《番茄工作法图解》经验分享

1. 什么是番茄钟工作法

番茄工作法是简单易行的时间管理方法，是由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的一种相对于GTD更微观的时间管理方法。

使用番茄工作法，选择一个待完成的任务，将番茄时间设为25分钟，专注工作，中途不允许做任何与该任务无关的事，直到番茄时钟响起，然后在纸上画一个X短暂休息一下（5分钟就行），每4个番茄时段多休息一会儿。

图书封面

由于需要学习的知识太多了，工作又比较忙，对时间管理的需要非常迫切。所以时间管理的概念自然成为了我的关注焦点。百度关于时间管理的文章都是关于GTD方面的，理论十足又没有什么新意，哪怕是GTD概念的作者David Allen的《Getting Things Done》一书也是没有解决时间管理入门门槛高的问题。而“番茄工作法”犹如救命稻草，对时间管理的最后一公里做了补充，让时间管理真正有了抓手。

“番茄工作法”可以灵活、有效运用时间单元。书中管它叫做“原子性”，学过计算机的人也可以叫它“线程”（有时被称为轻量级进程，是程序执行流的最小单元），线程是对任务的彻底分解。人脑和计算机有相似之处，同时只能处理一件事情，多个进程（好比一件完整的事）之间切换，需要消耗更多无谓的计算时间。

为了使更多的朋友认识和掌握“时间管理”工具，我结合《番茄工作法图解》一书及互联网上大家分享和我个人一周以来的使用心得做一次分享。

1.1 思维导图：

番茄工作法

1.2 核心价值：

重新定义和测量时间、持续改善（PDCA的实践）、保证线程（原子性）的频繁发生。

1.3 常见问题：

小事忙活一天，大事一样没办。
总把预估当作承诺，心力不承受之重。
一错再错，不长记性。
只顾低头干活，忘了抬头看路。
牵着不走，打着倒退。
完美主义，总有事情碍手碍脚。
前怕狼，后怕虎，害怕失败和批评。

1.4 番茄工作者的一天具有以下5个阶段：

计划：在一天的开始，从积压的工作（称为“活动清单”）中提取最重要的活动，填写到“今日待办”表格中。这就是你当天的自我承诺。（“活动清单”和“今日待办”是两张代办任务的登记表格，见附件）

跟踪：确定当天活动后，扭启25分钟的番茄钟，从当天活动的第一项开始进行。你要收集一些过程指标，比如计算遇到的中断次数。
记录：在一天结束时，将当天收集的数据归档，写入“记录表格”。如果你跟踪了中断次数，就把中断次数写下来。（“记录表格”是第三张表格，也是最后一张表格，是用来跟踪和持续改进用的。）
处理：从所记录的原始数据中提取有用信息。例如，可以计算在每个25分钟的时间段，平均遇到几次中断。
可视化：最终你要将信息以某种方式组织起来，从中找出改进流程的思路。如果你想获得最适合现实情况的工作习惯，在自我调整过程中，基本上每天都要做这样的回顾。

2. 读书笔记

2.1 书中对常见问题的解答

小事忙活一天，大事一样没办。
番茄工作法要求在每天早晨做计划，为自己当天分派为数不多的活动。然后在每个番茄钟之前，重新评估活动的优先级，最重要的一项待办活动会跃然纸上。确保你一直在做最重要的事，而不是别的事情。
总把预估当作承诺，心力不承受之重。
一项探索活动或开发活动要花的时间，没法提前预知，只能估计得尽量接近。总是把估计值当作承诺，无论是对自己或对同事，都会造成不必要的焦虑。为避免此类困境，番茄工作法只计算番茄钟。就算最后期限迫在眉睫，你也能花25分钟专注于该做的事。然而也应该做到随时沟通，让相关人员看到事情进展。
一错再错，不长记性。
为了避免第二天犯同样的错误，番茄工作法在一天结束前要做三件事：记录、处理和可视化，这些每日回顾工作，是改进个人流程的关键。（下面会讲到我对此处的改进）
只顾低头干活，忘了抬头看路。
大脑需要一点时间自动来巩固记忆、识别模式、做出结论。使用番茄工作法，每半小时休息一下，使大脑有机会吸收在上一个番茄钟的所见所闻。再回到工作上来，就能够一览全局，没准又有三五个新点子。
牵着不走，打着倒退。
有人把一堆破事儿推到你头上时，你还能享受工作乐趣吗？“必须去做”和“我想要做”之间的斗争，从小孩子两岁的时候就开始了。其实还有第三选项：“我选择”。
完美主义，总有事情碍手碍脚。
“等一等，还有更完美的方案”其实是另一种形式的拖延。番茄工作法没有给“拖延”任何的机会。你只能前进，开始一个番茄钟，不必惦记怎样才能做到“非常完美”。扭启番茄钟，番茄钟一响，立刻投入25分钟努力，然后得到画一个Ｘ、休息一下的奖励。
前怕狼，后怕虎，害怕失败和批评。
它只属于你自己，为你量身定做。借助每天完成的番茄数，你可以提升效率，完成更多工作，为平凡增添乐趣。番茄数绝不是让老板给你打分用的。
如何在5分钟内打个盹
番茄工作法主张在25分钟时间段内专注进行高质量工作，接着进行5分钟的休息。休息时间做什么？方式很多，但主要目标是让大脑充电，并且对之前吸收的知识进行后台处理。如果这5分钟感觉像10分钟，说明你做对了。
刚刚经过短暂休息的头脑可以更清楚地作出决策，胜过刚刚从埋头苦干的长期专注中走出来的时候。只会破坏承诺，丧失动力。尊重行程，有助于持久地实现高效率。

