时间管理之GTD：OmniFocus2最佳实践（多图预警）

一个工具的好坏，不取决于它的理念有多么牛X，也不取决于它的操作有多么人性化，更不取决于他的界面有多么美观。这些都是加分项，最主要的还是取决于，它是否高效的胜任你使用他的目的。

对我而言，OmniFocus2就是这样一款高效的时间管理软件。在用上她之前，我用过GTasks、奇妙清单、Doit.im等等。其中用得最长的是Doit.im，而且我还是年付费用户，虽然付费，但用着还是有以下不便：

1. 反客为主。我它是工具，来提高我的效率，不料成了我的督促者，每天被Dock应用数字标识强迫着。
2. 还不够灵活。事情有轻重缓急，它内置的今天待办、明天待办、下一步行动、将来/也许，不能胜任我的需求。主要是我的下一步行动很多内容，每天都去选今天待办，是一件很痛苦的事，每天重复选择更痛苦。
3. 软件人性化方面是个大减分项。最不能忍的是以下几点：

• 时间选择，只能用时间选择器，鼠标点点流效率真的很低，关键还不能复制；
• 已完成事项不能批量复制，想想汇总成周报的时候，一个个复制是多么苦逼的一件事；
• 软件更新？没见过mac版有更新。bug得不到有效解决，只能时不时重启软件解决。

痛定思痛，我觉得我要用时间管理工具的目的是：

1. 能记录我的所有需要做的事项；
2. 能高效的安排我的待办事项，不要让我频繁重复选择；
3. 能让我专注的做我必须做的事情，选择性的做我可以做的事情；
4. 软件操作简单，容易管理。

直到我遇到OmniFocus2，我觉得我找到了我的理想选择。下面我讲讲我的最佳实践，来处理我日常工作与生活中的待办事项。

日常工作与生活

预测透视

我的工作与生活，是从预测透视开始的。在这个透视里，我的工作是这样展开的：

1. 今天到期的任务，是计划今天完成的，优先级最高；如果事项很多，用标注区分主次；Dock图标提醒数字就是这个数量（小的多，没强迫症的压力）。
2. 已延期到今天的任务，是计划今天开始的任务，有时间就做，没时间直接推迟+1天或更多。
3. 如果是工作时，我会选择聚焦工作项目目录，这样工作不相关的项目就不显示，如下图《工作预测透视》。这样能让我专注的做工作相关的事情。
4. 此透视中，很方便的查看近一周的事项，如果安排有变动，很方便的进行拖拽调整事项的推迟时间或截止时间。

工作预测透视

这样，每天上班就按部就班的去完成就可以了，不需要过多的思考哪些事今天做，因为之前都规划好了。之前规划考虑不周的，在这里稍做调整就可以了。

待办事项收集

我的收集主要是两种：统一收集与“灵感”收集。收集时，主要写上标题与备注。

• 统一收集，一般是在每周、每天开始时，或是会议结束后，这个时候把自己想到的都放进收件箱里。此时，只去要做的事情，不要去管如何安排。（PS：专注、高效）
• “灵感”收集，是在做事过程中，突然有一个想法，这时，我是通过快捷键，快速收集，如下图。对于特定的事项有截止日期与推迟日期的，立即填上。

灵感收集

待办事项整理

我的整理分为两个阶段，一个是归类，另一个是计划。

• 归类阶段，主要是用时超过3分钟的事项，进行划分项目，与指定上下文。此阶段不需要过多的思考，主要目的是清理收件箱。
• 计划阶段，是安排事项何时去完成。这个我一般在检查时去做，或是准备重新计划最近几天日程时去做。此阶段主要目的是计划近一周的日程，与将很久的未来才会做的，推迟到1个月后。

清理收件箱，归类项目，指定上下文类同

检查与项目计划

检查项目

检查项目主要做的事情为：（PS：主动安排事项时，也可在项目透视中这样做）

1. 补充上下文，可以选择，也可以输入（支持模糊查询）；
2. 计划近期做的，设置推迟日期，可以直接点快捷按钮（+2天为点两下+1天），也可以直接输入（支持简写日期，1代表本月1号，10/1代表今年10月1号）；
3. 事项在某某天之前必需完成的，进一步设置截止日期，防止自己错过重要事项；
4. 检查完成后，标记项目为已检查，这样本项目检查完成。

工作回顾

工作回顾

工作回顾，是我自定义的透视，方便我回顾每周工作内容，只显示工作相关的内容。这里都支持批量复制，也很方便的写工作周报等。

我的使用哲学

OmniFocus跟普通的GTD工具不太一样，导致上手有一定的难度。但真学会此软件的哲学，就很方便的按自己的习惯去使用她了。

上手第一要点，要理解收件箱、项目与上下文的概念，并找到自己的使用习惯。

• 收件箱，是想法收集的地方，在这里你只要把要做的事统统放进去。记住，是真正准备去做的事，而不是不确定要做的事，这样才能更好的专注自己要做的事。
• 项目，在收件箱中的事项，当用时超过3分钟（可以按自己的习惯调整）时，就需要放入已有的项目，或是将此事项转换为项目或子项目（软件中称动作组），并细分具体的事项（当此事项用时很长，对我来讲是超过1天工作量的，才转为项目或子项目）。
• 上下文，可以理解为事项发生的场景，可以是具体的地点、人、物，也可以打电话之类的事。注意，一个事项只能有一个上下文。这不同于标签，但我很喜欢，因为标签太多，也增加管理成本，有些得不偿失。

