“非人类员工”小匠轮岗记——采购部

在过去的两个周，小匠帮助人力资源的同事们处理了大量繁杂且重复的工作，极大地提高了部门工作效率。

圆满完成任务的小匠，本周来到了新的工作岗位——采购部。

采购部亟需一个好帮手

作为公司经营运转环节不可缺少的部门之一，采购部主要负责公司的原辅材料、配件等各类物资的采购，保障公司生产经营活动的顺利进行。

采购部的日常工作不仅是大家想象的“买买买”那样简单，相较于公司其他部门，数字化进程略显落后的采购部亟需一个好帮手，解决采购过程中面临的各种问题。

采购环节繁杂：企业采购流程通常包含采购计划，供应商的选择和考核，询价、比价、议价，评估，决定，请购、订购，协调与沟通，进货检收，整理付款等一系列环节。

高成本、低效率：采购部的大部分工作都是通过人工手动完成，往往面临成本较高、大量订单数据的重复处理所带来的容易出错、效率不稳等问题。此外表单制作、物资盘点、文书制定……每一环节，都会耗费工作人员相当多的时间和精力。

小匠作为一个能够在所有数字化设备中，完成高重复性和强规则性流程和工作任务的软件机器人，无疑正是采购部要找的那个他。

采购部における小匠

具有高度职业素养的小匠来到采购部后，一如既往地延续着高效率、高准确率的作风，直击流程痛点。

创建采购订单

采购管理是企业经营管理的重要一环，包含有采购计划、采购订单、发票校验交易管理等多项流程。其中采购订单的创建对于很多采购人员来说都颇为头疼。

业务痛点：采购订单的创建都是由采购团队手动完成，这经常会带来诸如遇到订单信息不一致等情况时，人工处理通常会导致订单处理的延迟；人工手动输入大量数据时，难免会出现数据录入出错的情况。

交给小匠：小匠可以自动化整个流程，从而实现高度精准和快速的结果。通过将RPA集成到采购流程中，采购人员可以在短时间内完成从提出采购申请到创建采购订单整个流程。

同时，小匠可以自动提取清单中所需要的物料信息，自动录入采购计划单并生成采购订单；并且自动发送电子邮件给审核部门，并将通过的订单反馈给采购部。而在整个流程中，采购人员只需制定采购计划，极大程度地节省了人力。

发票处理

采购订单发票查验需要财务人员将发票逐一验证的结果上传至系统，提交给相关主管负责人审核，待负责人审核订单发票之后，审核通过的发票标记为已完成，将审核不通过的结果通知财务人员。

业务痛点：整个发票查验过程完全由人工操作，耗时耗力，效率低。

交给小匠：小匠可以无需人工干预自动完成整个发票审核过程，将发票验证结果上传至系统提交给相关主管。并且小匠可以自动通过符合规定的订单发票，不合规的会反馈结果发送邮件给相关人员，所有结果会反馈到表格中完成记录。

应用效果：减少业务流程中80%的人工操作，工作效率提高100%。

库存管理

业务痛点：采购人员需要对库存进行定期监控和维护，以确保有足够的货物满足需求。

交给小匠：小匠能够自动监控库存数量，在库存数量巨减时自动通知管理人员对货品进行及时补充。

采购部经理如是说

我们采购部一直都想创建一支由数字化专家组成的采购团队。小匠加入到我们部门后，帮助员工执行大量重复、繁琐工作的同时，也教会了员工如何自主创建自动化流程，真正做到了“授人以鱼不如授人以渔”。

员工在摆脱了低附加值工作的同时，掌握了更多技能。企业内部也拥有了一支具有更高数字化、自动化能力的采购团队，不仅实现了降本增效，也为公司培养了数字人才。

今后我们采购部可以通过更智能的方式，以数据为基础为企业提供更全面的支持，为企业实现更大的价值。

小匠的加入，为公司员工们带来了一种崭新的工作方式。科技日益发展的今天，人们生活方式和思维方式不断进化的同时，对于未来工作方式的畅想也更加丰富多彩。

11月26日，小匠在「天匠智能RPACONNECT」大会诚邀大家共同探索未来工作方式的无限可能！