如何提昇開會效率-那些年，我到底殺了多少人。

魯迅先生說過：浪費他人的時間就是謀財害命，

回想起這個月頻繁開會的我不知收割了多少眾人的生命，不經令人汗顏，以每週一、三、五的配管進度會議而言，我會找配管廠商及其下包一同開會，不過開會時間冗長且成效不佳，加上討論的內容沒有落實，最後甚至變成聊天大會。如何改善會議的效率成為當務之急。

在網上找到幾個開會的方法，其中三星集團的開會公式簡單又直覺：

1.光是開會，如果會後沒有人落實等於0

2.會議上布置了工作，但是會後不進行檢查等於0

3.抓住了不落實的事，同時追究了不落實的人，等於落實。

如果依此公式來檢視目前自己的開會狀態，著實還有進步空間。

本人的工作是負責發電廠的施工監造，下面就以平常開會的內容作為改善的案例：

由於目前配管進度嚴重落後，因此在開會中與廠商訂立了趕工計劃，需於11/30前增加至35銲工，並安排兩班制，24小時輪班搶進度等…雖然名義上有訂立趕工計劃，但會議記錄所列的事項都無法執行，因為廠商本身比較被動，需要我去要求落實，如果不跟催他們，很多會議記錄都成為空談，再者如果無法落實會議所達成的協議，並沒有追究相關責任，導致與會者並不重視會議的結論，抱持著如果未達成目標再展延的心態。如此周而復始，每星期一直重複一樣的工作。

很明顯的，每星期花非常大量的時間開會但事倍功半，尤其是公式3，我對廠商如果沒有落實會議結論只能軟性要求，並沒有實質究責的機制，因此造成廠商信口雌黃，有侍無恐，畢竟整體工程進度的責任是壓在我們公司身上，而進度落後好似與他們關係不大。

以上這點是關於會議執行的層面，這點還需要邀請工地主任及對方項目經理討論後，才能進一步改善，而現在再針對會議的內容：如何進一步減少開會的時間及提昇效率做分析探討。

1.監工把工地看到的問題及照片向廠商說明，並請廠商加強管理時，廠商只是當面口頭轉述我的話給下包聽，並非負起督導之責。

2.針對協調會或是工安會議等重要事項進行宣導及提醒，以配管包水試系統為例，11/14寄信給廠商水試順序表依IW系統、ACWP系統、海水系統、CA系統、BFW系統、Diesel oil系統、air/gas通風等分類，請廠商依水試優先順序排定流體水試package，由於這份文件關係到將來如何施工，故請廠商要盡快提出，結果廠商收到我的郵件後並沒有去執行亦未告知下包，導致下包在11/21開會當天才知道要交出文件資料。

3.雖然每次開會的人數不多，但花非常多的時間在討論一些無法改變在會議上解決的議題(如銲工數量、材料不足等)，最後，會議淪為廠商的抱怨大會。

總結來說，關於開會內容，我犯了一個大錯就是未明確開會的主題及方向，事前亦未通知廠商準備相關文件，造成開會時變成閒聊，之前看過幾本書有教大家如何開一場有效的會，因此我找到一份開會的格式，或許可作為會議的範本，希望在接下來的會議中，之前犯的錯誤能即時改正，並加強會議的效率及執行力。

會前/會中/會後所需準備的事項

重新編排一次會議記錄(會前)

會議記錄格式 如連結所示，大家如果也有開會效率低落的問題，歡迎一起討論，如果覺得我還有哪一點要改進，也請多多指教。謝謝大家！