职场人，你该如何有序地组织一个会议？

我之前工作的部门经理，是公司同事们公认的第一帅。帅的人是可以任性的，在技术部门要求所有的同事重新填写邮箱申请的时候，他在申请表格上写了一句话：人在江湖，哪有不收发邮件。

因此，人在江湖，哪有不开会。

有江湖的地方，就有会议。开会的时候，“等等，张三李四还没来，打电话问问怎么回事。” “李四马上到，张三去出差了，还没回来。” 会议马上开始才发现，人没到齐，参会人没法参加会议。

有江湖的地方，就有会议。开会的时候，需要讨论事情，除了会议组织者发言，其他非必要的人员要么不发言，要么会议结束后，同组同事问起开会内容自己都想不起来。

有江湖的地方，就有会议。开完会做会议记录的时候发现，开会的时候议题都跑偏了，该解决的问题没解决，倒是给自己找了不少活干。

这样的会议，是你认为正常的会议吗？这样的会议效果，是你想要的吗？如果不是，那么，我们到底该如何有序地组织一个可以达到自己预期效果的会议呢？有五点：

1. 提前和领导确认会议时间。需要领导出席参加做决定的会议，用各种办法比如口述，邮件，电话等提前确定领导方便出席的时间，落实会议时间和地点，并且在会议前再次和领导确认。比如下午两点开会，那么，在上午上班的时候跟领导说明开会的时间和地点，一是提醒领导下午开会的事情，二是确认领导可以出席参加会议。

2. 提前发会议通知。同事们不是说你通知开会就能立马放下手里的事情参加会议的，至少提前一天发会议通知，内容包括：会议时间，地点，会议内容，流程，参加会议人员，通常我会在最后加上一句：若不能准时参加会议，请派代表出席。提前通知可以让相关的同事有时间安排手里的事情或者是安排人员参加会议。

3. 提前做好任务列表。把开会需要解决的问题提前列出来，会议上每说完一个点，就在对应的位置做标记，并且提醒下一个议题。这样可以梳理自己的逻辑，保证开会的目的，也可以避免遗漏会议议题。开会的时候，随时准备笔记本和笔，开会用手机做记录有点不尊重其他人，而且会造成不良影响。提前准备笔记本做会议记录，随时记录不同的建议或者同事提供的信息，而且不用等到要用的时候，才跟旁边的同事借纸和笔，万一笔不能用呢？

4. 提前通知参会人。发出会议通知后，再落实到个人，确保领任务的同事到场。就算当事人不能参加，怎么也得让对方找个垫底的，把任务派出去而不是把问题留给自己。另外，也可以告知对方准备需要用的资料，提前通知有足够的准备时间。如果实在有同事没办法出席参加会议，领导问起来的时候，自己心里也有个底。

5. 会议前一个小时通知。开会前给通知参加会议的人发信息，打电话，能用电话解决的事情尽量打电话。确保参加会议的同事是否能准时准点参加，这是会议组织者应该要掌握好的信息，把主动权掌握在自己手里。

在开会的时候，根据列出来的议题，逐一击破，并且做好记录。会议室有白板的情况下，开会前半小时把问题写在白板上，会议过程中在问题旁边写上要落实的部门或个人，任务完成的时间，最后拍个照，你懂的。

常见的流程其实是一个需要养成的习惯，为什么有的人可以在会议中解决自己问题，有的人则不能，成败关键在细节。做事认真的人，关注细节，并且能养成好的习惯，有的人在工作中觉得事情做完就行，做完和做好是两码事。在江湖上，往往更得人心的是把事情做好的人。比如第一帅，在江湖上漂着也要发邮件就是他的习惯。