你觉得时间管理,管理的是时间吗?
确定自己的目的,确认自己当前的行为,匹配当前的行为是否能够达成自己的目的。
如果不匹配,确认某个方法能否实现自己的 目的,如果能,应该如何去做。
初级时间管理课一共有四节课——
第一节:时间管理的本质
第二节:高效开始行动:3个原则
第三节:高效规划:番茄工作法,GTD时间管理
第一课:时间管理的本质
我想,大家进行时间管理的目标,都是变成一个果断,高效,事情井井有条的人。简简单单的说,变成一个更好的人。工作效率高、业绩出色、生活规律,能够通过行动而满足自己的需要,得到自己想要得到的。
为什么有的人总是带着满满的决心去开始一件事,最终却总是还是在老样子中生活?
如果你想画一棵树,树枝当然要尽可能的围绕着主干长的,如果你一直在纠结一个小分支,最后的树大概就不是一棵树了。
所以,记住自己的目标是很重要的,正确的路线是按住目标不许动,然后时刻修正方向,始终走在达到目标最近的那条路上。
那么怎么样才更好去完成自己的目标呢?
实现目标中最大的问题,不是学习知识,而是难以坚持实践所学到的东西。
不要本末倒置的为了时间管理而去使用工具,反而让自己的生活变得无比麻烦。而人本身会逃避麻烦,于是那些工具终将被搁置。
明确了目标和问题,我们开始进入时间管理的课程——时间管理的本质是什么?
行动的方向永远比行动力更重要,时间管理的行动方向是什么呢?是提高时间的价值。
怎么提高时间的价值?1、提高做事的效率,2、做更有价值的事
也就是,时间管理的本质,就是找到更有价值的事,高效完成它。
课程中给我们观摩了三个案例,通过分析新任管理者主人公的工作遇到的问题,与我们遇到的问题对号入座,看一看主人公解决这些问题的姿势,能不能应用到我们自身的工作中去:
主人公面对的工作一共有三个:
1、制作公司介绍的ppt
2、与同事讨论给客户的方案
3、给领导复印资料
而主人公的解决方法有三种选择。
1、随波逐流型
遇到的问题:出现什么新工作就会扔下自己手头的工作,容易被临时插入的工作干扰,分散自己的注意力;抓不到工作的重点,看起来忙忙碌碌,事实上效率很低。
2、有一定时间管理能力——高效率导向型
相比于上一种工作方式,面对多个任务,临时插入的任务,主人公有自己的优先级判断标准,有自己的应对方式。
会优先完成任务的核心环节,合理的安排时间节奏,提高了自己的效率。
这里我们可以借鉴的是:
1、ppt的制作,框架搭建和素材整理是比较重要的工作部分。
2、确定新任务的截止时间,安排在合适的时间去做
3、把新任务写在便利贴上,以免忘记
3、遇事先思——高价值导向型
这个最厉害了,不仅仅考虑到工作的效率,更是每一个工作都考虑能否创造更大的价值。我比较细致的将案例的有价值内容摘下来。
在制作ppt前,主人公就开始思考:
1.目前公司的业务侧重点在哪?目前的战略规划如何?
2.我的部门在公司业务中扮演着什么角色?我可以怎样帮公司达成目标?
而后得到了以下价值
1.在构思介绍公司的PPT时,他可以站更高看更远,思路也更清晰:公司目前在做什么;以后会做什么;PPT中,哪些要说,哪些不说,哪些是重点,哪些只要提一下即可……
2.在制作PPT时,可以结合公司内容,思考自己部门的发展方向。有了这些思考,制作PPT的时间可以一箭双雕,既完成了工作任务,又完成了作为新晋管理者一些必要的思考。
制作ppt之前,又思考了几个问题:
这份PPT是为什么而做?会用于什么场景?目标受众是哪些人?如果可以,我要怎样做得更好?
这几个问题能够带个主人公什么好处呢?
第一个问题,可以让小任在构思PPT时,确保核心方向;中间两个问题,则让他可以确定演讲的调性和表达方式;最后一个问题,能激发发散思维,产生灵感。
于是他根据思考的问题制作了任务清单:
1.和李总简单沟通,确认PPT确切的目的、受众以及和公司发展的关联;
2.如果需要,询问相关人员以及收集相关资料,整理成PPT的素材;
3.完成上面两个步骤后,开始制作PPT,并在构思阶段和李总确认。
第一件事情完美结束
此时同事过来找主人公讨论给客户的方案:
主人公思考认为,方案不仅要为客户创造经济效益,更要能满足客户需求。所以,他想到在确定具体方案前,最好和客户再沟通下。这其实和他做PPT 时的考虑是相似的——站在更高的角度思考“价值”。
于是他初步将方案思路提取出来,整理成问题,等待同事拜访客户,得到客户反馈,然后再确定具体提案。
第三件事相对比较机械,主人公委托了实习生帮忙,并予以小小的回报
到这里三件事情高效高价值完成,但是主人公没有停止,他开始思考同事会带回来怎样的反馈,并将想法记录下来。以便于提前准备。
老朱带回的反馈有哪几种可能?
这几种结果发生后,分别需要对方案做怎样的调整?
最糟糕的情况是什么?万一发生了,如何应对?现在可以提前准备吗?
