，固定到你抬眼所及的位置。

5.“树杈”的计划完成之后，打勾；“树枝”上的所有“树杈”都完成之后，在“树枝”上打勾；“树枝”的所有内容完成之后，在“树干”上打勾。

6.任何一个“树杈”的计划没有完成，都应该重新审视整个计划。

另外，提供一个提高执行力的方法：就是先解决最困难的事情。细心的话会发现在“树干”，“树枝”，“树杈”的最后都有单独的一栏，这一栏就是填入“最大的障碍”。拿上面的树杈来说，就是“尽快上手使用Linux系统”。

强烈建议找出一个下午的时间，将目标按照上面的方法转换成可执行的计划 。  

第四章 绿叶充实枝干

所谓的时间管理，所谓的高效工作，所谓的无压工作，并不是要让你在单位时间内完成比以前更多的事情，而是能让你把握住重点，保持平和的心态。要知道，工作只是谋求更好生活的一种途径而已，千万不要本末倒置。

如果对自己的要求仅仅是完成工作：这其实是一种典型的“便利贴”心态。“工作只是谋求更好生活的一种途径”，需要注意“更好”这两个字。所谓逆水行舟，不进则退，如果我们仅仅把工作当成便利贴，完成一项任务，一揉，一扔，然后上网聊天，那你自己最终的命运也只能是被别人一揉，一扔。我们应该周期性地回顾那些重要的任务，总结自己的得失，看看下一次能不能做得更好，这才是一个健康、积极的心态。

不知道你发现没有，“将来某时也许会做”、“待办事项”、“项目”，这三种清单的类型是相似的，他们都属于“需要多个步骤才能完成的任务”，因此，我们完全可以把它们揉合在一起使用。这特别适合于刚进入职场的“任务执行者”。这也就是“筷子式清单”。

“筷子式清单”由两根筷子组成：一根是“任务清单”，另一根是“下一步行动清单”。

两根“筷子”的比较：

1.任务清单：

它帮助我们“做正确的事”，你可以想象一下你每天工作的时候都是一位大将军，你的士兵就是你的时间和精力，当你利用他们攻城拔寨的同时需要考虑，哪些地方是咽喉要地？要先进攻哪里然后进攻哪里？什么时候应该进攻？什么时候应该防守？显然，任务清单能让我们从战略上总览全局。

2.下一步行动清单：

它帮助我们“把事做正确”。就是要我们专注地采取正确的行动。内容来自两个方面，一方面是任务清单，另一方面是收集篮，我们通常会收集到一些单个步骤的行动，比如“登录邮箱接收来自小陈的邮件”。我们对它需要采取的行动是“执行”，通常是从长长的下一步行动清单里，挑选一个适合现在做的事情，然后尽力完成。比如，在开会之前有10分钟的空闲时间，于是我打开行动清单看看，哦，里面有5个需要电话联系的事情，刚好可以利用这10分钟的时间做完。

下一步行动清单就是一个小齿轮，任务清单就是一个大齿轮，它们紧紧地咬合在一起，小齿轮每转几圈就带动着大齿轮转一圈，就这样，小齿轮带动着大齿轮，大齿轮带动着整部车前进。

使用“筷子式清单”的三个步骤

1.列出任务清单：按照我们曾经说过的流程图，把收集篮里的东西孵化成任务。

2.对任务进行分解：把那些需要多个步骤才能完成的事情在任务清单上进行分解，并且找出“下一步行动”。

3.管理并执行“下一步行动”：下一步行动清单最好随身携带，一有空的时候就浏览一下，利用好零碎的时间，推动整个任务向前进展。

第五章 在开花与结果中成长

成功从好习惯开始。

步骤一：明确一次只培养一个习惯。

步骤二：和自己谈谈。写下习惯培养卡片，放在醒目位置，经常告诉潜意识这很重要。不断重复愿景，想象成功之后的景象。

部分一

部分二

步骤三：循序渐进执行计划

1.写下来：不管是列清单、写目标、做计划，都要写下来。我们的大脑就是这样工作的，当你把所有的事情都交给大脑思考的时候大脑就会停止响应。当你把大脑有效清空的时候，大脑才可以用来有效思考。

2.循序渐进：制订计划的时候就不能太勉强自己。我们的天性是遇到看上去没有实现可能的目标时就会选择放弃。所以分段实现大目标。

3.简单：我们在为自己制订计划的时候应该越简单越好，我为自己制定的计划几乎都是“画勾”或者“打叉”即可，再烦琐一点点我都会觉得反感。

4.明确、具体：S.M.A.R.T法则。在培养一个新习惯的时候，我们的潜意识也会不断消磨我们的意志，如果这时候你再没有一个明确的计划，那你几乎有99%的可能性会失败。

举个栗子

培养早起健身习惯

整本书的内容到这里就差不多结束啦。

个人认为：

从“术”的层面来看， 职业价值观测试 和 大树任务分解 是最有用的工具。职业价值观测试让我知道了自己最想要的是什么，让我深切感受到强大的动力；大树任务分解帮助我把目标变为一步步的行动，给我以切实可行的方法。

从“道”的层面来看，明确两点很重要：

 1.时间管理绝不是为了增加完成任务的数量，而是在相同的时间内创造更大的价值。

 2.工作只是谋求更好生活的一种途径。所以，任何工作，如果仅仅以“完成”为目标其实是在浪费生命，“更好”两个字才应是放在内心且时刻提醒自己的最终目标。想通这一点，而后自然而然就可以做到，工作前思考，工作中总结，工作后回顾，始终关注下一次能不能做得更好。才能够说是对得起时间，对得起自己。

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标题：小强升职记

作者：邹鑫

出版社：北京出版社

豆瓣评分：8.4/10