什么样的会议组织让你脑洞大开？
怎么样的角色发挥让你有巅峰体验？
什么样的工具让你爱不释手？
在正文开始之前我们先来看个最近风靡全球的一个小故事：
一、开场故事：
有一天，观音菩萨造访，先找到小黑，问他是否愿意驼唐僧去取经？不过事先说明，要经过18年，走十万八千里路，还要经历九九八十一难，可能会有性命之忧；但如果取到了真经，就可以成佛，长生不老。
小黑心想，路途如此遥远漫长，这太危险了，又苦又累，还有性命危险，不如白天在家里拉拉磨，晚上还可以吃上个好晚餐，睡个香甜觉，于是就拒绝了观音的要求。
隔壁小白听到了，想到那美好的前景，受点苦算什么，他愿意去拼一拼，就答应了观音的要求，陪唐僧西天取经，走了十万八千里路、历尽磨难后，终修成正果。
其实小黑是一头骡子，每天绕着磨盘转啊转，它走过的路也有十万八千里，然后他累死了。
其实，现实生活中，有很多小黑，BOSS 布置一个会议任务，不知如何去做，给一个指令就只做这一步，原本有10天宽裕的时间，结果东搞西搞，BOSS推一步他就动一步，非要推到最后一天，到最后草草开完这次会议，可想而知，会议开得不怎么样！
而且直接给公司丢掉好多单子，BOSS很生气, 招来一顿臭骂，小黑也只能忍气吞声，怕丢了这份“安稳工作”，还是默默在自己岗位上干着机械的工作，没有成长，得不到BOSS重视，看着别人升职加薪 ，而与自己无缘...
而此时生活中的小白呢，接到任务，尤为兴奋，哇 终于可以大展拳脚了，是一次很好展示自己、锻炼能力的机会！而且还能把自己所学得以运用！
小白通过自己极致努力，这次会议组织的非常漂亮，获得了人生的巅峰体验，不仅为公司获得好几个大单子，而且被直接提拔为公司的会务总监，前途一片光明！
小白到底是怎么来运作一场会议的呢？
在开始之前，小白来了个三问
“一场高效有结果的会议”
---我要不要做？
---我要的结果是什么？
---我的下一步行动是什么？
尼玛，BOSS布置的任务，能推吗 ，不干得下岗了，必须干！而且还要干得漂亮！
我要的结果是一场高效有掌声有单子刷刷砸过来的会议！
我的下一步行动是：
1.跟BOSS沟通，“此会作甚”
2.组建会务战队
3.确定会议主旋律
4.喊隔壁老王来案例分享，喊隔壁苏大大来助阵...
经过一番三问之后，小白(高效能人士)已经有初步的想法，接下来正式进入主题，掌声有请今天的主角大人---《如何组织一场高效能会议》
二、如何组织一场高效能会议
特别说明：今天介绍的会议系统以线上会议为主，当然对线下的 统筹会议 、生产协调 、质量会议、营销会议等都很好的参考价值，如能做到举一反三，也能大大提升会议效能！
（一）会前：
台上一分钟台下十年功。任何一场成功的演出和会议，背后都需要做好充足的准备。
还记得帕累托的20/80法则吗？会前的工作做好，那就意味着整个会议你完成了80%。
会前主要分为三步：
1、搭班子：搭会议智囊班子
组建本次会议的智囊班子，主要人员包括：BOSS，会议总统筹，策划等人员（角色名字叫法各不同），建议3-5人组成高效决策团队即可。
一场会议是否成功，这个智囊团发挥很重要作用，俗话说：高度决定...
