文/辣笔小心1989
你一定经历过邮件石沉大海吧？你一定纠结过邮件如何编写吧？你一定忧愁过邮件发送给谁吧？你是不是也曾经觉得XXX看上去乐善好施的，怎么发邮件给Ta，Ta就不回复了呢？95%的情况下，答案不是对方耍大牌，人们每天都在处理上百封邮件，多一封不多。真正的原因是，你的邮件错了。所以这篇文章，就讲讲如何发Email，4个部分，由浅入深，逐一介绍，希望对看官您有所启发。
您一定知道Email有4个部分，分别是收件人、标题、正文、附件，但是如何利用好这些部分，写出能够得到回复的邮件，这个就要看技巧了。根据个人工作经验总结一下几点，希望笑纳。
1.收件人
收件人作为邮件的处理人，对整个邮件的回复起重要作用，所以在邮件的编写发送上，在收件人上面，应该注意以下几点：
1）人名排序
收件人（包括抄送人）若为一个以上，不论在邮件地址位置，正文位置，还是附件内，均需要排序。最讲礼仪的方式是按照职务高低排序，同样职位按姓氏字母顺序排，不了解职位时可以按照字母顺序排。
2）谨慎抄送
首先确认抄送的人员是需要了解某个相关事项，而不是必须进行处理的人员。
其次，重要的邮件内容不能写给老板的同时，抄送其他人。试问如果他们是老板收到类似的信会有什么反应，他们认为有不被信任的感觉，甚至有威胁的味道。
再次需要老板了解的事项，在致他人的同时，抄送给老板比较妥当。例如需要就一个提案征求大家的建议，则可以写给大家抄送老板。
2、标题
标题作为你发送邮件的重要内容，在整体的命名上一定要严格考究。因为一封邮件首先映入眼帘的便是标题内容，如果标题内容不够鲜明，可能在对待太多邮件时就会往后推迟处理。
1）注重格式
我在日常的邮件发送中，会比较注重标题的格式。根据具体情况的不同，会有不同的标题格式，类似：【XXX】YYY。这样可以很容易区分邮件的大体内容，比如：【会议通知】YYY、【重要通告】YYY、【项目汇报】YYY等。
2）简明扼要
标题作为一封邮件的中心概要，一定要做到简明扼要。在日常工作中，我们会时不时的碰到有些员工发邮件的标题名称超长。语言不够简练，不能让收件者第一时间能抓住事物的重点。
3、正文
正文作为整个邮件的核心部分，在正文的开头、内容、结尾上都要有很好的处理，才能让收件人及时的回复和确认。
1）开头称谓
邮件正文要称呼收件人，这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL；如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”。如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
2）结果原因
对于邮件进行项目信息汇报，一定要确定结果原因的思路。邮件正文先表述本项目的结果，然后再进行具体的原因分析。这样才能让收件人在第一时间进行后续的判断和分析。结果突出明了，原因清晰有逻辑。
3）短小精悍
这个邮件正文原则最简单易懂，因为每个人应该都有体会，但自己发邮件的时候往往就忘了。我个人处理邮件的真是情况就是这样，两三句话的陌生邮件会立即回复，五句话以上的陌生邮件就会放一放。放一放的意思是，大部分放着放着就再也不会去回了。邮件字数越长，给对方造成的精神压力越大，现代人平时压力已经很大了，实在是心有余而力不足，只能直接把你这份压力抛之脑后了。这一点，你可以思考一下你自己的情况是什么，就马上能开悟了。所以，五句话以内的邮件是王道。
4）与他有关
要明白一点，这个世界上对方最在乎的人是谁？对了，Ta自己。太多人写Email的时候，花了80%的篇幅在写自己的事——“我是谁啊、我在干什么啊、我的历程啊、做的事儿的每个细节啊”。。。您等等，您这封邮件要对方做什么？对方正在高效率地处理大量和自己密切相关的邮件，您这是给他插一个故事会么？
所以在你邮件直奔主题告诉收件人这封邮件的目的是什么，然后接下来说的每一句话都应该尽量和对方的利益扯上关系。你可以花500个字来形容你自己有多牛B，但从吸引力上来讲，这比不上你花50个字来阐述清楚你这事儿和对方有什么关系。
5）便捷别人
这一条只有1%的人在做。
举个例子吧。我之前的一个朋友，要介绍他的弟弟进我们公司进行面试，我答应下来让发邮件过来，告诉我具体情况。结果他弟弟发的邮件大概这个样子：“很高兴你帮我推荐Blahblahblah。我其实很好Blahblahblah，我哥哥是Blahblahblah。”
然后，然后我就只能帮助同事弟弟重新修改这封邮件转发给人力部门。如果我是我同事的弟弟，我会换个方式和角度去想一想——
我在收很多邮件的过程中，看到这封邮件以后需要：
（1）发邮件的这个人是谁，关联点究竟是什么？
（2）修改邮件的内容，方便推送给人力部门
（3）单独写一封邮件告诉人力，为什么会推介这个人进行面试。
分析下来，我会至少多半个小时的时间投入，你真以为我是你干哥哥啊。在整个邮件上都没有句感谢的话，连口头上的恳求的口吻上都没有，连伸手要钱都不如。
如果是我，我会发2封邮件过来：
第一封：“我是您同事XX的弟弟，感谢您帮我推荐进入公司面试的机会，我会再发送一封邮件，您可以直接转发给人力部门！”
第二封：简洁阐述我推荐的理由和与人力的相关性，并且保证格式完整，保证帮助我的人可以直接转发。
写短邮件则需要更多努力。而写能够设身处地为对方思考的短邮件，则更是需要时刻努力保持这种意识。
4、附件
附件作为邮件的一个部分，最好在一开始就进行邮件附件的添加，以免在邮件发送完成后发现没有附件，出现别人看完正文，完全不知道具体情况的尴尬。
以上我是我个人工作中的一点点总结，希望能够和看官们共同进步，积极进取，O(∩_∩)O~
我是辣笔小心1989，在一线城市挤地铁
9点上班，6点下班，闲暇时间分享想法、故事，希望各位喜欢