Omnifocus 系列一

note： 本系列文章，这只是第一篇，下一步会对里面的内容进行增添操作，所以 里面的部分内容是不完整的。如有兴趣，可以在后期再来瞅瞅。
我使用和研究GTD有三年的历史了，之前使用过很多的工具，来帮助我把GTD的理论luodi,现在我的选择是 omnifocus ，这是一款功能极其强大的工具，可能也是最适合使用，最具有帮助性的工具。
下面把我在omnifocus使用过程中的经验以及使用方法总结出来，做一个反思和总结。

Focus

对于omnifocus来说，他的一个核心目的就是 focus， 也就是帮你聚焦在最重要的任务上，帮你摆脱不重要，不紧急，现在不可执行任务的干扰，这种状态也叫做 mind like water ，也就是GTD作者 David Allen所一直提倡的观点。

下面，结合GTD流程，用OF工具来讲解如何实现每个步骤。

操作流程

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capture阶段

在电脑上，可以设置新建任务的全局快捷键，对我来说，就是control+alt+space，一键新建任务。
在手机上，可以在“new widgets“区域来快速添加任务的快捷操作。

除了这些，我还有个习惯，即每天按照W/D计划法，对任务的开盘， 复盘内容写出来，做一个思考和总结。 这是产生任务的一个重要渠道。
我写作的工具是bear ，当然 这些任务都要迅速的整理放入 Omnifocus中。
此外，通过纸和笔，邮件等渠道新建任务的方式，也都可以支持。

mail功能

of 支持 mail drop 功能，它会提供多个邮箱地址，你可以申请。 你可以把自己邮箱中的邮件保存到 of ，也可以把几个地址给到朋友，同事，让他转发，自动变为任务。
在格式上，他支持邮件原有的格式，也支持简单的html，复杂的就不支持，比如 markdown。
对于邮件，标题是作为 title 保存， 内容保存在note中， 可以随时查看。

处理阶段

执行顺序

当你选定了在某个context下，应该要做的任务，可能有五六个，这五六个任务的重要性都是同样的， 此时按照什么顺序来做呢？
处理的原则是从上到下，依次执行。
错误的做法是： 从中选一个自己喜欢的任务来做。通常，这个任务是轻松有趣的任务，问题在于那些你不喜欢，不轻松的任务就留在那里了。 当然，你会给自己找个借口：等下次再做吧。
结果是越来越多无趣且难做的人吴留在了那儿，你的大脑清楚的知道这一点，所以它会本能的抗拒执行这些任务。
第二点，每一个任务，都必须获得均等处理的机会。这是你和Omnifocus达成的契约，是维持双方信任的基础。而不按照这个顺序来做，会严重的破坏大脑对OMnifocus的信任，一旦信任丧失，Omnifocus也就无法帮你达到mind like water的目标；
第三点，这是执行成本最低的操作流程。当默契达成后，不用思考，自动执行，这才是最高效的。
挑三拣四，挑肥拣瘦，是错误的思路，它 在执行Omnifocus 的任务时，按照什么顺序来做，是一个因人而异的答案，而且，这个因素还要考虑很多情况

Context设置思路

context：设置可以分类为三类：place/ people /tools 。

• 地點－該動作只能在特定地方執行。如到ATM領錢，context可設成ATM。
• 工具－只有該工具協助下才能執行動作。如打電話給朋友，只要有電話就可以打，context可設為電話。
• 人物－分配任務給該人或與該人有沒討論完的議題。

问题

目前，Omnifocus 的每个任务，只支持一个context，不支持多个context的设置。
所以，三类的context，只能选择最合适的一个分配给任务。
这儿就涉及到一个问题， 如何对时间，精力等因素进行考虑呢？
我的应对思路是： 坚持周日计划法。
分配每周的任务，切割到每一天，给每一天分配最重要的任务，在工作的开始阶段，就完成这些任务。
是的，每天开始，就做这些最重要的任务。
这些任务要依次来完成。如果第一个任务不做完，就绝对不去做第二个任务，第二个任务不完成，就绝对不去做第三个任务。

