那些会解决问题的人,从一开始记笔记,就已经赢了

《三国演义》中的诸葛亮足智多谋、神机妙算,他一生共用了三次锦囊妙计,第一次使用锦囊妙计就干得漂亮。

赤壁之战之后,曹操失利,刘备乘机占领了荆州,周瑜很不高兴,他向孙权献计:你妹妹美丽、刚强,我们向刘备招亲,把他骗到南徐,逼他换荆州。孙权同意了,派人去招亲。

但是,刘备不会上当,这明显是骗婚的节奏。没想到,诸葛亮却赞成,这是好事啊!去,为什么不去?叫赵云陪着,保证万无一失。

诸葛亮早就想好了,他暗中嘱咐赵云:我有三个锦囊妙计,到南徐时,打开第1个;到年底时打开第2个;危机无路时,打开第3个。此后,赵云依计行事,不仅娶了夫人,还保住了荆州。

诸葛亮的锦囊妙计太厉害了!如果放在领先全球的麦肯锡咨询公司,恐怕也无人能及。在《麦肯锡笔记思考法》中就讲到,笔记不是记录过去,而是为了解决问题,创建美好的未来。

书中介绍了笔记的两种规则、三种类型和四个步骤,用一支笔,一个笔记本,麦肯锡的笔记思考法,就能整理思路,解决问题。麦肯锡把笔记作为思考和解决问题的第二大脑。

本书的作者大岛祥誉是麦肯锡公司资深管理咨询师,他刚进入麦肯锡工作时,发现前辈只用一个笔记本就能解决问题,大岛祥誉用自身的心得体会写出来这本《麦肯锡笔记思考法》。


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一、麦肯锡笔记术的特征:三种笔记和两种规则。

麦肯锡笔记术的最大特点,就是按照解决问题的流程来分别使用笔记。之所以用三种笔记,是为了提高解决问题的效率和品质,每种笔记都有各自的特点。三种笔记是:横线笔记、方格笔记、麦肯锡笔记。

横线笔记主要用来收集信息,假设和找到真正的问题。

方格笔记是为了整理思路,进行分析和设计时使用。

麦肯锡笔记是专门用来发表成果的,独创的方格笔记,方便创建图表,制作资料时使用。在最上方写标题,中央部分是长方形框,用来画图表,最下方用来标记出处的位置,是解决问题的笔记。

规则一:麦肯锡笔记的黄金定律,3的乘方法则。

就是用数量3的乘方来构建说明问题,因为在心理学上,2的感觉不充足,4又显得太多。

比如,在金字塔表格中,一个总论点下面是三个分论点,每个分论点下面是三个论据来说明,一共是9个论据,以此来增强说服力,支撑总论点。

规则二、一个图表,一条信息。

麦肯锡笔记要求,所有的资料页面上都贯彻“一个图表,一条信息”的规则,就是一页资料上要表达的内容只有一个。如果一页资料上有许多要表达的内容,别人不知道你到底要说什么,会认为是没有总结好。最好的解决方案是没有多余,也没有不足,别人在翻阅你的资料时,能够很清楚要说明的事情。


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二、麦肯锡笔记术的三个重要心态。

笔记不是简单地抄写,如果只是简单地抄写,我们得到的不过是二手信息。麦肯锡笔记的目的是解决问题,在做笔记时有三个重要的心态。

首先,一边思考假设,一边做笔记。

麦肯锡提出的假设,是在理论分析的基础上建立起来的,假设就是在解决问题时,针对问题提出的暂时性答案。

如果在没有“假设”的条件下收集信息去分析,那么就没有一个确定的范围,调查信息的过程将永无止境,提出的问题也没有穷尽,不知道要调查到什么时候才能找到“真正的问题”,所以,建立假设非常重要。

比如,你想每天练一小时瑜伽,但是却一直坚持不下来,这肯定是哪里出了问题,要找到问题,我们就要建立假设:身体状况存在问题;练瑜伽的环境存在问题;练瑜伽的时间存在问题。

我们从收集到的信息中筛选出可能性最高的,假设来思考,在此基础上上验证,找出最有可能的假设。

在练瑜伽这个问题中,如果身体状况和环境都没有问题,那么“练瑜伽的时间存在问题”这个假设就最有可能。

如果你练瑜伽的时间定在下班后,但有时因为加班,导致无法坚持,这样我们就可以更改时间,让练瑜伽坚持下去。比如,早起一个小时练习。

其次,追求成果。

麦肯锡要求在工作中时刻追求工作成果,麦肯锡笔记术是“解决问题的笔记术”,是以取得成果为目的。我们一般的笔记是用来记录、整理信息,但麦肯锡的笔记术,还要求具备向第三者(上级、同事、客户)回答问题,提出报告的意识,也就是说笔记不仅仅是自己看,还要让别人也能看得懂。