2、定主流：即确定主题与流程
这个智囊团，采用目标导向、头脑风暴等方式，讨论确定出会议主题、会议目的、会议流程、会议亮点设计等
会议主题基本确定后，结合确定会议举办的时间、地点、参会对象等。
总之，这个过程需要这几个智囊团的小伙伴全勤全心参与，尤其是会议总统筹，在整个环节中尤为重要。
3、赋团队：完善运转团队并赋能
当确定了会议的主题、时间、地点、参会对象后，接下来就是完善会议运转团队并赋能，那我们来看下会议中一般都有哪些角色（不同的会议配置不同，可以根据情况增减）
一般线上会议角色主要有：统筹策划 、主持人、时间大臣、录音大臣、排麦大臣、记录大臣、文字推送、宣传大臣、DJ大臣等
下面按照角色依次给大家介绍一下，并在会前2天至少一轮的彩排。
统筹策划：运筹帷幄、决胜千里！
(1)协调内外部资源,与团队共享信息。
(2)组建筹备团队，并赋能各个角色。
(3)组织策划主题、起草并持续优化流程。
(4）制定时间轴，并推进任务进展（可以运用每日青蛙）
(5）参与彩排，给予反馈建议。
(6）参与会后总结，不断精进。
(7)有应急救火方案。
(1)(2)(3)(5)(6)项为基础项，后面几项是加分项。
主持人：整场会议的灵魂人物，气氛节奏把控指挥官！
（1）提前准备完整版会议主持稿。
（2）提前试麦（有时候软件升级会导致操作方式改变的情况，提前试麦应万变）
（3）完成1次以上其他成员参与情况下的彩排。
（4）提前了解流程，把握节点，与参会的关键人员做事先充分沟通。
（5）激情高能专注主持会议，灵活应变各种突发情况。（每个人分享时抓关键字和重点，用自己的语言提炼一下进行总结，把握会议气氛和节奏等）
（6）有应急救火方案。
（7）参与会后总结，不断精进。
（1）（2）（3）项为基础项，后面几项是加分项。
时间大臣：时间控制中枢
（1）确定时间提醒方式（a声音提醒 ：音乐、定时器、敲打声等b文字提醒 c提醒原则：清晰而不打扰 ）
（2）参与1次以上有反馈的试麦。
（3）制作每个环节时间节点表，并与筹备组人员共享。
（4）补充：时间短的，如分享时间3分钟/人，那在 剩余30秒提醒一次，3分钟时间到提醒一次；时间长的， 如 分享时长有20分钟，可以在剩余10分钟节点提醒一次，剩余5分钟节点提醒，时间到提醒；（备注：如果主讲人有时间要求的提醒，可以协助帮忙）
（1）（2）项为基础项，后面几项是加分项。
排麦大臣：秩序控制中心
（1）会前收集所有参会人员的联系方式（电话、微信至少其一）
（2）会前一天温馨提醒发言人员
（3）会前当天提前15分钟联系确认
（4）会中发言嘉宾排麦确认，确保按时按序上麦。（建议用文字形式排麦，举例：下一位请“”某某某“”准备，收到请回复666）
（5）制作每个环节时间节点表，并与筹备组人员共享。（根据会议流程表和分享参与人数和分享时间，列出每个分享的时间点，便于参会人员根据轮到的时间进行有效的参与会议）
（1）（3）（4）项为基础项，其他项是加分项
记录大臣：美好回忆记录中心
（1）会前收集发言稿
发言稿收集小技巧：
推荐使用石墨 编辑好发言稿收集的框架，发送至群里或私信给个人收集发言稿，大大提升收集发言稿效能！
（2）会后整理完善发言稿并提交至筹备群
（3）会议记录内容要求高的要有：会议时间地址、会议完整版的流程 、实际参会人总数等
（4）整理精简版的金句文章，方便会后宣传。
（5）补充：工具推荐：石墨文档（多人实时在线编辑软件）；讯飞（录音及语音转换文字软件）；YY、易录、印象笔记（录音软件）。
（1）（2）项为基础项，其他项是加分项
录音大臣：声音传播中心
（1）录制当天会议的全部内容
（2）以最快的时间提交至筹备群
（3）分段录制，制造专属
彩排片段；会议当天的分段录制；会后总结录制等
（4）补充：推荐工具：YY，易录，印象笔记，喜马拉雅（在YY开会的首选YY录音，YY录音需要电脑版才可以）