2.2 书中的优秀建议

判断这一天是否需要高效运转。如果是可以从“活动清单”表格中，选出8个番茄钟的活动，填入“今日待办”表格。（这部分也是精力管理部分知识）
在每个番茄钟之前，重新评估活动的优先级，最重要的一项待办活动会跃然纸上。
毎天早晨量力而为地选择当天能完成的活动。
战略帽（需要薄片撷取技术）：建立一种简单、透明、具支持性、自我完善、有灵活性的进程。灵活性是基于我们跟踪记录的事实数据，不仅要用这些指标调整进程本身，而且要改善我们自己。然后，我们将能够在正确的时间，以正确的方式作出瞬间决定，并据此采取正确的行动。
拥抱变化：但即使变化发生了，所增加的成本通常也可以借助良好的对策来加以抵消：严格控制我们必须完成的内容，并经常性地重新评估，从长期和短期角度问自己：“完成什么才是最重要的？”
仅仅整理出一个长长的工作清单是不够的，关键在于选择。每天早晨我先纵览整个积压工作清单，选出最重要的一项活动，在一小段时间内与它共舞，之后再重新评估它是否仍然是最重要的。
每天早晨我先纵览整个积压工作清单，选出最重要的一项活动，在一小段时间内与它共舞，之后再重新评估它是否仍然是最重要的。我在心目中将“必须得做完”换成“从哪里开始”，将“这个项目很大很重要”换成“我可以走出一小步”。
用5s精益管理法，你应该每天问自己：我是否需要让活动更小型化？我是否遇到经常性的困扰？在我的标准化活动和个人流程中，是否有不必要的开销？番茄工作法的特性之一是自我调节。每一次失误可以转化为一次认识。在一天结束的时候专门分配一段时间和空间来进行每日回顾，用以定制属于自己的个人流程。如果你担心每日结束没有时间处理或者内容太多处理不完，那么可以在某个番茄钟结束后集中处理一批（处理过程也可以用临时番茄钟记录，这样的好处是可以让你更了解自己的习惯，为以后更精确的时间管理做准备）。
如果有很多“计划外”活动，说明在早晨计划阶段我漏掉了很多事情。这就是“定性预估”误差。
承诺是番茄工作法的核心。“今日待办”表格是每天的承诺。所选出的活动应当具有可行性。工作的总量应当是你通常在一天之内能完成的。“定量预测”内容比较多，请查看书中介绍。
思维导图日记
番茄工作法需要预留一点傍晚的时间做每日回顾。不必花一整个番茄钟来回顾今天和计划明天的工作。就是今天得到的什么知识最有价值？
然后我这样做：在纸面中央，我画一个简图代表今天的主题。

我今天的主题是什么？
我今天跟同事沟通最多的是什么？
今天画下最多Ｘ的活动，它们的关键词是什么？
我今天参加的会议有什么主题？
我今天有没有使用一些新工具和新方法？

3. 遇到的问题和思考

计划的弹性：
做计划时一定要预留一个时间段，加强计划的稳定性。
与原有习惯的冲突：
每天早晚的时间要做固定的事，防止因工作影响基本的知识获取
关于中断：
"刚才突然想到蜻蜓FM的怪诞心理学，于是打开App，看到有QQ群，又启动QQ，加了群，这就是时间黑洞吗？
1、番茄时间管理里要求先登记为计划外任务，我没有严格执行。
2、我有计划外清单，为知笔记的。要记得及时清理！"
清理番茄：
每天早上第一件事都要花大量时整理当日工作计划，感觉很没有思路，随意性比较强：
1、应用时间管理的初始阶段，会有更多的问题产生，要花时间适应；
2、每天工作结束后没能及时整理；
3、可以在番茄之间穿插“清理番茄”及时处理积压的工作，再继续原来的计划；（清理番茄是我的说法，意思是有些番茄都会产生计划外任务，尤其是学习弄番茄。这任务如果多或琐碎的话一定要及时处理，处理过程也可以按动番茄钟。）
4、慢一点没有关系，刚开始学走步，确保第一个计划都保质保量完成，并得到以最快的速度获得改进。（参考理解部分：“选择的悖论”）
战略帽：
心流是一种创造性的状态。心流状态下缺乏全局观念，创造力与统筹力难以并存。时不时地，我需要纵览全局进行战略决策，部署行动，以便在下一个心流期间能够全身心投入这项行动中。
确定目标、界定成功：
"时间管理上讲要有目标、要界定成功。番茄工作法也必须有一定的目标导向。量力而为地选择一定数量、今天能完成的活动，这是你的承诺。如果它们得以完成，满心欣慰是回报给你的精神奖杯。

