【香知蜜读1144】 2019/02/01 星期五 荐书蜜友：书童珊珊
文：Becky Kane
曾经，我的工作日大致是这样的：
在电脑前坐下来，对自己想要做什么有个模糊的概念。
查收电子邮件。被收件箱中所有的新消息搅得心神不宁。最后浪费了很多时间处理紧急但无足轻重的工作。
因为重要项目没有取得足够的进展而感到愧疚。每天熬夜工作到很晚，这就最佳工作效率而言没有意义，因为我从来没觉得自己完成了足够多的工作。
即使下班后，我也仍在思考没做完的重要工作。第二天一睁眼就感觉筋疲力尽、焦虑，因为前一天超低的工作效率感到内疚。
你可以想象得到，我没有完成足够多的工作，每天结束时都感到沮丧，压力山大。就在那时，我发现了工作日收尾例行程序的神奇力量。
如果方法正确，工作日收尾例行程序能够帮助你轻松结束一天的工作，不再担心所有剩下的任务，让你做好准备，第二天早上就开始把工作做好。
下面介绍我发现的七种简单又科学的方式，用最理想的方式结束一天的工作：
1
清理你的办公桌和电脑桌面
我知道，你肯定已经觉得无聊了。保持工作环境井然有序大概是最古老、最无聊的技巧，但事实证明，这对我们的心理健康和工作效率而言都有实实在在的好处。
普林斯顿大学在2011年开展的一项研究中发现，混乱无序的环境会影响我们的专注力，限制我们处理信息的能力，最终导致我们无法把工作做到最好。
会影响我们注意力的不仅仅是摸得到的杂物。如果你和我的风格差不多，你可能会发现自己在工作日结束时同时开着10多个选项卡和窗口！同时打开多个网页会让我们更容易分心，切换任务反过来会拖慢我们的思维过程，并扼杀我们的工作效率。试着同时专注于一个或多个任务会把我们的工作效率拉低40%之多，甚至可以把你的智商拉低多达10分！
特别建议
在工作日结束时，花一分钟时间清洁桌面，保存你正在处理的每项工作，关闭所有选项卡和窗口。明天的你一定会感谢今天的自己，第二天清晨马上就可以集中精力，避免分散注意力。
2
查看已完成的待办事项
如果想在工作中保持和创造动力，最简单有效的一种办法，就是庆祝你所取得的成果。Teresa Amabile解释了她和她的哈佛研究团队，是如何发现这个简单然而有效的工作效率习惯的：
我们对比研究参与者表现最好的和最差的日子（根据他们的总体情绪、特定情绪、动机水平），发现最常触发“最佳表现日”的事件是个人或团队取得工作成绩。最常触发“最差表现日”的事件是挫折。
例如，看看成果进展是如何与内心工作生活的一个要素——总体情绪水平——相关联的：在人们情绪最好的日子里，有76%的时间取得了成果进展。相反，只有13%的时间发生了挫折或阻碍。
我们倾向于按照长期目标和重要的里程碑来衡量成果进展。但问题是，这些他们并不经常发生。但是，Amabile的团队发现，小成就能够带来同样的心理效益：
我们的研究参与者报告的许多进展事件体现的都是小的进步。然而，这些小进步通常能够激发出强烈的积极反应。看看一位在高科技公司任职的程序员写的这份日记，这份日记伴随着对自己情绪、动力以及洞察力非常积极的自我评价：“我终于发现某些事情的问题所在。我感到轻松快乐，因为于我而言，这是个小进步。
特别建议
每天工作结束时，花五分钟时间回顾你完成的工作，借此改善心情，提高积极性。
3
明日待办事项列表
一天的工作结束时，最常见的一个收尾习惯就是计划第二天需要完成哪些工作。在工作日结束时列出第二天的待办事项列表，从而以两种重要的方式带来工作效率的大爆发。
①
帮助你停止思考工作
停止思考工作真的很难，哪怕我们把工作放在一边也是如此。大量研究表明，大脑会迫使我们思考未完成的任务，直到我们完成这些任务为止。心理学家把这种现象称为蔡加尼克效应。我喜欢把这种效应看做是大脑与生俱来的具有提醒功能的App。
思考未完成的工作或许有助于激励我们做到有始有终，但是也会让我们在一天结束时难以平静下来，恢复精力。幸运的是，我们可以利用一种心理捷径来停止担心未完成的工作。把完成未完成工作的计划写出来，这种方式所提供的心理解脱与实际完成工作是一样的。
②
增强你的意志力
通过100多份研究报告显示，我们全天所做的每个额外决定都会耗费我们的心智能量和意志力。使用一份清晰且按重点排列的待办事项清单开始一天的工作，能减少你每天要做的决定，空出宝贵的自控力用来推动最重要的项目向前发展。
特别建议
在每个工作日结束时，计划第二天的待办事项列表，借此清理思绪，保存意志力。
4
早晨最先做“最不愿做的事情”
马克·吐温有句名言：“如果早上做的第一件事就是生吃了一只青蛙的话，这一天不可能再有更糟糕的事发生了。”换句话说：如果你每天最先处理最困难并且最重要的工作，那么全天剩下的时间就会变得很轻松了。
给未来的自己来点正能量，在工作日结束时使用收尾例行程序，尽可能轻松地在第二天一早处理最重要的工作（MIT）。
我发现，要做到这一点，其中一种有效的办法就是在工作日结束时，关闭所有网页选项卡，只留下待办事项列表上第一件待办工作的选项卡。比如说，如果我正在写一篇博客，我会只保留一份打开的谷歌文档。早上，我坐在电脑前，看到开着的选项卡就会提醒我当天最重要的工作是什么，与此同时，让这一天剩余的工作变得更加轻松。
