AngryBug：高效能办公之我的沟通协作系统与工具（2）

上一篇谈到了如何选择团队沟通协作工具。

• 第一点：要能够实现事项信息传递、反馈的及时性、连贯性、可积累性、可复盘性；
• 第二点：要能够契合任务协同、数据协同、文档协同和资料协同的需求。

能够胜任第二点，前提就已经是胜任了第一点。

在线，在线，在线，这个是刚性要求，但仍然有一些小伙伴还在使用 U 盘这种原始工具来传递方案、周报啥的，一脸的汗啊。

而且要多平台在线啊，不然会憋死运营狗。什么 PC 端，移动端、网页版、微信版能有的尽量都要有，客户端的各个系统都要支持。

团队沟通协作工具（How）

工具的应用，背后体现了这个人改造对象的理念和方法。

我们的团队沟通协作工具清单：

• 侧重信息传达：QQ（TIM）、微信、邮箱、电话
• 侧重任务驱动：Worktile
• 侧重数据汇整：伙伴云表格

主要由以上三大类六个工具构成，是使用频率最高的。那么文档协同和资料协同怎么办？绝大多数是可以通过 Worktile 来完成的。Worktile 任务驱动体系下，包含了任务、文档、文件、话题、日程等模块。好处是，这些模块本身与任务都结合的比较好，符合简单、高效、融合。不足的地方也有，只是相对一些专注于解决具体一块功能的工具，比如文档不能实时编辑（这个功能很酷，我的体验是没多大用处）。

工具的应用，既不是越多越好，也不是越少越好。多意味着学习成本和使用成本增加。但是少往往也会导致用不合适或者勉强合适的工具去胜任其不擅长处理的问题，就好比非得用 PS 去做产品原型设计、思维导图。

我不能说我们目前已经解决得非常好了，但我们是变得越来越好。慢慢地形成了一个核心，多个辅助的工具矩阵。不要看到「矩阵」两个字头大，同理与不要看到要记 100 个数字就蒙了。前提是这些对象本身是可以归属到结构化的框架下组织起来。

第一点：我坚定任务驱动这个核心。

我们所有的沟通协作内容，都不能偏离任务驱动这个核心。这种驱动模式可能很多团队在实践。我是半年前才意识到并坚信。如今，除了邮件特殊性，公司级别整体协作和对外协作，邮件是不可或缺的沟通工具，其他的 QQ（TIM）、微信、手机主要就是用来完成 90% 的废话式沟通。当然这种废话式沟通也是不可或缺的，不然太无趣了。

在 Worktile 中，文档、文件、话题、日程这四大模块本身和任务做了很好的融合。我没有用企业版，企业版更强大，但我不知道是不是更合适。

第二点：我坚定数据协作来结构化工作内容。

这个在我的沟通协作系统里是另外一个至关重要的构成。

这不是一个小技巧，这是威力很大的结构化思维通过工具应用实现。Worktile 数据导出也是一张张表，但由于我前面提到的任务驱动本身的目的聚焦性和讨论灵活性，包括 Worktile 提供的统计功能，也是基于人和任务之间的统计。比如看到某某完成了多少任务，多少没完成之类。

比如原来在我们的工作内容中，有这么一个模块：大家每天需要记录「问题」、「建议」、「需求」、「告知」、「亮点」、「分享」。这个模块是每天工作日志中的。最开始也是放到 Worktile 面板中，每天打开面板然后噼里啪啦的大家聚焦于这个模块的内容沟通。然而，Worktile 不擅长于结构化数据的处理。伙伴云可以实现较强的 Excel 式的操作，增加字段、筛选、排序。增加字段可以实现多种属性的动态跟踪评估。

是不是看不懂的伙伴云表格字段

也还有各种强大的基于数据上操作功能，比如强大的自动化的工作流。引用该功能原话：

可以帮您在数据的增、删、改之后，自动触发执行其他的操作，例如修改指定的数据，或给指定用户发送通知。

伙伴云是数据协作，所有的团队成员都可以参与到协作中，你的数据可以是一张图片、一个附件、一段文本、一个成员。在伙伴云表格中，都会结构化，这是在团队普及应用结构化强大武器的利器。