再次,用故事线思考。

用故事性思考是指看事物的时候,不能只看局部,要在把握整体情况的基础上去分析事物,思考接下来会发生什么情况。

用故事性思考就是,将笔记作为一个描写解决问题的故事的脚本,按照事物“起承转合”的顺序来解决问题。

比如,(起)解决二季度产品销量下降的问题;(承)通过增加销售渠道来提高销量,(转)验证销售部的销售的方法;(合)给销售部增加人员出差次数和费用。


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三、利用笔记的四个步骤解决问题。

1、  找出真正的问题

在第一步中,使用横线笔记和方格笔记。找到存在的问题在哪里(where),分析原因(why),给出对策(how)。

比如,公司6月产品销量下降的原因。

Where(问题所在):销售部订单减少;销售网点的销量下降.

Why(原因):产品质量是否稳定;产品价格在竞争中没有优势;促销政策不足。

How(对策):稳定产品质量;降低销售价格;开展促销活动。

当我们将收集到的信息整理做出笔记后,就可以修正自己的认知偏差,建立假设。

2、  建立解决办法的假设

当发现真正的问题时,需要使用方格笔记,因为这一步需要制作图表,方格笔记在制作图表时非常方便。

这一步不需要收集信息,而是将信息进行分组,将信息分为:事实、解释、行动。

比如,我们将是否提高三季度产品的销量写在笔记上进行分析。

(事实):新用户对产品的咨询时间较长;销售人员对询问的顾客能够详细、耐心地解答;提出价格优惠的用户较少。

(解释):希望能得到售后指导的顾客会购买产品;通过解答用户疑问可以提高销量;长期用户对产品非常信任。

(行动):可以提高三季度产品销量。

在建立假设之后,验证假设之前,还要根据假设思考解决方案的故事线(起承转合)。这个阶段,假设不一定完全正确,可以在思考故事线之后进行验证,与最终的解决方案进行对比,这样能够更精确地验证假设。


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3、  验证假设

这一步有两个关键点,其一是事前在笔记上做好列表提问,其二是通过不断地追问,问出本质的问题。

麦肯锡公司有一条很重要的规则:没有提问列表笔记,就不能去现场调查。为什么有这种要求呢?因为要做好充足的提问和假设,就必须将Where(问题所在)、Why(原因)、How(对策)三个要素结合起来。

比如,验证“提高下半年销售网点的销量”这一假设。

针对Where(问题所在):前往网点咨询的用户要询问多长时间?

平均30分钟。

Why(原因):销售网点的接待方法是什么?

销售人员的大部分时间都在介绍产品的性能和使用方法。

How(对策):如何应对用户的提问?

将用户的共同提问整理成手册,发送给来到店内的用户。

除了在笔记上列表提问,想要有效地验证假设,最简单的方法就是在解决问题的现场,不断提出“优秀的问题”,找出问题的本质,重复5次为什么。

比如,A产品的销量下降,这是为什么?因为有用户退货,这是为什么?因为产品使用周期太短,这是为什么?因为使用方法不对……通过不断提问就能得到最终答案。

4、  取得成果

麦肯锡的笔记要求以取得成果为目标,如果上司要求提交战略资料,下属不是立即坐在电脑电脑,而是制作笔记,在笔记上重复制作10张,甚至20张图表。通过在笔记上书写,深入思考,反复研究想要表达的内容,依照“一个图表一条信息”的原则将内容概括起来。

我们通常理解的“概括”是将主要内容总结在一起。麦肯锡的“概括”是将信息以简单、易懂的形式表达出来,准确、快速地传达给对方。 “概括”的方式主要有:加重号形式和金字塔形式。

“加重号形式”就是在写笔记时,将事实、理由、建议逐一写出来,在这些笔记的开头加一个黑色的小点“·”。

具体的格式是笔记左侧写“关于什么的概括”,然后写上标签便于查阅,右侧按照:结论、事实、解释的顺序整理信息。在笔记的最下方写接下来应该思考,应该做的事情,将方向指向取得成果。

概括笔记除了“加重号形式”,还可以采用“金字塔表格”。

“金字塔表格”就像金字塔一样,在最上方是“主张”的关键信息,也就是总论点,下方是三个分论点,每个分论点下面,依照3的乘方原则,是三个论据,也就是支撑主张的理由、事实、依据,由此展开说明,支撑上面的论点。


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笔记的做法说起来简单,但是没有人从一开始就将笔记做得完美,做笔记就像化学上提炼蒸馏水一样,要反复去除杂质,最后才能提炼出高质量的信息。

《麦肯锡笔记思考法》介绍了制作笔记的方法、规则、步骤,最重要的是认真思考。笔记的最终目的不是单纯地记录,而是为了解决问题,提升自己解决问题的能力。

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