部署上线步骤建议及checklist

无论是准备提升管理的小型连锁店（缺乏库存和生产的管理经验），还是已经管理全面但准备全面拥抱互联网的大型连锁店（替换旧系统是项庞大工作），都建议分步实施。

笼统来讲，分门店销售、线上销售、成品库存、订货、采购、原料库存、工厂生产、财务等几大模块分步实施。商家可根据自己的场景摘取选择，比如：

• 规模较大的私房，线上订单流量较大，也有门店，线上线下同步是核心诉求。第一阶段先搞定门店销售、线上销售、成品库存、财务的对账，库存是否严格管理看之前基础如何；第二阶段可启用采购，进销存都有了；第三阶段可以考虑提升原料、生产管理。
• 传统的连锁门店，门店较多，有中央工厂，线上订单零星，微信会员和全流程效率提升是核心诉求。第一阶段先搞定门店销售、订货，第二阶段完整库存管理，线上销售、采购、生产可以视情况逐步启用。

1. 门店销售。

重点功能：

• 门店收银机，包括收银、交接班对账等。这是传统门店原本就会的基础。
• 会员，建立真正的会员体系。商家选用我们系统多半也是看重我们线上线下会员的强大功能。涉及系统切换，必须一开始就啃这个硬骨头。（如果以前有微信商城，同步切换，线上线下会员合并。如果没有，随后找个时间上线即可。）

难点：旧系统的会员切换和升级。我们提供了会员资料导入功能，不放心的商家也可以要求我们工程师协助（是收费的哦~）

准备工作：

• 第三方账号准备比较消耗时间（第三方审核需要周期），建议先准备。详见《初次使用必读：微信对接需要做的一系列设置》、《如何设置支付宝账号》
• 品类、商品录入。详见《如何录入商品信息》、《批量新建商品》。可先录入成品（面包蛋糕等），以后需要再录入原料、半成品，取决于商家基础。
• 给老板、店长、收银员、财务等各种人员新建账号。详见《给同事新建账号（邀请同事加入）》。
• 添加分店和负责人、成员。这个设置确保本店的人只看本店的信息、只操作本店的库存，在乎信息权限的商家务必要设置。详见《新建分店》，注意同时创建分店附属仓。
• 设置会员相关规则，等级、积分、优惠，微信会员激活流程。别忘了设置商户基本信息。在web网站登录后进入菜单“设置”-“空间管理”，编辑基本信息，上传logo。（微信商城、微信会员的一些功能将引用该logo）
• 充值短信。需要给会员发送短信的，提前充值。
• 会员数据清洗，对异常数据做到心中有数。
• 硬件兼容性确认，安装终端软件。详见《门店收银机上相关软件和配置说明》
• 各门店试用。收集反馈问题，确保每个店都会使用，若有问题解决问题。——按照我们的经验，日常工作一般没有什么问题，用过任何一款收银软件的收银员都能很快上手；跟以前习惯不一样的操作，需要特别注意，比如会员升级，这可通过系统切换当天的措施解决。（务必提前试用，否则直接培训没有效果。工程师到现场工作效率打折扣，增加工作量需要额外收费滴~）

系统切换详细步骤：
切换系统最好是找一个平常日的晚上（避开节假日客流量高的时间），门店下班后，导入最新会员数据（确保余额和积分是最新的），第二天正式切换使用新系统。

1. 切换当天白天

• 培训。麦田守望提供通用功能说明，商家可结合自己真实数据和管理要求给工作人员提出作业要求。强调清楚晚上切换数据的工作流程，细化到具体的时间和工作清单。
• 各门店抓紧最后一遍试用。试用后记得交接班，避免进入第二天的班次。库存清零。
• 导入库存数据（如果有）。