（1）（2）项为基础项，其他项是加分项
文字推送：屏幕氛围编织中心
（1）试麦且会前操作一遍。
（2）会议中抓取关键精彩句子，文字形式推送至屏幕中。
（3）会前拿到发言稿，对发言稿有初步了解。
（4）发言完毕10秒之内把精彩句子呈现。
（1）（2）项为基础项，其他项是加分项
宣传大臣：吹响会议号角，链接你我他！
（1）会议前3天制作完整海报或视频
（2）会前1-2天全覆盖地大肆宣传
（3）会后宣传引发更深更多影响
（1）（2）项为基础项，其他项是加分项
DJ大臣：气氛烘托强力援手
（1）提前准备好开场暖场退场音乐
（2）参与彩排
（3）总结复盘
（1）（2）项为基础项，其他项是加分项
（二）会中：
所有工作人员提前15分钟进入会议房间，做所有会前准备：
1.测试自己的网络和设备情况，如有特殊情况及时解决，如果解决不了马上其他人员补位。
2.DJ的会前音乐，便于进房间的人知道声音是正常的。排麦大臣联系分享嘉宾提前上线，提醒分享嘉宾分享时间和分享时长。
3.统筹或排麦大臣确认所有人员到场
时间到，会议DJ切换主持人出场音乐，然后主持人登场正式开启会议。
所有工作大臣专注自己的工作，并与同伴高效协作。
主持人在主持中需要注意语调，有亲和力，忌报幕员式的主持。
主持过程中集中精力，仔细听分享嘉宾的分享内容，并抓取分享重点，高度概括分享的内容。
过渡自然，根据整场会议的进度适时调控时间，如果时间紧就一两句，如果时间充足可以稍微多一些串词。
会中的应急预案：
1有分享嘉宾不能及时上麦分享，分享嘉宾信号不好，或者分享嘉宾中途掉线，还有分享嘉宾超时的提醒，统筹或排麦大臣临时调整会议流程等。
2.备选主持，当发现其他主持掉线或者网络原因，必须及时补位。
3.会议正常进行中，如果排麦大臣发现有的分享嘉宾联系不上，或者出现特殊情况，排麦大臣需要及时告知主持人，主持人临时调整发言顺序，避免尴尬的无人分享局面。
会议结束后，会议DJ播放收尾音乐，正式会议到此结束。
（三）会后：
会议结束后，录音大臣及时将会议录音分享出来，
记录大臣根据会议中的记录、以及嘉宾分享稿和录音整理出来会议记录，并分享出来。
更为重要的环节，那就是参会的所有服务大臣需要继续留下召开一个会后会，及时总结本次会议的举办。
嘉许做得好的地方，指出下次需要提升的地方，使到下一次的会议更加卓越。（推荐苹果洋葱法）
这些都是非常宝贵的经验，建议用文字记录下来，便于交接分享给下次会议的筹备人员。
最后补充：
传承做好很有必要，每次会议过程邀请下次或下下次的组织者提前来参与整个过程，对其提升帮助非常大。
三、案例演示（待完善）
线上会议的案例演示
毕业典礼活动案例演示
马拉松活动案例演示
四、爱不释手的工具推荐
培养高效能思维，从一个简单的工具开始。
主持人推荐使用工具：讯飞，印象笔记
记录大臣推荐使用工具：石墨，印象笔记，百度云，坚果云等
录音大臣推荐使用工具：YY，易录，印象笔记，喜马拉雅等
宣传大臣推荐使用工具：
图片：美图秀秀，拼贴趣，微商水印，黄油相机，天天P图等
视频：易企秀,VUE,Quik,推趣，逗拍，小影，初页，彩视，八角星，快剪辑，iMovie,巧影APP等
DJ大臣使用工具：YY，专业外置的音响等
五、感谢
感谢叶武滨导师《叶武滨时间管理进阶》小黑与小白故事支持
感谢金鱼《组织一场高效会议的武功秘籍》参考
感谢苏海明《如何开好线上小组会-角色与分工》参考
感谢文章破万头脑风暴团队：吕晓静、万鸿、吴宜航、垚舒、李珊珊、蔡冬军、应伟琴、黄霞、鲍毅、孙萍萍、戴娟、欧天飞、刘菲等朋友提供好点子
感谢曾敏、鲍毅对文章中句词的矫正与修改
感谢吴豆豆、徐苏萍在配图与排版方面给予帮助
感谢桂林技术的支持
感谢本文2.0升级过程中提供帮助与支持的其他所有朋友们
作者：玉峰1314
來源：
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