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如何最大发挥 PPT 的作用

在幻灯片制作工具中，除了微软的 PowerPoint 你可能还知道苹果公司的 Keynote。但是你可能不知道的是，Keynote 最初是一个内部软件，专门为乔布斯在 Macworld 大会以及其他苹果自己的活动上做主题演讲使用的，在2003年才对外公开发售。

如何最大发挥 PPT 的作用_第1张图片
2001年发布 iPod，Keynote 还未公开发布（图片来自 www.wahaha.com.tw）

那么问题来了：

干嘛费那么大劲儿专门开发一个演讲辅助工具，它的意义是什么？

你不妨仔细想想：当你准备好内容，走上演讲台，面对观众的时候，你为什么不直接讲，而是需要一个大屏幕，屏幕上需要显示文字、表格、图片，有时候甚至是音频、视频？为什么大多数商业发布会的演讲 PPT 每页几乎没什么内容，全是图片？为什么很多政治家对公众的演讲则完全不使用 PPT 辅助？

PPT 的作用是辅助演讲

当乔布斯介绍 iPod 时，说一万句话也不如展示一张 iPod 的照片，可见利用屏幕展示的作用之大。不过我想你也应该很清楚，人们都说乔布斯有“现实扭曲力场”，而不是说 Keynote 有“现实扭曲力场”，说明人的作用远比展示工具的作用大的多（给人看，没人讲的 PPT 不在本文讨论范围内）。

PPT 的作用是辅助演讲。人是主角，PPT 不是。

人的双眼只能聚焦一个很小地方，人的大脑一次只能干一件事情。这意味着，观众只要看你，就不能看 PPT，看 PPT，就不能看你。如果你说的内容和 PPT 上显示的不一致，他要么就不能很好地听到你说的内容，要么就不能很好地看到 PPT 上的内容。

因此，如何最大发挥 PPT 的辅助作用，就是制作 PPT 的核心问题。

那么，如何才能使 PPT 这个工具发挥最大作用呢？

1. 保持 PPT 的中的每一个元素都有意义

既然 PPT 的作用是辅助演讲，为了不让 PPT 喧宾夺主，什么内容该放入 PPT，什么内容该直接说，就要深思熟虑。在制作 PPT 时，你应该区分：

  • 哪些内容由你说，不必出现在 PPT 上；
  • 哪些内容说不清，需要 PPT 辅助展现；
  • 哪些内容很重要，需要你说的同时，在 PPT 上也同时展现；
  • 哪些内容头绪比较多，你不希望听众很快忘记，需要在 PPT 上留下线索。

别看我列了好几条，但是其中心思想非常简单：保持 PPT 的中的每一个元素都有意义。如果这个元素没有存在的理由，那就不应该存在。

除了以上考虑之外，同一个 PPT 由不同的人来讲，其内容也应该不一样。原因是演讲者的能力不同。

2. 演讲者的能力是如何影响 PPT 的内容的

关于演讲者的能力，我认为有三种境界：

普通的演讲者传播内容，优秀的演讲者传递情绪，卓越的演讲者建立信任。

从这三种境界也可以看出，高水平的演讲者能够达到多重效果。效果由低到高分别是：传播内容、传递情绪和建立信任。

演讲者的能力不同，观众对演讲者和 PPT 的反应也不一样。通过观众是看演讲者还是看 PPT，听演讲者讲还是不听，可以有以下四象限图。

如何最大发挥 PPT 的作用_第2张图片
观众对演讲者的反应

下面来看几个例子。

奥巴马大多数时候能仅凭嘴说及面部和肢体语言，无需 PPT 辅助，就能使听众的情绪达到高潮，并且和听众建立信任。他无疑是一个卓越的演讲家。

如何最大发挥 PPT 的作用_第3张图片
卓越的演讲家建立信任

优秀的演讲者利用 PPT 展示少量文字、图片、表格，就能传递情绪和内容。例如柴静的《苍穹之下》，她很成功的通过 PPT 演讲点燃了大众的情绪，提高了公众对雾霾的关注。

如何最大发挥 PPT 的作用_第4张图片
优秀的演讲家传递情绪

当然也有一部分人，演讲不是他们的最强项，但是凭借 PPT/Keynote，他们摆事实、讲道理，也能出色传播想要传播的内容。

从以上例子可以看出，个人演讲能力越强的人，越能够清晰表达，大家的关注点就越在人的身上，而不是 PPT 上。为了避免喧宾夺主，PPT 上的内容就应该越少。卓越的演讲家除了传播内容，甚至还能传递情绪和建立信任，以至于观众的注意力完全放在的演讲者的身上，这时连 PPT 也不用。

总结

综上所述，总结如下：

  1. PPT 的作用是辅助演讲，演讲者是焦点，PPT 是辅助。
  2. PPT 中元素的存在应该有意义，无节制地使用元素会造成 PPT 喧宾夺主，影响演讲效果。
  3. PPT 应该根据演讲者的演讲能力量身订做，其原因还是演讲者才是焦点，PPT 是辅助。

以上思考其实还缺少了一个重要元素——动画，通过动画，PPT 的辅助效果可以大大提升。我们下期再说。

我会逐步更新我对制作 PPT 的思考，欢迎回顾往期文章。
往期 PPT 系列文章列表：

  • 如何制作零分 PPT
  • 如何有效设计 PPT 动画
  • 使用对比，让你的观点更有力量

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