可能是管理层才会感兴趣的话题:“怎样才能高效协作?” (上)

文章内容由 『明道』销售总监  玄令顺,在『SmallTalk 2.0』第五期 【年关小聚】中的分享整理而成。


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我们在开始之前,先做一个假设,假设我们要把我们的『SmallTalk』做到一个独角兽的规模,10亿美金,明年或者是未来三年在纳斯达克上市的话,我们分解一下,假设这边是我们的市场部门,这边是我们的技术部门,这边就是我们的销售部,我所在这个部是销售部,那边的话就是我们的研发。咱们先这样假设一下,然后再开始这样一个分享。

现在我们的目标很明确了,那么我们要在3年之内,做到一个独角兽的规模,然后在座的每列同学,其实你自己要给自己先定位一下,你是一个什么样的角色,其实一个组织的话,它和我们的学生会,或者社群还不一样,组织的目标就是要有绩效,我不相信我创业就是为了玩,就是为了情怀,我不相信这一点。

那么创业团队,如何达到高绩效,主要分为这样三部分:

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第一部分就是开放沟通的文化;

第二部分就是任务型的组织

第三部分就是自我驱动的成员

这三个是足以支撑起高绩效的三个支架,我们逐个去看一下。


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第一:开放透明的沟通文化

我想在座的各位,肯定都比我小,我是85前,1985年前出生,我们也都是80后和90后,我们是用着QQ,用着微信,用着人人网,用着Facebook,或者用着Twitter这样的工具,这些工具已经深深地扎根在我们的日常生活中了。


所以说,其实也养成了我们这种习惯。作为我自己来说,其实我之前的两份工作,都是国企,第一份是日报社,第二份是联通,大家都知道,这两份(工作)就像两面墙一样,摆在我的面前,那么这两个公司里面,有个很强的文化就是你没有办法去开放,也没有办法去透明,直接导致了像我这样的年轻人,就感觉比较压抑,我认为联通和日报社这样的一个公司,适合于70后这些大哥们去工作,所以说我们第一点是要保证一个开放透明的文化。

那么在企业里面沟通这块,其实我们会面临,包括刚刚给大家说的,这边是我们的市场,那么市场要考虑,我要花多少钱,我要拿多少流量,这点在座的你要考虑这个问题,就是你们要考虑的问题。

那么我们这边的问题,要考虑给市场一个可以应用,好用的产品,并且能够解决客户的问题,每一个板块都有我们负责的事情,但是在这些所有事情的背后,其实都是一个问题就是我们的沟通问题

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刚才触宝的美女也给大家说了,他们用了一个方式叫中午Standup meeting的方式(产品汪的日常:如何做好需求管理(上))。其实那个就是一个沟通,只不过沟通的方式是占用了中午的时间,各位都站在一起,然后讨论几个问题,这是他们用的沟通方式。

但是会议的成本毕竟还是很高的,如果说你一上午或者一下午开一个会的话,基本上你这上午和一下午就废掉了。最坏的情况是,发起这个会议人的话,如果他没有一个明确的主题,也没有告诉你我们今天下午要解决哪些问题,有哪些明确议程的话,那么你这一天就有可能很糟糕。

所以说,其实不管是一个小的组织,还是说企业,还是说一个大的企业,不管是我们明道最初的10个人,和现在的200人,其背后都有沟通问题。其实德鲁克先生不是也说过,企业里面80%的问题都是沟通问题,不管是你市场上的,产品上的,你遇到这些问题,都是沟通问题

当然这个沟通,不是说一对一地沟通,更多的是一对多,多对多,或者是对外的沟通,就是跨越边界的一个沟通。

那么现在大家可以根据这样一个列表,我不知道在座的各位是哪个行业的,肯定是不同的行业,不同的岗位,就这几条你可以给自己打个分,看看你们的公司,在这几条上,我们满分是10分,给大家30秒的时间,大家可以看一下,然后大家给自己打个分。

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每一个是2分,一共10分。满分有多少?你是满分?美女你能说一下你是哪个行业吗?管理咨询,你们公司里面这些都是可以打满分的?那太棒了。其实我之前去易到用车,当时给他们做的时候,他们只得了4分,就老板自己给自己打分只得了4分。那在座各位4分以下的有多少,都在中间吗?