4.工具

4.1 番茄钟

不必真的去京东上淘一个“番茄钟”回来，用起来会很奇怪，“番茄钟”本来是厨房里的计时器。
我推荐使用“番茄任务”APP，简单好用。

番茄任务APP

4.2 活动清单

可以结合GTD里面的工作任务处理办法，对番茄工作法做一个补充。把任务分成横向任务和纵向任务。

活动清单试用稿

4.3 今日待办清单

今日待办清单包括了定性和定量的测试方法、中断记录、改进办法。

今日待办清单试用稿

5. 相应的理论支撑

人脑的结构可以分为四个层次：脑干、边缘系统、皮层、额叶。所有这四层各有其独特的长处和弱点。只要能各自扮演合适的角色，它们组合起来将会所向披靡。
由于篇幅限制这里只讲脑干部分，其它部分请阅读书箱：
“脑干”部分，生活在亿万年前的爬行动物也有脑干，它为我们提供了可靠的条件反射机制，不需要意识参与即可作出反应。
脑干负责控制多种基本节律，远古时代的动物们也是这样生活的。有规律有节奏的生活方式，最适合我们的大脑。节律的变更会导致头脑混乱，例如跨时区旅行引起的时差反应。作息时间不规律的人往往更容易迷茫和焦虑。这并不意味着每个人的节律完全相同。长跑运动员和短跑运动员具有不同的节律，这不仅是耐力和爆发力的差别，还有两次休息的间隔时间，即作息节律的差别。
大脑性能（25分钟是有道理的）
人类的大脑每小时消耗2克葡萄糖（相当于1块方糖）、150公升血流以及3公升氧气。虽然我们的大脑只占到体重的百分之二，它却要“吃”掉百分之二十的氧气。
心流：
有一种精神状态称为“心流”，它具有以下特点：明确的目标、集中、专注、自我意识消失、时间感扭曲、直接和即时反馈、能力水平与面对挑战的平衡、个人控制感、工作本身的内在奖励、行为与认知的合一。
薄片撷取：
薄片撷取意指我们的潜意识有一种能力，只凭借些微的“经验薄片”，就能够掌握情境与行为的模式。
正确的决策是意识和直觉之间的平衡。 “薄片撷取”是一种不假思索的思考方式。这些判断有效与否，完全取决于我们的经验、专业训练和知识，而非其他因素。
拥抱变化：
拥抱变化简单理解就是对于局势或一切事物的变化做到积极的适应。学会拥抱变化，打开机会之窗，消解压力。
要求努力限制变化所带来的成本时间曲线，减缓其上升速度，避免成本呈指数倍暴增，这样我们就能采取截然不同的行动。
选择的悖论:
在所有的可选方案中不断地做取舍，会带来焦虑，无法专心致志。我们有太多的选择，太多的决策，做真正重要事情的时间反而太少。评估可选方案，会导致时间流失和专注度减少。（更好的应对办法）
前瞻记忆：
为避免一头扎进不太重要的活动，要记得定期评估活动的重要程度，还要记得频繁地休息，而且还要时不时地提醒自己，进行自我评估，努力扬长避短。前瞻记忆与我们的意愿密切相关。
回溯记忆关注的是过去的事情，作为补充，前瞻记忆帮我们记住未来要做的事情。
过度学习：
一旦一个演奏者进入顶级音乐学校，唯一能使他出人头地的方法就是：刻苦练习。就这么简单。还有一点，那些顶级演奏家们，他们练琴比其他人练琴不只是更加努力，甚至不只是更加十倍努力，而是更加百倍努力。
PDCA
PDCA循环又叫质量环，是管理学中的一个通用模型，最早由休哈特于1930年构想，后来被美国质量管理专家戴明博士在1950年再度挖掘出来，并加以广泛宣传和运用于持续改善产品质量的过程。

6. 书中提到的书单

《硝烟中的Scrum和XP》
《战胜拖拉》
《决断2秒间》
《与时间有关的十则思考》
《解析极限编程：拥抱变化》
《5s精益》
《搞定一切，还有时间玩》
《大脑未来时》
《异类：不一样的成功启示录》

《项目组合管理：提高你的能力完成更多项目》
《尽管去做：无压工作的艺术》
《简易做》
《高效能人士的七个习惯》

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