概念归概念，怎么用还是要些自己的想法与行为习惯支撑的。我对他们的定义是：

• 收件箱：临时放想法的地方，要么立即完成（3分钟以内搞定的），要么转入项目。
• 项目：3分钟以上，或目前不具备完成条件的，都要归为项目。
• 上下文：事项可以不指定上下文，上下文存在的意义是，将项目中具有一些共性的，需要一定条件的事项，划分到上下文下。这样在特定的上下文下，我就可以知道我当前可做哪些事了。

上手第二要点，用好推迟时间与截止时间

• 推迟时间，可以理解成开始时间，计划到推迟时间后，才开始做某一件事。在到达时间之前，在几个主要透视中，事项是不显示的。
• 截止时间，是在这之前，必要完成的事项。

我的习惯是，多用推迟时间，慎用截止时间。理由为：

1. 截止时间为今天或过去时间的，都会显示在今天待办里，并且体现在Dock上的应用图标数字提醒，这样事情一多，会很有压力。
2. 一天中指定过多的当天截止的事项的话，如果经常完不成再推迟，会潜移默化的打消自己的积极性。
3. 两者搭配，会带来更多的优先级，更方便的自定义，从高到低分别为：截止+标注>截止>推迟今天+标注>推迟今天>未指定
4. 推迟的一个很好的优点为：在预测透视中，只显示当天预测的，如果过了当天，不再显示在第二天的事项中，这样不重要的事就会“消失”，直到自己下次检查时再被发现。可能你说，这样不是会导致忘事情吗？对我来讲，重要的事情，要么我会指定截止时间，让它一直显示；要么我也会记得他，会再把他找出来的；如果真忘了，说明这事是可以忘的。

上手第三要点，要忘记GTD，忘记科学方法，要知道：适合自己的，才是最好的

软件使用小技巧及加分项

1、 当某个透视有待处理事项时，是标签页缩进一点，而不是小红点，对于我这边轻微强迫症用户来讲，很是喜欢。

不是小红点，没强迫症

2、 聚焦功能很实用，可以以项目为单位，或直接选择项目组，进行聚集，这样在所有的透视中，只显示项目里的事项，让自己聚集做当前项目中的事。

3、 编辑功能很人性化，很方便，体现在：

• 拖拽功能贯穿整个应用，操作很便捷。
• 批量编辑，选择多条记录，可以通过检查器方便的批量编辑。
• 快捷输入，体现在：

1. 选择类输入框，基本都支持模糊搜索；
2. 时间选择器，既支持系统自带选择，及系统复制粘贴，又支持手工快捷输入，还支持简写与常用日期格式，比如1代表本月1号，10/1代表今年10月1号，2018 1 2 代表2018年1月2号，基本上你能想到的，她都能识别；
3. 日期间隔也支持手工输入，比如可以直接输入“1月”、“1周”。

4、 实用配置及进入方法（PS：很实用）

• 配置快速输入快捷键：编好设置 -> 通用 -> 快速输入快捷键。
• 在项目透视中显示收件箱，方便拖拽整理收件箱：编好设置 -> 组织 -> 在“项目”透视中。
• 在预测透视中，显示推迟的项：预测透视 -> 显示选项 -> 勾选“显示推迟的项”。

配合移动端

我主要用Mac版本，但Mac不会时时在身边，这时可以通过安装iphone版本，再配置一下同步。这样在手机上也能正常查看与操作了。

iphone版

小结

工具就是工具，用时间管理工具的目的，就是，Get Things Done。时间管理理论不管多么牛，不能成为我们跟风的理由。理念再好，我们能吸收多少就吸收多少，吸收不了也不能强迫自己，最主要的还是提高自己做事效率与质量。

我的最佳实践也不是一成不变的，也会随着我使用的深入，随着我的情况的改变，不断的与时俱进。在这里，希望我的最佳实践能对你有所启发，希望能与你一起探讨。

OmniFocus2用起来总体很顺手，但在使用过程中，也会有些不便。此时，要找到适合自己的规避方法，时刻记住，工具只是手段，而不是目的，不能舍本逐末。比如：

1. 预测视图中，不显示推迟至昨天或更早时间的事项，这点我不反对，但我希望能在点击过去时，能显示出来。方便我把昨天没完成但很重要的事，再快速调整为今天完成。（PS：现在的解决方案：当天完不成的，需要进一步完成的，下班前将其推迟+1天即可；如果忘了，第二天从项目透视中找出来，再调整为推迟到今天）
2. 在自定义透视中，不能进行时间筛选，比如我关心近一周或一月的工作完成情况，现在没办法做到的。此时，我是按项目分类，复制时注意看一下完成时间也可以避免。

注意事项：此软件只支持macOS与IOS平台，其他平台无缘使用了。

温馨提示：软件很贵，要大几百块钱。希望有钱的人能支持一下这么用心开发的团队，也绝对是物超所值。当然，真没有预算的人，也是有办法直接使用的，不管是mac还是iphone、ipad，哪怕iphone、ipad没有越狱。