2. 切换当天晚上

• 约定一个时间，比如门店晚上下班时间。在这个时间之后，会员卡消费、充值不再使用，新系统暂停试用、清零库存数据。
• 如果旧系统的会员卡数据需要门店手工同步到总部服务器，各门店操作同步，同时拍照最后几笔会员卡消费、充值小票发到微信群，作为会员数据核对依据。会员数据同步后并且核对无误，门店方可下班，否则数据出现问题需要补传。
• （如果门店想开始好好管理库存但以前旧系统的库存数据不准确不适合用来导入）各门店在新系统中，以进货的方式，录入门店当前库存。然后可以打印出来核对一下
• 工程师核对后台数据，出现问题解决问题，没有问题则通知各门店下班。开始着手处理数据，把老系统的储值卡余额、积分导入新系统
• 会员数据处理完后，如果有总部或门店的工作人员还没睡，工作人员第一个使用，可将会员升级的操作过程录微信小视频发到群里，互相帮助熟悉。如果时间太晚，第二天一早试也没问题。

3. 切换后第二天

• 建议店长通班。
• 早上上班收银的同事，先拿自己的老卡实际操作一遍。心中有数不至于面对顾客时候慌乱。
• 顾客到店消费，提前说明开通微信会员的好处，不要积压到收银时再说，会让有些着急的顾客不耐烦。所以不收银的其他店员，最好站在收银外侧引导顾客开通微信会员。总部准备好话术，各店可以开展PK促进积极性。
• 如果碰到特殊的卡读不出金额，插入老系统读一下，用“自定义充值”的方式直接把金额充进来。处理完的老卡一定要回收。小票可以保留跟卡放在一起，方便总部回收核对。
• 工程师、总部熟悉IT的人支援各门店问题，走访代表性门店
• 中午交接班时，已经熟悉情况的早班同事多留一会带一下晚班的同事，熟悉各种操作。

2. 线上销售

重点功能：

• 微信商城。
• 美团、美团外卖、饿了么等平台。

难点：商家线上线下的订单量都比较大时，库存同步很重要，可极大提升效率和顾客满意度。订单量不大的或者缺乏库存管理经验的商家，可先上线蛋糕预定。蛋糕对库存要求不高，没有线上运营经验的商家不至于一下带来太多挑战。

准备工作：

• 商品图片。商品基本资料在前一部分应该都统一准备好了，门店销售对商品图片要求不高，线上销售则完全不同，商品图片是否好看极大的影响销售。建议找专业摄影师拍照。
• 微信商城装修，详见《微信商城首页设置》、《微信订单确认页设置》
• 各门店的配送范围和运费设置，详见《配送范围和运费设置》
• 各门店的供应能力不同时，仔细设置库房关系和供货能力。
• 第三方平台对接，详见《美团外卖、饿了么对接》
• 接单打印终端安装，详见《接单打印》
• 微信商城内部测试，自己预览下单，完整测试全流程，确保没有问题。
• 店长确保已经绑定微信账号，订单即将超时无人处理会收到提醒。

系统切换：

• 微信公众号菜单切换，换上新的微信商城链接。详见《公众号菜单的使用方法》
• 接单打印跟第三方官方的接单可以同步使用一段时间，确保没有问题、不会漏单。

3. 成品库存。

成品（面包）库存管理比原料和半成品的库存管理简单得多，所以独立出来实施让基础薄弱的商家先熟悉起来。基础好的门店，在门店销售切换系统应该就已经实施了门店成品库存管理。库存管理首先解决钱货一致问题，让商家的账目更清晰。门店的成品库存操作形成习惯后，微信商城或外卖，可上线面包，线上线下同步库存，店员工作量小，更容易推动起来。

难点：已有库存盘点录入系统需要比较大的工作量。如果以前没有做过库存管理，培养习惯、形成管理规范就需要比较长的时间。

基础数据准备：

• 分店附属仓在前一步应该已经创建，别忘记把店员也设置为仓管员（参考《库房多了以后如何让仓管员容易操作？》）。如果存在中央总仓，需创建独立仓库，详见《新建库房》

详细步骤：

1. 培训各门店和仓库工作人员
2. 录入现有库存。
3. 只有一两个门店的小商家可以使用收银机管理本店库存。
4. 早期盘盈盘亏可允许门店出错，但需要找到原因，逐步让所有东西的库存数都对上。后续就该有严格的管理规范，盘盈盘亏需要承担责任。