另一种对待最棘手工作的办法是，在新的一天开始时，先完成一项能快速轻松完成的工作任务。Todoist创始人兼首席执行官Amir Salihefendic 会在下班前，先决定好第二天一早最先处理的一份轻松的工作内容。从待办事项列表中勾掉那项工作内容，能够带来动力，并在心理上让他感到轻松，从而开始处理当天最重要的工作。
特别建议
让自己在清晨就为成功做好准备，只保留需要一早完成的最重要待办任务。选择一项能够速战速决的任务作为第一项工作，来帮助你创造动力。
5
正视你拖延的工作
每个人的待办事项列表上，都有某些令人困扰但又总是甩不掉的项目。
因为这样或那样的原因，这些项目令我们感到不舒服，因此，我们不断拖延。这会带来内疚感，进而造成心理上更大的不适，反过来让我们更想要避免处理这些项目。这种自我挫败行为在拖延的“恶性循环”中会造成焦虑和回避。
成功人士会努力使正视这些不适感成为一种习惯。Asana的联合创始人Justin Rosenstein对此这样解释说：
我有拖延症。但并不是因为我懒惰，而是因为我最需要完成的工作在某些方面让我觉得不太舒服（有时候可能很严重）。幸运的是，我发现了一个不可或缺的三步过程，有了它你就能不再拖延，采取行动：
(1) 面对一直被拖延的工作，
(2) 向自己或朋友坦陈为何某项工作令自己感觉不舒服，
(3)确定不会带来不适的下一步行动。
与此类似，Todoist Android开发员Rasto Vasko在每个工作日结束时，会确认所有自己未完成的并且想要回避的任务。
如果我感觉自己在故意忽视或回避某项任务，我会试着把它分成两个（或更多个）更小的任务，这样我就会更愿意在第二天进行处理了。
特别建议
摆脱拖延恶性循环，在每个工作日结束时，找出你所回避或感觉不舒服的任务。把这些任务分成更容易处理的小任务，在第二天的待办事项列表中添加处理这些工作的后续步骤。
6
设定工作结束时间并坚持遵守
如果你在特定的时间结束工作，你就能全天更高效率地工作。
研究表明，我们工作的时间越长，工作效率就越低。证据是什么？下面由《经济学家》杂志收集的图表显示了1990-2012年期间，在经济合作与发展组织国家中，工作时间与每小时工作效率明显的负相关关系。
那么，时间都去哪儿了？帕金森定律称工作量会不断扩张，填满所分配的时间。例如，如果你有2天时间用来完成一项任务，那么这项任务就需要2天才能完成。如果你只给自己2小时用来完成相同的任务，那么这项任务就只需要2个小时。
你可以利用帕金森定律来提高工作效率。知道自己必须在下午6点前完成工作，这能帮助你用更短的时间完成更多工作。
在设定的时间结束工作也能让你有机会休息和恢复精力，这是长期工作效率必不可少的组成部分。
准时下班的好处说起来很容易。但把建议付诸实际却完全是另外一回事。Belle Cooper是自我量化应用“Exist”的联合创始人，同时也是一位作家，她会在每天下午5:30安排一项活动，用以确保准时结束当天的工作：
我很清楚自己在晚上无法做任何工作，因此，我必须在每天下午5:30前完成待办事项列表上所有重要的工作。令人吃惊的是，我规定的硬性时间对于处理工作和保持每天下午的工作效率而言，非常有帮助。我经常在下午3点突然意识到自己从午餐后就一直在浪费时间，而我当天的工作还有两个半小时就结束了，于是我开始加速处理工作。
我发现，如果在5:30结束工作后，没有健身或是吃晚餐的安排，这个硬性期限效果并不太好。时间期限变得有弹性，我会继续工作更长的时间——或者只是自我感觉我还在继续工作，但事实上并没有完成更多的任务。
特别建议
确保在合理的时间下班，并在工作结束的时间点安排与一个朋友一起参与的活动。
7
愉快地结束工作
在工作效率低下的日子，悲催感油然而生。
幸运的是，即使你没有完成足够多的工作任务，有些方法还是可以让你愉快地结束工作。下面介绍其中三种办法。
①
原谅自己
如果你没能完成自己打算要做的工作，不要因此自责。研究表明，在你拖延工作时练习自我同情能够帮助你在未来克服拖延。
②
表达感激
就改善情绪和提高幸福感而言，表达感激是一种最快的办法。在一天结束时联络一位同事，向他/她表达感谢。这样的做法可能也会让他们的一天灿烂起来（感谢Michael Kerr提出这个精彩的建议。）
③
帮助别人
科学证明，为别人做些事能让你感到更快乐。试试Adam Rifkin的5分钟帮助习惯。
下面简要介绍了一些有用的习惯，你可以把他们加入到工作日收尾例行程序中：
1-清洁桌面，保存你正在处理的每项工作，关闭所有选项卡和窗口。
2-在每天结束时回顾你完成的任务。
3-计划明天的待办事项列表。
4-只打开完成第二天一早最重要待办工作所需的选项卡。
5-安排速战速决的任务作为第二天的第一项工作。
6-把任务分成更小、更容易处理的任务。
7-严格按时结束你当天的工作，制定计划健身或与朋友会面。
8-不要因为没有完成所有工作而责怪自己。
9-向同事表达感激。
10-为别人帮个小忙。
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