【原创精选】电子发票在采购报销中的进项查验解决方案

自2015年12月1日起，根据国家税务总局《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》，电子发票已逐步在全国推行。随着电子发票的广泛使用，在公司采购和员工报销时涉及电子发票的情况越来越多，对企业财务管理提出了很大的挑战。

汉特税务通将从电子发票进项风险、电子发票手工查重方式、电子发票自动化查验解决方案等角度详解如何高效实现采购报销中的进项电子发票查验。

一． 电子发票进项风险####

电子发票对开票方和受票方来说是可以自行打印版式文件（可黑白打印，也可彩色打印），作为发票联、记账联，其法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。由于当前企业报销大多还是采用纸质票据报销的模式，就出现了员工报销时可能会多次打印电子发票、进行多次报销的情况，对于企业来说是财务管理上的极大风险。

二． 电子发票手工查重方式####

在防止电子发票重复报销时，比较原始的方式是通过建立excel手工台账，将“发票号码”作为唯一识别标志，通过条件格式标记重复项的方式进行查重。

手工台账

此类方法操作比较原始，不适应会计电子化的趋势。手工台账需要财务人员手工输入发票信息，增加了财务部门的工作量，而且无法保障信息的准确性。
从合规角度来说，手工台账的方式也无法确保发票的真实性和有效性。如果需要通过各开票企业指定平台进行发票查验，面对少则数个，多则数十数百个的查验网站，财务人员费时费力，非常影响企业采购报销的效率。
尤其对于采购报销比较多或者是建立了财务共享中心的企业来说，手工台账数据量大、效率低下，无法从根本上解决问题。

三． 电子发票自动化查验解决方案
电子发票自动化查验解决方案是一套从电子发票信息归集、电子发票防篡改校验、电子发票防重直至电子发票查验及影像存储的完整解决方案。

1. 电子发票信息归集
   电子发票信息采集可以通过以下两种方式：二维码扫描识别和pdf文件导入。
   二维码扫描识别：通过扫描电子发票纸质打印件上的二维码图像，由系统自动解读出发票代码、发票号码、开票日期、金额、验证码等信息并保存进入企业发票库。该方式符合一般企业现有的纸质票据报销流程，在使用纸质单据的同时也可以获取电子化发票信息，为电子发票后续的查重、查验提供依据。
   pdf文件导入：电子发票是企业在购买商品、接受服务时收取的电子付款凭证，本身获取时就是以pdf文件为载体。通过导入和读取pdf文件的方式将电子发票信息导入系统更为便捷，且由于不需要打印，节省了企业的成本。电子发票自动化查验解决方案支持单张电子发票PDF文件和多张电子发票PDF文件zip压缩包导入，对于企业来说可以大大提高电子发票信息输入效率。

2. 电子发票防篡改校验
   电子发票同普通发票一样，均采用税务局统一发放的形式给商家使用，发票号码采用全国统一编码，采用统一防伪技术，分配给商家，在电子发票上附有电子税局的签名机制。电子发票自动化查验解决方案在导入电子发票PDF文件时，可自动读取PDF文件中的CA证书签名信息，并判断PDF文件是否生成后被篡改。针对被篡改的电子发票，系统自动提供明显高亮显示，以防电子发票被人为篡改，保障发票准确性。

3. 电子发票防重
   电子发票自动化查验解决方案在保存电子发票进入发票库时，可根据发票号码+发票代码进行防重检测。如果出现重复电子发票，可根据企业要求，通过辨别电子发票入账状态，进行覆盖或退回提示。

流程图

4. 电子发票查验
   电子发票自动化查验解决方案可通过连接国税总局增值税查验平台进行发票查验。系统支持由操作人员根据发票信息要素组合选择条件查询出待查验发票，支持单张或批量选择提交进项发票查验，系统后台自动将需要查验的发票发送到全国增值税查验平台进行发票查验，并将返回的查验结果和查验截图保存在企业发票库中，以便随时查询调阅。对查验有异常的发票，系统汇总高亮显示，提示操作人员手工确认和检测处理。
   针对企业月初结账的需求，电子发票自动化查验解决方案还支持发票入库时自动查验，并在下月初再次查验，防止收票后出现发票被无意或恶意作废的情况。系统可保存发票多次查验结果和查验截图，保障企业发票合规。

电子发票自动化查验解决方案通过先进的技术手段，为企业高效实现采购报销中的进项电子发票查重和查验，并为后续的票据影像管理以及财务管理提供数据支持。该方案不仅应用于电子发票，还可以将所有的增值采购报销中税发票（包括增值税专用发票、普通发票、电子发票）、采购订单、报销单、合同等单据进行电子化影像化处理，形成企业完整的进项管理数据库，解决费用报销、应付共享、票据影像查询等发票管理难题。

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