给“老大”发邮件的正确姿势

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前言:

      大家都知道,在职场上工作邮件的沟通是非常讲究艺术的。这里包括:邮件标题的措辞,邮件信息长短,内容讲述逻辑和方式,用词用句的语气和态度等等,都需根据发送者的target和收件人喜好来制定策略。当然,尤其是收件人或者抄送人里有老大!(尼玛,简直就像做2c端产品一样,考虑精准击中用户的需求,还要无上限的用户体验!)

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      此外,邮件应该发送给谁,抄送给谁,不该发送和抄送谁,以及谁的名字在前,谁的名字在后,有序还是无序……这种细节都非常讲究。一个不小心就可能会被笑话或吐槽,甚至得罪人!简直够了!(嗯,某人一定会不屑的说,这不是职场菜鸟才要避的雷么?办公必备生存技能啊!)

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      好吧,由于笔者是在互联网公司,本以为没那么多条条框框的讲究,但是忘了公司已经不断壮大,再扁平化的管理也有些通用的上下级沟通准则。率性而为惯了,一掉以轻心就吃个哑巴亏,也看过其他小伙伴跟自己一样令人捉急的“邮商”,所以决定在经历了几次心塞入坑的体验后,任何邮件发送前都要三思而后行!(从标题到内容,从收件人到抄送人,从称呼格式到落款……大姐,带着同理心写应用文会不会呀?)至于有些小伙伴经常半夜给领导发邮件以证明自己的“卖力”……对不起,健康比工作重要,失陪!

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      言归正传,跟做产品一样,写作技巧的优先级上首选邮件对象为老大来私人订制。凭啥?很简单,因为衣(lin)食(dao)父(hen)母(zuo)呀!

   嗯哼~关于邮件写作有太多需要注意的点儿,这里我只说最通用的三条原则:

首先,所有发给老大的邮件永远只说对方关心的、最少数量的重点!

记得123关键点列好,没人有时间有闲看你长篇大论和那些对方不关心的细枝末节。信息一多一碎,注意力就被分散~请跟着我念:老大很忙!老大健忘!当然,有些人就算刻意标了123也没有任何重点可言,仅仅只是列了个清单。最可怕的是,老大根本不关心你的123,邮件内容完全没有get到对方的需求!悲剧了吧!懵逼了吧……

第二,先结论后论据,或者先说希望获得的支持再说n条对方必须支持的理由!

俺时常听身边的头头脑脑们吐槽说:“某某某的邮件完全不知所云,看了半天不知ta最终想干嘛?究竟哪里有问题?到底需要我为他做点啥?” 于是,耐心好点儿的,叹口气,回复邮件或im工具给对方敲几个字:“来我办公室一趟,给我解释一下。” 耐心不好的,直接无视掉邮件,满脸鄙夷外加内心os: 什么鬼?!

第三,谦卑谦卑再谦卑!

呐,都说了是写给领导的嘛,你不低姿态点儿能凸显老大的高贵咩?当然这不是重点!关键是响应和快速执行的态度!anyway千万不要像国家领导人发号施令一样进行措辞或像评论家一样的反问!有朋友说,我怎么可能对领导颐指气使的写邮件呢?我活的不耐烦了么?不不不,我身边一哥们以血的教训告诫大家:领导只希望你有能力去解决问题,汇报结论和成果(顶多陈述下障碍和建议的解决方案),而不是看你在邮件里给众多干系人分配任务和喊口号,甚至反问对方这事情该怎么处理?!嗯,不然……要你何用!!!我亲眼看着那哥们被领导拍着桌子骂:我雇你是让你解决问题的!不是来看你分配任务的!你他妈说话比我的领导还拽啊!是不是以前学生时代党支部书记做惯了啊?!听的我在一旁小心脏也跟着扑通扑通的……真同情他

       至于……我今天为啥要写这个文呢?起因还是一封被吐槽的邮件…orz 因为某个会议的纪要和针对一些细节的回复根本没有必要抄送老大啊!泪奔了!他断章取义知道个毛线啊!

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       话又说回来了,如果老大真的很关心我们这群二货在会议中到底搞出了哪些名堂,辣么对于老大没参与的会议纪要同样只用说3个点:

1 针对主题达成了哪些共识?

2 其中哪些问题还存在争议?

3 希望谁在何时给出解决方案?

(必要时抱个大腿,洒几滴泪也是项目剧情需要)

        最后再强调一下:要么认真写邮件归纳重点,要么别发别回复有老大的邮件。切忌把与会过程中大家讨论的细节内容让老大看见,增加由于不知上下文和细节从而对你产生质疑的风险!

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      别抄送!别抄送!别抄送!(重要的事情说三遍!)

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