GTD 实战与总结

这一篇是2010-11-03写的一篇GTD实践记录，存档到这个博客：

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在读完《GTD》及相关的一些内容后，我根据自身的情况对系统进行了简化，只采用“工作篮”，“日程表”，“待办事项”，“将来某时/也许”，“等待”，“下一步行动”，“参考资料”共7类清单。

“参考资料”保存到计算机中，“工作篮”，“下一步行动”清单及“等待”清单用A4纸，其它都用纸质笔记本。

平时把“工作篮”放在手边，准备随时记录任何会分散注意力的事项，在有空或 纸面被写满的时候进行清理，尽量令纸的数量保持在一张。

清理的方法与GTD一致，删除过期的事项，参考资料录入到计算机，2分钟事件马上行动，能委派别人的进行委派，并在“日程表”中记录回访时间。在“日程表”中记录在未来某个具体时间发生的事项，在“等待”清单中记录需等待别人先处理的事项，在“将来某时/也许”清单中记录不需马上着手的事项，在“待办事项”清单中记录完成得 越快越好的“项目”，在“下一步行动”清单中记录完成得越快越好的行动。如果执行2分钟事件的过程中发现会超过2分钟，把它改记到“下一步行动”清单中。

处理完一条用线划掉再处理下一条。

每天查看一下“日程表”，把当天要做的事写入“待办事项”清单或“下一步行动”清单上，“待办事项”清单记录的是“项目”，“下一步行动”清单记录的是行动。然后选择“下一步行动”清单中的行动执行。清空“下一步行动”清单后，根据“待办事项”清单中的“项目”分解出新的“下一步行动”清单，清空“待办事项”清单后，从“将来某时/也许”清单中选出新的“待办事项”清单。

对于“下一步行动”清单，我分成“个人”及“工作”两大类，当一个“项目”比较大时，我还会建立“项目”专属的“工作篮”用于收集对此“项目”零碎的想法以及建立本“项目”的“下一步行动”清单，把所有“下一步行动”清单集中在一起，方便浏览。

如果一个“项目”过大，我会拆分成多个子“项目”分阶段进行。每个“项目”相关的资料还会用文件夹装在一起，并在文件夹上标明项目名。

在有空的时候和每周日浏览及整理各种清单，包括：
删除过期项。
把“待办事项”清单中已不再需要那么着急的事项移到“将来某时/也许”清单中。
把“将来某时/也许”清单中可以着手的移到“待办事项”清单中或是在“日程表”中记录一个开始着手的时间。

这个系统的功能就是令自己做事时可以放心地忘掉其它事，在需要的时候又能把忘掉的事重新找回来。把大脑从提醒记事这样低效的劳动中解放出来，让大脑可以专注地思考，无需为其它事情分心。

要使自己能放心，就得把保存的事项管理得整整有条，不会漏掉任何一件事，这样我们才会放心地把一切事项都交给它保存，而管理的方法，就是把事项分门别类地记录到各种清单上并定期进行整理。这里的“清单”是集中保存同类信息的载体，可以是一张纸，一本笔记本或是一个软件。

《GTD》中提到的“工作篮”，“日程表”，“备忘录”等实质上是各种类型的清单，分别记录不同类型的事项。整理清单实质上是把事项在各种清单中合理移动。

整个系统就是由这一系列的清单组成，只有“工作篮”唯一一个入口，任何事项都必须经过这一关才能进入系统，这就能对所有事情进行统一的处理而不会漏掉任何一件事。事项一但进入到系统内，就能在各种清单中任意穿梭，令所有事项都整整有条。

我们要做的其实就建立与管理自己的清单，为了更易管理，清单应越少越好，但每种事项必须有其对应的清单，因此如何对事项分类也是一个问题。

首先把事项分为“可行动的”及“不可行动”的，把“不可行动的”都作为“参考资料”保存起来，留作日后参考。把“可行动的”事分为“可委派别人做的”及“要自己做的”，把“可委派别人做的”事都委派给别人。在自己要做的事中，我们要先处理紧争的事情，因此先把无需马上着手的事情都放下，有明确时间的记到“日程表”中，无明确时间的记到“将来某时/也许”清单中，在要着手的事情中，有些是需要分成多个步骤才能完成的，把这些事情称为“项目”，具体的步骤称为“行动”，把它们分别记录到“待办事项”清单及“下一步行动”清单上。对于行动，我们要做的就是执行，对于“项目”，我们先问问“下一步行动”是什么，把“项目”分解成若干个“下一步行动”再执行。

这样我们要做的事便在不断执行“下一步行动”的过程中完成了。

如果“下一步行动”不少，可根据行动所要求的环境或“项目”进行划分，如“在电话旁”的“下一步行动”清单或某个“项目”的“下一步行动”清单。这样我们就能根据自己所处的环境快速地知道要做什么了。

还有一些事情，如果把它们记录到清单中比马上解决它们更麻烦，因此我们可以在这些小事出现的时候就直接解决掉。我们以处理时间作为判断标准，如2分钟内的事件，你也可以根据自己的实际情况适当调整。凡是符合这个标准的事项都会在清理“工作篮”的时候被直接解决掉，无需再次记录到其它清单上。

本文说的只是对事项的管理，《GTD》一书中并不止是这些内容，它还把工作分成横向与纵向，如制定计划的方法等，但千万别因这些内容而搞乱了对这个简单的事项管理系统的理解。