Chapter 3 The Editorial Process

一篇文章的发表一般要历经四个阶段：初稿，审稿，定稿，录用。不同阶段的责任在编辑和作者之间轮转。本章概述了在科学，技术和医药（scientific,technical, and medical，STM）出版领域中各个阶段的内容。

The Draft Manuscript

Getting Started

在写作之前，作者要了解学术出版中的道德准则（见Chapter 1）。当然，学术论文的写作并没有像菜谱或者技术手册之类的写作规范，然而通过对一些问题的思考可以是我们明确自己的目标，更容易地写出适合篇幅的初稿，并选择合适的刊物。这些问题包括：

What is the function or purpose of this manuscript? Are you describing original and significant research results? Are you reviewing the literature? Are you providing an overview of the topic? Something else?
此初稿的目的或者作用是什么？

Who is the audience? Why would they want to read your manuscript? What will you need to tell them to help them understand your work?
受众是谁？

How is your work different from that described in other reports on the same subject? (Unless you are writing a review, be sure that your manuscript will make an original contribution. Most STM publishers, including ACS, do not publish previously published material.)
你的工作的独特性是什么？

What is the best format for publishing this manuscript—as a journal article, book, or book chapter? If you choose a journal article, which journal is most appropriate?
最适合发表的格式是什么？

一旦想清楚这些问题，就可以着手写文章。文章要遵循标准格式（见第二章）。值得注意的是，学术论文写作不是文学创作。学术写作的目的与文学创作截然不同，它要求精确无误。你或许已经就文章的内容和同事讨论了几个月，因此对文中的词语习以为常，但是读者并没有参与相关的讨论，因此对这些词语并不熟悉。有些词语在说出来的时候可以用姿势、表情和语调来诠释，然而写出来的话也许只有你自己才明白。第四章详细阐述了清晰准确地进行写作和选择恰当词语的策略。

如果你的第一语言并不是英语，那么最好找英语母语者帮忙修改语法和拼写。^[1]

Publishers' Requirements

有一个非常非常重要的步骤，那就是检查发表论文的特殊要求并遵循之。期刊一般明确指定了格式，包括页数、可接受的文件格式、文献引用等等。不同期刊的要求大相径庭，甚至同一出版社的期刊也大不一样。作者指南（Author guidelines）一般都可以在期刊的官网找到，往往也会在每一年的第一期中发布。

有些出版商会提供模板来帮助作者完成论文，这样作者可以更简单地控制页边距，字体和段落格式，以及文章的长度。模板一般可用于Windows和Macintosh平台，同样可以在期刊官网找到。

Artwork

撰写初稿时，要考虑如何使用结构、主题和图表等阐述和支持相关材料。正确地设计和放置artwork可以有效地传达信息，但是过多的话会分散注意力。
大部分科学家对于图像处理并不是专业的，然而不必担心，有一些软件包可以帮助我们。Chapter 15-17详细介绍了如何使用artwork以及怎样创建好看的图表、主题和结构。

不同期刊对于图表位置的要求也不尽相同。有的期刊允许图表插入在正文中，但同时要求图表单独提交。也有些期刊要求图表嵌入在正文中。一些期刊接受各种软件生成的图表，然而有些只接受特殊的几种绘图程序。提交初稿之前记得检查相关的特殊要求。

References

确保参考文献的完整和准确性是作者的责任。在网络版本中的超链接的数量与日俱增的今天，参考文献的正确性从未如此重要。在海量的稿件面前，技术编辑是没办法保证每一个参考文献都准确无误的。参考文献的引用格式也是因不同期刊而异的。ACS的出版物中的参考文献引用有三种方法：上标数字，圆括号中的斜体数字，或者author-year格式。^[2]作者需要参考作者指南来正确引用文献。Chapter 14详细解释了如何在印刷版和电子版中引用参考文献。

Revising the Draft Manuscript

当你完成初稿之后，下一步要做的就是进行修改。同样通过一些问题，考虑文章的组织，内容和编辑风格：

Does your manuscript as it is written perform the function—new research,literature review, or topic overview—that you identified before you began your draft? Do you still think the format you selected—journal article, book, book chapter—is the best choice?
你的初稿是否符合写作前的初衷？

Have you explained terms, concepts, and procedures in a way that is appropriate to the audience you identified at the start?
是否以合适的方式向你的预期受众解释了术语和概念等？

Is your material presented in a logical fashion, so that a reader can easily follow your reasoning?
你的材料是否以逻辑的方式呈现，使得读者可以轻松地跟上你的论证？

Is the manuscript too long? If so, what sections could be eliminated or possibly used as supporting information?
初稿是否过长？有哪些章节可以移除或作为补充材料（Supporting Information）？

Do some sections need to be expanded to further clarify the material?
是否有某些章节需要扩展来阐述材料？

Are the sentences clear and unambiguous?
所有的句子是否都清晰无误？

Are all the words spelled correctly and technical terms used appropriately?
所有的词汇是否都拼写无误？是否准确使用了技术术语？

Did you follow generally accepted conventions—such as those in this book—for communicating math and chemistry?
是否遵循了数学和化学的表达的约定俗成？