举例

咱再转换一个场景,我不知道在座的各位有多少是对足球感兴趣的,大家可以想象一场非常美妙的足球赛,比如说现在是西甲的国家德比巴塞罗那对皇家马德里,大家可以想象一下,如果是C罗站在球门边的话,这个时候是马塞洛传的球,这个时候是不是很有可能进?就大家想象一下,是马塞洛左路突破之后传中,正好C罗站在球门旁边,这个时候大家想一想,是不是这样一个目标,进球这个目标是不是就很容易实现了?其实大家再回到我们的工作当中,也是一样的道理。

一个高水准的协作,它要具备这四个特点:

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第一:共同和清晰的目标。我要踢一场足球赛的话,目标肯定是要赢对手,一定是进球,这个目标一定是要一致的。

第二:时点同步。怎么叫时点同步?就是当马塞洛传这个球的时候,必须是C罗在球门边的,如果是换成佩佩,那这个时候就完了,佩佩有可能就解围了,所以这要时点同步。

第三:能力无差。C罗的进攻能力,肯定是世界足坛一流的,换作梅西也一样,但这时候你如果要是换作后腰在那个地方的话,有可能这球进的概率只有40%,但是C罗或者梅西能够保证这个球进的机率达到90%,或100%,这是能力方面。

第四:机动性,充分的机动性。那么机动性反映在哪?反映在防守上,其实这个目标,目标一致性,不只是说我要达到什么程度,更重要的是我要防止哪些危害的发生,组织里面每天都有很多的陷阱,很多管理的陷阱。

怎么叫机动性?

这个地方在足球场也非常得直观,佩佩非常想立功,冲到了前面,结果后卫只剩了马塞洛,那也不行,这个时候就需要后腰来补位。

就比如说这边市场,我们要做一场活动了,突然有一位同事他就是由于今天大雪来不了了,堵在路上了,这个时间点一定要有其他的同事来补位,其实这就是一个机动性的原理在里面。

总结

所以说一个高水准协作的背后,它要具备这样四个的特点:第一个就是共同和清晰的目标,第二个就是时点同步,第三个就是能力无差,第四个就是我们机动性

除了足球场这个案例,其实大家也可以再想象一下其他的几个高水准协作的场景。

举例A:

第一个就是我们国家的特种部队,比如说我们的雪豹突击队,那么雪豹突击队,大家可能之前也都看过《战狼》,《战狼》其实就是雪豹突击队的一个影视版,里面都可以看到每个人的耳边都挂着一个耳麦,或者他们一个手势,是前进,是进攻,还是说防守,还是说掩护,基本上就通过手势和这种共通的一个频道来进行的。

为什么?其实大多数的高水准协作,像特种部队这种,他们都是在一个频道上通话的,保证一个开放沟通。

举例B:

另外一个场景,就是我们的航空业。航空业对协作的要求,也是特别高的,大家坐飞机也知道,可能没有去过驾驶室,我自己是报了一个飞机的考证课,第一堂课就是告诉你怎么样识别频道。其实在整个航空业里面,所有的飞机和塔台之间,他们是一个共通的频道,也就是说我在开飞机的过程中,我不只是能听到塔台对我的指令,其他跟我同行班机的飞机机长的指令,我也可以听到。

所以说,在高水准协作的场景里面,它基本上都是这样一个非常开放的沟通的环境,也就是说我们的信息透明

那么我们明确了这些方面,有了几个场景为我们做了高水准协作的典范,我们也分析了它的几个要素。

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如何建立一个开放的沟通行为?

有这样几点:

第一:解释说明战略决策

因为我们最大的客户其实是百度,百度有3000人在用我们的产品,当时我们在给它做这个IDE,售后辅导的时候,当时就问一个部门,我说你们今年的目标是多少,现场有30%的人是不知道我们今年的目标的。

这个是很要命的,也就是说我今天干活我不知道去哪儿,我不知道我要实现什么结果,就是在做,就是本色在做这样一件事情。所以说日常的这种解释说明,战略决策也是非常关键的。

第二:日常的工作知会

也就是说,我们平时要保证,我刚才跟大家说的时点同步,我们一年的战略目标,不只说是按年度来划分,也有月度的,也有这种每一周的,甚至于说还有这种每日的工作目标,所以这些目标,我们要保证一个日常工作知会,也就是说跟我一起协作的同事,到哪个程度了,至少我这边是知道的。

第三:自由对话

每个人就像我们这样一个剧场一样,每个人其实手里都有一个麦,你可以向所有人发起你的建议,或者说你的要求,或者说一个求助,都没有问题。

第四:开放发言

允许我们,特别是创业团队人少,允许大家可以直言。有这样一个开放沟通,开放发言的权利。

第五:众包规则

我刚刚给大家说了,这边是我们市场,这边是我们的产品,但是在实际的工作场景中,有很多事情有可能是不能够用部门的岗位职责来解决,那么这个时候怎么办?