4. 订货

有中央工厂的商家，一开始就需要这个功能。

准备工作：

• 定义订货模板，方便日常使用。详见《使用“订货模板”提升订货效率》
• 梳理之前工作习惯，确定打印配货单或分货单，调试打印机，确保打印正常。

详细步骤：

• 为了不影响工厂生产，旧系统的订货功能可以跟新系统并行使用一两天。确保门店使用新系统订货没有问题后，停掉旧系统。
• 日常使用，参考《门店订货、仓库发货、门店收货的全流程说明》。没有启用生产环节时，成品可以模拟采购入库，详见《没有启用生产模块时，发货间如何做汇总发货》。

5. 采购

采购是完整进销存的一部分。没有基础的商家可以先只使用“采购入库”确保账目清晰。有基础的商家可根据库存上下限、历史用量来制定采购计划，合理采购。

准备工作：

• 录入供应商名录。详见《供应商管理》
• 设置库存上下限。详见《设置库存上下限及预警》

根据实际情况决定一开始的启用功能：

• 《采购入库》
• 《供应商对账》
• 《根据库存上下限和历史用量制定采购计划》

6. 原料库存

成品库存管理形成习惯后，可增加原辅料库存管理。这里说的原料库存管理不是粗放的批量出入库（那随时可以做，跟成品一样做），而是基于配方的精准、自动管理。

难点：

• 没有基础的商家，配方录入是一大挑战。可以先录入一部分简单的配方，比如门店现烤、蛋糕和饮品制作的配方，后续再慢慢录入全部配方。也就是说，可以先管理门店的原料和半成品，慢慢再精细管理工厂的。
• 按需制作的蛋糕和饮品的原料配方，现烤面包的半成品和辅料配方，按照配方扣减库存可提升管理水平，但需要培养习惯。

准备工作：

• 商品录入，原辅料等。详见《如何录入商品信息》、《批量新建商品》
• 给仓管员等人员新建账号。详见《给同事新建账号（邀请同事加入）》
• 录入配方，比如按需制作的蛋糕、饮品，门店现烤面包。详见《配方管理》

详细步骤：

1. 盘点原辅料现有库存录入。一次录入不完可以用到什么录入什么。分类分批录入，比如先录入重要的原料，以后再增加辅料的管理。如果以前系统支持导出，且商品有条形码，也支持批量导入，注意多级单位问题、以基本单位为准。
2. 录入的成本需要财务核算，如果暂时核算不清楚也可以后续阶段再矫正。
3. 启用配方。让按需制作类的商品自动消耗原料库存。
4. 定期盘点，允许一定范围内的偏差。

7. 中央工厂生产

根据门店要货，汇总安排生产计划，配料，产出，等等。
难点：很多。召唤我们工程师吧~

基础数据准备：

• 所有配方。详见《配方管理》
• 生产车间，跟配料间的关系，供货能力。

详细步骤：

1. 各方沟通，确认最切合实际的实现方式
2. 测试完整流程，确保各方操作人员能够接受、理解。
3. 定期盘点库存，允许一定范围内的偏差。发现问题，解决问题。

8. 财务。

重点功能：

• 对账
• 加盟店核算
• 成本核算
• 现金流
• 应收应付

难点：我们系统并不提供完整的财务功能，只提供运营角度的财务数据分析。烘焙行业的财务并不复杂，我们主张尽量电子化，传统财务人员接受起来可能有困难。

详细步骤：

1. 财务从阶段1的对账开始切入。大客户和供应商的应收应付也是比较容易启用的。
2. 随着原料管理精细化，争取在系统上取得变动成本，按现实情况看也可以逐步矫正取得
3. 使用系统进行毛利率分析
4. 其他收入支出（工资房租等）可考虑录入系统，进行整体利润分析