Word文档应该这样玩(二) 文档纵览、定位、对比技巧

缓缓掉落的枫叶像思念

我点燃烛火温暖岁末的秋天

极光掠过天边

北风掠过想你的容颜

我把爱烧成了落叶

却换不回熟悉的那张脸

Word文档应该这样玩

前言

Word是非常大众化的办公软件，但是很多用户并没有高效率地使用它，主要原因是：

一、大部分用户没有熟练驾驭Word所提供的功能

二、不知道Word还有很多不为人知的功能

本套课程共分为四节课：

第一节：标记与分页的方法；

第二节：文档纵览、定位、对比技巧；

第三节：快速格式化文档内容与文档结构图认知；

第四节：表格、图像编号与视图功能。

第

2

节

文档纵览、定位、对比技巧

Number 1

如何更好地纵览整篇文档

当我们排版一篇长篇文档的时候，有时候需要整体纵览整篇文档，在默认情况下电脑屏幕只显示一页，如果想让屏幕上显示多页，从整体上把握排版效果，这时候应该怎么办呢？方法有几种：

①按住Ctrl键不松手，然后按住鼠标中键的滚轮进行滚动，这时文档就会以缩略图的形式展现出来，可以向里滚，也可以向外滚(貌似不咋好听)。运用此方法，我们可以同时选中多个页面进行编辑如批量删除等。如果此时我们把鼠标光标定在某个缩略页面上，再按Ctrl键+鼠标滚轮，就可以把选中的缩略页面放大呈现在你面前。

如果没有鼠标滚轮滚动应该咋办？在屏幕右下角我们可以看到有个百分比的状态，如图

②此时我们可以单击“＋或－”来实现放大缩小，或者直接鼠标按住图中圆点不松手，往左右拖动来实现放大缩小。如果在底部状态栏没有显示百分比的缩放滑块，我们可以右键点击底部的状态栏，在“缩放滑块”命令前打勾即可，如下图：

③我们可以点击文档工具栏上面的“视图→显示比例”来实现文档的缩放纵览。如下

Number 2

掌握定位文档的使用技巧

当我们要对一篇文档进行审核、检测的时候，我们可以利用鼠标滚轮上下滚动来查看审核，如果在一篇长文档里面，我们只想检测指定某一类的内容或者时间较紧迫的情况下，此时我们可以利用文档提供的定位功能键进行快速定位，快捷键为“Ctrl+G”，按下此快捷键，会弹出一个定位对话框，如下图

在上图中定位对话框里的定位目标有很多选项，如果我们选择页作为定位目标，输入某个数字页号就可以定位到某页上面去。如下

如果我们只想查看文档中的表格，我们可以选中表格作为定位目标，点击"前一处"或者"下一处"按钮即可切换查看表格。如下

我们也可以在上图中的输入表格编号的框里直接输入“+－数字””进行表格定位。其他定位目标同理可以实现快速定位。

有时候为了定位浏览体验，我们不想弹出定位对话框，我们可以点击文档右下角圆圈的按钮来选择定位命令。如下图

点击圆圈会弹出定位目标命令，我们选中需要定位的目标，然后按下图中箭头2所指示的命令来实现定位。

Number 3

文档对比功能的掌握

在工作中，有时候我们想知道发给对方的文档有没有被对方修改或者编辑过，这时候我们可以利用文档的比较功能，能检测到文档有没有被编辑过。但是要使用此功能，有个前提条件：你必须保留有源文件！

如下图我们打开文档的原件和修订稿，点击文档工具栏上面的“审阅→比较”会弹出如下对话框

在弹出的对话框里，我们选中原文档和修订的文档，点击确定按钮，如果原文档和修订的文档是是没有任何改变的，会弹出如下提示框

如果文档被修改过了，我们比较之后系统会提示你的文档哪里被修改了，如下如

此时我们可以点击图中箭头所示的上一条、下一条来查看每一处被修改的内容详情，也可以点击接受、拒绝等按钮来接受或拒绝对文档所做的修订。

今天的课就先讲到这里。。