第二课:高效行动:时间管理的起点
第一课中我们已经知道了做时间管理的行动方向了,但是做好了计划之后,总是没办法好好的完成,于是变成了拖延症患者。看似完美的计划,是哪里出了问题呢?
当然在行动之前,我们要牢记上节课的重点,先分清应该做的事和想要做的事,不管难易程度,尽可能的完成list上最重要的工作才对。更要时刻牢记自己长期的目标,不要屈服于短期的欲望。
那么这里有三个方法,帮助我们摆脱拖延症,变成高效行动者。
首先在学习方法之前,我们先认识一下自己,我们的自我其实有两个,一个是“自我”,一个是“感受”。自我的小人想要拥有曼妙的身材,于是打算在早晨起床去跑步,但是已到了早晨,感受的小人占据了上风,感受的小人希望继续睡觉。一次两次没什么,一旦被感受的小人占据主导,猴年马月才能拥有好身材咯。
希望能够把控自我生活的我们,来看一看这几个方法吧,其实不是所有的行动力强的人都是抵抗着很大的抵抗力去做事情的,他们只是,在慢慢的行动中,抵抗力减弱甚至消失了,感受的小人已经不是拖后腿的那个了。
不过在战胜拖延症的开头,我们还是先来看看怎么拉动感受的小人上路吧。——获得启动力,开启行动的正循环。
1、321原则
超级简单的原则,在不想做我们必须要做的事的时候,不要给自己拖延和犹豫的时间,心里默念321发射,然后立刻开始做!
不要那么在意自己的感受,而是在意自己的目标。
2、捆绑策略
考虑不做这件事的现实和后果,用后果来胁迫自己不得不做。
如果这一顿饭我吃撑了,那么说明接下来的每一顿饭我都会吃撑,我不仅不会瘦下来,还会变成一个大胖子!
3、简化原则
给自己一个明确的可实现的目标,而且不要太多哦。
如果你面临着两件价值相似的事情不知道做哪个,心里默念,不要在意价值的多少,去做有价值的事!
第三课:高效规划
上一课我们学会了让自己产生行动力,但是行动力只有一瞬间可不行,得让它像是永动机一样,源源不断的持续产生,做好高效的规划能够帮助我们的行动力更上一层楼。
注意,事件规划不是时间规划,不要固化你的时间,把你的事件记录下来,记录下预计所需要的时间,灵活的运用,记录真实工作时间,复盘时评估自己的效率,这样才能够在下次遇到相似的问题时能够更高效的处理。
死板的规划自己的一天,特别容易一环扣一环的失败。很难灵活调整,甚至带来情绪上的挫败感,还会只注重时间忽略了成果。
推荐两个工作法:
1、番茄工作法
实质上是为了让你专注于自己所做的事件上(要牢记自己的目标,不要为了使用番茄时间而使用,如果你能够专注于所做的工作上就不需要)
番茄工作法第一个目标是让我们能够首先短时间的专注于工作上,第二个目标是细分工作步骤,就好像一本书的目录一样,一本书很厚,但是均摊到每一章就会变的更好操作和完成。
最终要达成的目的是:
让大脑专注运转与当前的工作,让时间产生最大的效率。
细致的分解任务,每个任务需要的时间,增强我们对时间的感知,也能养成一种预估做事时间的思维。
2、gtd时间管理系统
有四个步骤:
收集新待办——收集当日待办——记录当日完成和复盘——每周复盘
下面有gtd使用的模板,自己在笔记本上画出格子就可以使用。
最重要的还是要去做,行动起来才能够发现自己还存在的问题进而改进,但是要记住自己的目标,尽可能的简化你的步骤,不要让任务和目标脱离哦。
不要退出,后面还有我自己使用电子版gtd的参考。
第四课、总结答疑
今天的内容是关于GTD系统的实践。
按照分成长期目标和短期目标的方法进行记录,减少了不能今日事今日毕的挫败感。
对于临时事务有了新方法,根据自己现在有多少时间,有多少精力,什么事情比较重要这三个依据来判断,看两分钟内能否完成,能完成立即执行,不能完成就放进待办事项中或是长期目标中。
大家主要的问题
遇到新问题,新任务,就采用GTD的思考方法
A4大本子不好携带怎么办?
拆分出一个随身携带的小本子
小本子:包含“今日待办、收集箱、已完成事项”,在白天把完成的事情放到“已完成事项”。
A4大本子:只包含“今日完成”,到晚上的时候把小本子中的“已完成事项”,归档到“今日完成”。
我不喜欢用本子,用有道云笔记做出了一个系统尝试一下,用幕布应该会更好一点。
步骤再认真的写下来一遍:
想到新事件,选择加入本周收集箱还是长期收集箱,并且加入预估时间段和需要时间。
每天从本周收集箱拿出来事件放入当日,没完成再放回去。
每个大事件都要分解成可操作的小事件(可采用高级班的九宫格)。
每件事都要想好它的重要性,然后从主要的开始做。
一定要不忘初心,时刻牢记自己的目标,这也是每日复盘的内容,做的事情效率高不高,是否对于最终目标是有价值的。
要一直持续的练习,最终会得到对工作的极大效率和价值的提升。
4-15日更新
我忽然间发现了手写以及,a4使用,以及这个模板的奇妙之处,为了更加深入的理解这个gtd模板而重新观看笔记。希望大家也尝试一下,再去判断自己的想法,但是首先使用的确是会有一些不适应的,但是一件事做多了就会觉得变简单的。