如果当时的确状态很差，没有精神，心理非常抗拒第一个任务，就是不想去做，此时怎么办呢？ 答案是 硬熬，也要把第一个任务先完成。如果完成不了，就所有任务都不去做。
也不要去休息，不要玩手机，不要看书，不要和人聊天，什么都不做， 十分钟后，心理就会觉得空唠唠的，二十分钟后，觉得天底下最难受的不是做第一个任务，而是被煎熬，就去做了。这种训练，前几次会比较辛苦，次数多了，就习惯了，而自己的工作习惯，也就这么养成了。

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使用技巧：

1. 每个条目都以动词来开始； 比如说 我要去查看GTD书中，处理阶段的的操作方法，那么这个任务就写为： 查看书中处理阶段任务。 以动词开头 。

执行行动

Review 阶段

使用场景

• 我不知道接下来要干什么， 查看一下of ，看看flagged的，就知道重点了；
• 起床后，先打开OF，把当天的任务过一遍，然后出去遛狗；
• 早晨，上班车时，看看OF；

时间的设置上，有两个概念： defer until + due。
defer until ：在某个时间点前，都默认为不可知性，任务显示为 暗色。
当时间点到后，则显示为亮色。
due：过期时间点，即deadline 。
对于二者，要搭配使用。
例如，对于下午的培训， 是今天的内容，可是在这个之前，我不想被干扰，那就设置为13点前设置为unavailiable, after 13: 00 ,it will be available , due means 14:pm 我得完成这个任务，开始执行之。

培养习惯，

这儿可以用 重复任务的设置来完成。

1. 这儿写一下操作步骤；
   对于每天习惯的养成，是没有意义的，在这种情况下，怎么办？ 就分开操作嘛。 这个一点都不用担心。

perspective

这是omnifocus最核心的功能点之一。

perspective 的作用是什么？ 答案是 根据需要， 找出自己想看的东西， 淘汰不想看，没有价值的东西。

这就是perspective的价值和作用。

of 使用场景之一：

1. 我不知道接下来要干什么， 查看一下of ，看看flagged的，就知道重点了；

提醒功能

of 也支持calender 的alert共能了，自动弹出提示，提醒我有什么事情要做。

项目管理

OF中对项目的定义，和GTD的定义是一致的，即：* requires multiple actions*。
这儿涉及到一个问题： 颗粒大小。是否每个多步骤的行动都设置为一个项目呢？
答案是根据项目具体情况而定，不需要拘泥于一个固定的模式。
对于projects， 分类三类：

1. 顺序： 排队嘛，一个个的来。某个任务，是否进入focus 区域，取决于前一个任务是否完成。如果完成，则进入focus ，否则不会进入。
   2.并行： 行动之间没有明显的逻辑关系， 但是显示available时，只显示第一个task 。
   3.单个行动： 全都是单身汉们，在focus 时，全都显示。 使用的scene包括： 购物清单，就很适合。
   我需要在available中，看到 只需要完成的任务量。
   对于 parallel格式的，虽然都是available，但是分为 first available 和 非available 两种区别。
   对于 project，要尽可能的小 ，细分，这样才能实现focus ，所谓focus，也就是聚焦嘛。在一个点上，聚焦所有的注意力。
   否则 一旦分散，一旦打开 就不是这个意思了。
   三个project 的类型，适合于不同类别的项目。
   那都适合什么项目呢？ 比如并行的，mac 的学习特点，电脑的学习特点， 学习of 的知识点，学习英语，就是并行的，谁先谁后并没有关系。 之间的关系不像 single action list 那么松散。
   比如顺序的， 制作离职证明，就是一个顺序的，得先刻章，收到印章，下一步再制作word格式，发出来。 这样的一个流程。
   java的学习流程就是顺序， 学完 requst， response，才能学习内置对象，这样的一个逻辑。

在逻辑结构上，OF支持的结构如下：

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omnifocus 第一条： project 上面 建立 folder
他支持建立多重子结构。
对于 task ，它也支持 建立多重结构。

同时，把task 变为project，也是很容易，从project变为task，也很轻松。