为什么Excel反而让你效率更低了?

《又一个神样的Excel技巧,太高效了!》

《这几个Excel高效技能大大节省时间,99%的人都不知道!》

《这样用Excel,让你的效率翻倍!》

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平时大家看到的Excel文章大概类似上面这种,同样作为深受“Excel大法好”熏陶的小编,也不得不承认Excel厉害起来也能让人震惊,比如:画画、开发游戏、做软件。

为什么Excel反而让你效率更低了?_第1张图片

有人说,Excel就像是一把屠龙刀,多厉害取决于使用者的水平。

然而我们大多数人不是谢逊,非但不是谢逊,还是隔壁的猪肉荣,不选最新磨得锃光瓦亮的杀猪刀,非要用那把据说能号令天下群雄的屠龙刀,结果就是人家一分钟割好的猪肉我们花了一小时,还割不好。

抱歉,上面这段并非在讲笑话。因为我们现实中,确实有不少人专业的工具不用,信奉“有表皆Excel”的原则。比如现在我们需要做一张类似下面的报名表,有的人用Word,有的人用Excel。

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用Excel经过拉长、合并单元格等各种操作,还要考虑虚化边缘线等问题,操作上比不上Word方便快捷,即使是拿出去打印,也是Word更占优势,甚至Word还可以在此基础上进一步美化。

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谈到美化,顺便多说一段。

曾经有个朋友问我,网上下载的Word表格,做得漂亮,但是难调整,怎么办?确实有人能用Word做出相当漂亮的表格(当然不是上图这种),但问题是:我这个朋友,他会PS啊!所以你把那个简历模板贴到PS里,想怎么改怎么改还不是你的事?

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回到正题,除了上面的场景,关于Excel也有一些统计信息的场景,最典型的就是大学每次参加活动/统计学生信息,老师都会通过群邮件发来一份表格,催促大家填写再邮回去。

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如果是比较喜欢减轻学生负担、但对Excel并不精通的老师,还会到网上问一句:

最后得出这样的答案:

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不知大家写完的时候,有没有感慨一句:老师还要一个个表格打开复制粘贴进去,好辛苦!所谓言传身教就是这么回事,大学里老师示范的榜样,以后走上工作岗位的学生,也依葫芦画瓢,遇上个大会小会,一张Excel邮件传来传去。

但这种事情有没有更高效的解决方法呢?不妨用在线表单(简道云),一个链接扔过去,对方拿到下图这样的表单,填完了事:参会信息填写

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至于上面那个提取省市的问题,在这里也是一步就能解决的事:

效果预览:

最后统计出来的信息,想在线查询也行,如果非要Excel,一键导出。

这样相比较之前的笨方法,效率是不是会高很多?最重要的是你会留给对方一个灵活、聪明,而非循规蹈矩、墨守成规的印象。虽然我们不反对那些把工具用到极致的大神,正如开头提到的Excel绘画、开发游戏、做软件案例,但事实上大部分赶稿的画手、时间紧迫的程序猿,都不会真的这样做。

毕竟对时间宝贵的你而言,如果把Excel用错了地方,只会让你更低效。

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