Could you use another opinion? You may find it helpful to ask a colleague,preferably one who is not closely involved with the research on which the manuscript is based, and preferably a native English speaker, to read and comment on your draft.
你是否可以采用其他观点？你可以咨询其他并没有参与到此项目的同事，最好是英语母语者，请他对你的初稿发表意见。

Chapter 9综述了语法、标点和拼写。Chapter 10提供了风格和编辑惯例的指南，比如连字符和大小写等，还包括一个关于缩写、缩略语和符号的附录。Chapter提供了关于数字、数学和测量单位的指南。Chapter 12剖析了化学命名法。Chapter 13提供了关于如何使用化学中经常出现的字体、希腊字母、上下标和特殊符号等的指南。它还包括了一个关于常用的物理量的符号的附录。

Manuscript Review

当你完成初稿后，再次查看作者指南来确定如何提交它。一些期刊和编辑要求作者提供可能的审稿人。一些期刊要求作者通过邮件提供多个副本。（按：本课题组的老师书在零几年的时候他们还是通过纸质邮件投稿，考虑到这篇文章发表于2006年，这就不足为怪了）其他的期刊则要求通过电子邮件来电子提交。还有一些期刊，比如ACS，提供了在线系统以便作者可以提交文字处理文件或PDF文件。第五章详细介绍了如何使用在线系统提交初稿。

The Final Manuscript

到你的稿件被接收，编辑会把审稿人的意见返回给你，然后你需要按照审稿人的意见进行修改。当你提交最终稿时，要加附信（Cover Letter）来注明所有修改的内容。如果你选择不进行修改某处意见，则需要写一份辩驳，同样随稿件提交。更详细的信息请查阅Chapter 6。

作者提交的文件最好是修订好的终稿，包含一切所需的许可文件，以及一个转让版权的签名表单。Chapter 7对版权作了概论。

最后，把所有的文件和许可都留一份副本。你在校样的时候还会用到它。
Processing of Accepted Manuscripts
已被接收的稿件在正式发表之前通常要经过三个阶段：技术加工（Technical Editing）、作者校样（proofing and reviewby the author）和出版社的校正（correction by the publisher）。

Technical

在期刊出版的过程中，作者的电子版文件要经过不同的处理。文件被添加标签来识别印刷版中的数据元素和在线版的链接。Artwork也需要为这两种出版媒介做准备。原稿经过审稿以确保清晰连贯，以及语法的准确。文字编辑通常会在校样阶段询问作者，获得材料的说明。

Author's Proof

一般来说只有一位通讯作者会收到一份样稿来进行校对。只有收到作者的校样之后文章才会被印刷。注意，一些期刊对于提交校样稿有时间要求。这里作者可以通过以下提示来更好地进行校样：

If you are instructed to return changes via the Web, list all corrections,revisions, and additions and clearly identify their location.
如果你需要通过网络提交，罗列好所有更正、修改和补充，并清楚地标注它们的位置。

If you are instructed to return changes in hard copy (paper printouts),mark corrections legibly in the margins of the proofs as instructed by the publisher. Do not erase or obliterate type; instead, strike one line through copy to be deleted and write the change in the margin.
如果你需要通过纸质版提交，用易读的方式在样稿的边缘进行修改。不要擦除或涂改，而是用划线表示消除。

Clarify complicated corrections by rewriting the entire phrase or sentence.
如果更正非常复杂，就把整个句子或短语重写一遍。

Check all text, data, and references against the original manuscript.Pay particular attention to equations; formulas; tables; captions; spelling of proper names; and numbering of equations, illustrations, tables and references.
对照原稿比对所有文本、数据和参考文献。特别要注意方程、公式、表格、题注、名字的拼写以及公式、图表和参考文献的排序。

Answer explicitly all queries made by the technical editor.
明确地回答所有技术编辑询问的问题。

尽管所有的作者都应当过目一下样稿，但是之后通讯作者可以进行提交。大量的修改需要编辑的批准，也会延迟出版。印刷错误会为作者免费修改，但是作者自己提出的修改则需要付费。

Publication

当你提交校对后的样稿之后，技术编辑会再次进行审阅以确保所有的修改都是合适的。

ASAP (As Soon As Publishable) Articles

许多STM出版商，包括ACS，都会在印刷版发布之前把文章在网络上预先发表出来。ACS的期刊录用的文章会在它们可以发表的时候就张贴在“Articles
ASAP”网页上。通常在收到校正稿的四个工作日之内文章就会在线发布，而印刷版则要在三到六周之后。一旦文章出现在网络上，ACS和科学共同体就认为它已被发表。

Article Reprints and Complimentary Copies

通常作者会在收到样稿的同时，收到一份关于重印订单的表格。一些出版商也提供电子版重印。文章的重印一般都是收费的，彩色版收费更高。

图书作者有时会获得其文章所在章节的免费赠阅，然而赠阅的数量是有限的，并不是所有的作者都能够获得。

Corrections to Published Manuscripts

对已发表的文章的修改需要发送给编辑。大部分期刊会在接到修改之后不久就发布出来。而有些期刊对于修改和补充有特定的格式。对于书籍，一般都附有勘误表。

有专门提供有偿修改服务的公司，比如Elsevier旗下就有文字润色服务。 ↩
参考文献也可分为两种：numeric和Harvard，前者是各种数字格式，后者是author-year格式 ↩

ACS Style Guide Chapter 3 The Editorial Process