那么任务协同与数据协同的边界在哪里？又是如何融合的？

数据协同，必须一开始就有严谨的结构性。A + B + C 构成一张表。我的经验（不是科学），一个好的表往往包含 3 个以上列属性。

比如关于新媒体文章选题，可以设置这么一张表。包含的列：提出人、场景、人群、需求、方案、选题理由、撰写思路等。而如果一开始没有这种结构化的套路，在 Worktile 中可能这么写：×× 文章撰写。然后邀请相关人员关注，大家可以就提出者的思路做进一步讨论。容易出现的问题是：看似聚焦主题，而且充分自由发挥，但效率是低下的。

任务协同，是对要完成的目标做任务拆解，做完这些任务就可能达到预期。A + B + C 达成一个目标。我的经验，一个好的目标任务拆解往往包含 2 个以上。

比如要提升销售额。可以做的任务有提升流量、提升转化率、提升客单价。提升转化率下面又有 N 项工作要开展。比如优化详情页内容、优化客服话术、优化流量分配等等。可以把优化详情页记作一个任务。团队成员围绕目标去领任务，有的负责流量提升，有的负责转化率提升，有的负责详情页内容优化，还有的负责详情页内容优化中的文案撰写或图片制作。

聚焦性的任务协同和结构化的数据协同如何融合？

目标下面的任务 A 本身构成可以结构化，那么就可以出一张 A 表。 这样得到了一个 任务 A 和数据表 A。A 表中的行甚至值也可以新建一个任务。

举个例子，某个小组负责活动本身的执行工作，达成销售目标包括了活动运营，那么有了活动任务。他们用结构化的套路设计处理能够更好指导工作的活动表。这张表包含了时间、主题、类型、规则、资源、产品、预算、效果评估等列属性。每一次活动可以新建一个任务，甚至具体到每个具体资源的争取可以新建一个任务。任务衍生出表，表又衍生出任务。关联的实现可以直接添加链接或增加一列链接字段。

文档协同、资料协同这两个本身可以用任务协同工具 Worktile 来统一实现。考虑到一些更具体的需求，如支持流程图在线协作，这就需要对应的工具了。Worktile 的文件也不擅长于文件共享，属于弱共享。连常规的对外分享可设置密码都不支持。

**我是不是有新的消息了？ **

不少人还会有这样的痛苦——不知道什么时候有新的消息了，有了两个工具更加不能适应了。解决方案是：计划好每天查看消息的频率，比如我都是睡觉前看一次、起来后看一次、到公司后看一次、午休后看一次、下班后看一次。每天这么高频看的是 Worktile，伙伴云表格不需要这样的。

好吧，居然都有五次了，当然可以减少的，比如睡觉前不看，起来后不看……要试着找到那个节奏。至于火急火燎的事情，肯定就是电话、微信招呼了，没有谁还 Worktile 你一下，通知你立即马上必须去会议室参加生日 Party。

警惕工具的成本和低效

现在有太多的强大的工具了，反而出现了新的问题。我们的选择成本、学习成本变高了，产出效率反而没有明显进步，时间都浪费在折腾上了。

另外还有一个重要原因就是：除了对工具的不熟练外，缺少使用工具的理念。不能从理念上的高度去认知，一个工具也许可以用的很熟练，但往往不能用得有效率，当这个工具不能胜任一些情况时，对多个工具的组合应用成本会急剧提升，搞不清楚工具的胜任边界，搞不清楚到底需要该工具何种补充功能、搞不清楚多个工具之间如何协同。

本有打算尽可能全地列出在实际沟通协作中用到的一些工具，写写具体工具在具体场景中的应用，尤其是各种搭配应用。

但感觉很头疼，首先，我写出来的一般是不及官方介绍的一些案例的，除非我对这个工具兴趣非常浓厚，不然都是本着解决问题就够了原则，而不会做深入的应用挖掘。其次，真的希望小伙伴们看看官方介绍，研究官方使用指南，很多时候非官方发布的内容是有很多谬论的，包括我也一样，经常会做出错误的解读。

以后会不定期做一些我认为还不错的工具推荐。