ERP财务入门知识之总账

博科ERP财务会计（FI）模块由总分类账（GL）、应收账款和应付账款（ARAP）、固定资产（AA）、银行等部分组成。

总分类账是整个财务系统的核心，它接收各模块产生的财务数据，产生财务报表，其中心任务是提供外部会计及其所涉及账户的概貌。

一、总分类账常用基本概念

1、凭证

博科ERP财务凭证的结构如上图所示，当业务发生时（如从供应商处收到货物），会创建物料凭证以记录货物移动、库存变动的细节；同时会创建会计凭证以跟踪有关财务账务的信息。

需要了解的是，还有许多交易在业务发生时，系统会为其创建凭证，但是由于没有对会计核算产生影响，所以不会产生会计凭证，例如采购订单、销售订单、付款请求等。

2、会计凭证：科目

每一个行项目必须包括一个科目，可能是一个总分类账，也可能是一个明细分类账；

过账码的科目类型用来标识科目是否是一个总分类账或明细分类账。行项目输入的有效科目类型包括：

客户D

供应商K

总分类账 S

资产A

物料M

3、凭证类型

凭证类型可控制凭证抬头，用于区分待过账的业务，如供应商发票、客户付款等等。凭证类型在集团级别定义，因此适用于集团下的所有公司。

凭证类型定义了以下信息：

凭证类型代码

凭证类型名称

冲销凭证类型

默认汇率类型

过账允许的科目类型

控制数据

博科ERP中常用标准凭证类型：

4、过账码

与凭证类型相同，过账码也定义在集团级别上。过账码在行项目中具有控制功能，可以控制：

行项目可以过账哪些科目类型

项目是否过账为借方或贷方

附加明细的字段状态

过账码账户类型： ①C：表示客户账户

②V：表示供应商账户

③A：表示资产账户

④G：表示总账账户

⑤M：表示与物料相关

博科ERP中的标准过账码：

过账码分为“借方（D：表示借方）”和“贷方（C：表示贷方）”两种形式，系统配置中提供以下默认值：

对于总账科目过账：“借方”的过账码是40，“贷方”的过账码是50

对于客户发票：“借方”的过账码是01，“贷方”的过账码是11

对于供应商发票：“借方”的过账码是21，“贷方”的过账码是31

5、统驭科目

统驭科目是用来将明细分类账附加到总分类账的一种总账科目；

统驭科目和明细分类账在过帐业务时平行更新。

行项目明细保持在明细分类账中；

汇总信息则保留在统驭科目中；

统驭科目不能直接进行过账。

二、总账业务处理

1、一般业务处理

预制凭证

对已创建的总账凭证进行复核记账

过账凭证

凭证冲销，冲销分为如下两种：

①蓝冲：正常的冲销过账，可使系统将错误的借方作为贷方、将错误的贷方作为借方来过账。因此正常的冲销过账将导致交易数据的增加。

②红冲：负过账，还是将错误的借方作为借方、将错误的贷方作为贷方来过账，只是将错误的记账金额从其他账户方的交易数据中减去，这样就将交易数据设置回发生错误过账之前的状态。

2、外币评估

博科ERP中外币评估分为总账余额评估和未清项评估。总账余额评估主要针对总账类科目，比如银行存款，是按照科目余额的方式进行评估的，可以选择月末过账并下月冲销，也可以选择月末过账下月不冲销。未清项评估主要是针对客户和供应商管理的科目，比如应收账款、应付账款，是按照未清项的行项目进行评估的，只能是月末过账下月并冲销。

3、期间结算

财务会计（FI）部分结账和管理会计（CO）部分结账，结账前需准备：

所有物料出入库是否完成；

当期所有的销售发票是否开具完毕；

月末需结清的科目已结清；

检查预制凭证是否已过账；

所有需清帐科目已清帐；

总帐模块预提、待摊、周期性凭证过帐；

工作细分单元（WBS）结算；

检查是否已运行折旧；

是否执行GR/IR清帐与重组；

是否执行外币评估。

三、案例演示--总账凭证处理的流程

案例主体：从银行取现30000元

案例场景：企业从银行取一定金额的现金作为备用金

作业系统：博科ERP

作业要求：

根据交易业务创建会计凭证，并进行复核记账；

冲销错误凭证。

案例演示：从银行取现30000元

1、根据会计基础，得出会计分录：

借：库存现金——现金 30000

贷：银行存款——人民币 30000

2、对上述生成的凭证进行复核记账；

3、步骤1所示凭证借贷方向记反，同时金额错误（30000记成20000），由于凭证已经复核记账，只能做冲销操作，可以选择冲销原因“03 当前期间的实际回转”进行冲销：

注：同一张凭证如果已经冲销一次，则不能再次冲销；

4、负过账之后要重新填制一张正确的凭证；

5、可在博科ERP系统配置中，对冲销原因进行配置。