提升工作效率的软件应用小技巧

今天，简短地为大家分享一些软件及应用的小技巧，可能有些同学已经在这样使用了。之前准备这个分享时，我是从两年前自己制作的“工作中用到的那些软件”PPT上修改的，当时看了这个PPT，发现这两年的工作中，有一些软件及应用已经让我彻底离不开了，所以今天分享的也就是那些我离不开的软件和应用技巧。

首先，大家可以先回顾下自己每天经常使用的软件有哪些？

P1。因为自己的工作涉及到营销，所以经常会遇到电脑中找文件的问题，邮箱中找文件的问题，有时不可避免在家还要工作。所以我待会为大家分享这些问题怎么破。

P2。快速找文件，我推荐使用Everything，因为每天需要在各个文件夹中找不同的资料，我的经验是，使用它几乎没有找不到的文件，当然首先需要确保你的文件至少是命名正确或者在某一个文件夹之下，或者你知道它是什么格式的，以及要懂得一些基本的找文件方法。
我经常用找文件会有以下一些情况，比如找出所有（书摘、试读、封面） 或 .pdf 文件，这样方便你将电脑各处的这类文件都汇总起来。比如修改的.psd photoshop文件，可以在只知道后缀的情况下，通过排序找到你最近修改的文件。
因为Everything可以通过文件类型或文件夹快速定位到你的文件，有时候我也经常用它来打开自己的常用软件，比如Photoshop就可以通过输入 photo .exe 找到软件打开。
如果你还没有试用它的话，建议赶快给自己电脑上下载一个吧，这款软件也有绿色版。
也要注意这是在windows平台下的软件。硬盘一定要NTFS的，Fat格式的是无法使用的。。

• 如果你特别有探索精神，用这款软件看看别人电脑里藏了什么电影之类的东西还是蛮不错的，一个.avi 或.mkv 一网打尽。

P3。文件整理好了，邮件乱怎么办？这时候我推荐使用outLook的规则机制，可以通过新建规则，将发送到邮箱的文件，按照BOSS邮件，工作计划总结邮件，周报邮件，销售情况邮件分配到不同的文件夹，以便之后的查看和回顾。
规则机制的应用技巧有很多，包括可以实现特定邮件转发到其他邮箱等，这个可以在网上搜索更多技巧，你也可以自己在使用过程中总结一些经验。

• 另外的建议是将邮件的数据文件放到C盘以外，不知道怎么找的话，用everything 搜索 .pst 就找到啦。
• 如果是初次设置邮箱，账户设置中的高级-在服务器上保留副本一定要选的，不然你使用Outlook后，网络邮箱就保留不了任何邮件了。
• 经常收大文件的同学可以在接收设置中，设置只接收邮件头，之后确认下载，保证小邮件的优先到达，这个在发送接收中的自定义发送/接收组里边。

P4.收了一天的邮件，沟通了一整天，你在忙碌的工作结束后，却想不起今天的时间都去哪了？那你就可以使用Manictime这款软件，设置为开机自动启动后，就会随时跟踪记录你在电脑前的每一个文档操作和网页浏览题目，你也可以通过标签记录自己某个项目的耗时。
在软件的右下角截图，你就能看到每天自己常用的软件有哪些了。软件有中文版，截图是英文的。
我自己常用的是chrome+QQ 。

• 当然，在你使用一段时间后，如果有加班情况，你还可以用汇总的数据来计算你的时薪。
• 另外一种应用方式就是拿它来监控自己的电脑是否有人动过，也可以偷偷看下你恋人的电脑哦。

P5.下班结束了，当我要回家的时候，我还有工作要在家里完成，该怎么办呢？这个时候我是绝对不会用优盘把资料拷回去的。
直接使用网盘的同步功能，可以将大部分工作使用的文件均同步到家中的电脑上及网盘中，这样我随时随地都可以找到我想要的文件了。
当需要把手机中照片导到电脑上的时候，也可以使用手机上的APP将照片自动备份到网盘中，直接通过电脑的网盘找到手机中拍摄的照片，在电脑上使用，其他方法有时也会使用微信网页版或者手机QQ传图。
有时也会将正在制作的一系列文件都放到网盘的某一个文件夹中，让它自动同步，设置同步完关机就可以放心地回家了。

我在使用的是金山快盘，其他网盘近期很少用，也没法做进一步的推荐。在我的使用过程中，金山快盘没有特别让我觉得厌烦的地方，而且目前的容量也够巨大，所以也没去看更多的网盘。
对于一些特别重要涉及公司重大机密的文件，建议还是用邮件发送给自己的邮箱吧。

P6.其他一些我自己在工作中常用的软件。

• BooguNote，收集每一刻的待办事项，而且通过与金山快盘的结合，我在家中和办公室均可以使用这款软件。
• 记事本则是简单记录，以及去掉格式编辑的绝佳软件，否则有格式的内容在各个地方转化粘贴会比较麻烦。
• Picasa主要还是在于图片的整体管理，以及简单的修图导出，另外它的海报拼图功能也很不错。
• Xmind便是主要用的思维导图工具了，比较用的顺手。

如果你对这些软件的应用有问题，欢迎简信与我交流。

（这是5月25日晨间学习会中的一个简短分享准备的一些内容，因为现场分享时间只有6分钟，所以现场的分享会讲的粗略一些，这篇文章算是比较完整，另外每个软件在网络上都有更为详细的应用攻略，都可以利用搜索查找到。）