这个时候就可以发起众包,像在我们公司的话,我们有黑客马拉松,那什么是黑客马拉松?比如说我今年其实整个的产品路线图已经定了,我要开发哪些功能,在哪几个月实现,这些是已经既定好了,但是有很多需求,在冒出来之后,我也需要去解决掉,那这个时候怎么办?这个时候我们就要众包。

就是我们允许研发团队、产品团队和我们销售团队的人,你们可以随机地自由组合,来解决这样一个需求,最终把这个产品或者功能来实现。这是众包方面。

第六:使用对话平台

中国有一句话古话,叫做“工欲善其事,必先利其器”,刚才触宝的美女,她在做他们任务跟进的过程中,大家可能看到他们用的其实这就是一个很好的工具。

那么明道也是一样的道理,在明道里面也会有任务协作,也会有知识管理,也会有这些板块,所以以上我们充分做了决策说明,有日常的工作知会的跟进,允许我们所有的伙伴自由对话,也能够开放发言,并且我们可以用众包的方式解决很多的突发问题,这个时候我们也需要一个比较好的工具来落地,支撑以上所有的内容。

我们再看一下,

什么在阻碍信息透明?

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第一:

我们的科层

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就像我刚刚给大家说的,你看市场和研发中间,永远有一个走廊,其实在很多公司里面,都是这样的,因为我是做销售,我是从顾问开始做起,之前也经历了,我每年大概拜访客户在300个左右,几乎每天都要有电话回访,有拜访这样的,几乎都有,包括这个微信的沟通,也都有。

那么科层大家都比较好理解,就是我市场部,就干我市场部的活,我产品部就干我产品部的活,产品部的名字我一个都叫不上来,市场部的人我也一个都不认识,在厕所碰见,有可能还感觉这是哪个公司的人,来了我们公司来,会出现这样的一种情况。所以说,在很多的公司里面,阻碍信息透明的话,科层是一个很重要的原因,所以说现在的很多组织,都在做这种扁平化的一种改革。

第二:地理阻隔

现在很多公司是分散在不同地方的,即使是在同一个城市里面,它也是分散,比如说在不同的园区,这样的公司地理阻隔经常有。

第三:繁忙,没有时间沟通

大家每天都在做自己的事情,每天都累得跟狗一样,那么晚上回到家以后,我还要单独打电话跟你说一下,我今天的工作进展,这个也不大现实。

第四:变化快,来不及沟通

第五:领导与行政威权

在很多公司里面,它是没有这样一个开放沟通的下放的权力,没有这样一个授权。

第六:对保密的过度关注

其实保密性,我们之前也做过一个调研,发了一个问卷,大约是调研了1000个企业负责人,这1000个企业负责人里边信息是这样写的,就是在你的企业里面,你认为可以开放的信息有哪些,这1000人里面,50%的人选择60%,也就是说我认为我企业里面有60%的信息是可以开放的,另外有30%的人认为80%的信息是可以开放的,还有20%的人认为30%的信息是可以开放的。

所以说,大多数企业负责人是可以做到信息的一个开放性的,就是我不需要只是这种单独的管道式沟通,我可以把很多东西都拿到台面上来,都可以放到这样一个开放沟通的工具上。

第七:信息技术的欠缺

当然在座的各位,都是在上海。其实是在我们很多三四线城市的客户,他们连云的概念都没有,也就是说我们更不要去奢求他会主动地去找一些工具,看我们自己客户的线索来源,也能够发现这个问题。现在我们明道的话,80%的客户是来自于一线城市和二线城市的,所以说在很多的三四线城市,他们信息技术这块是比较欠缺的。

最后,我们再看一下,大家比较熟悉的,

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用这种透明沟通改善协作的例子

第一个,就是我们的按单制造。

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我不知道在座的各位,有没有制造业的伙伴,我之前有一个客户是飞美家具,大家装完房子之后,肯定要第一时间购买家具,它是要做这种一对一的,上门的家装的设计,到最终的产品的交付,这样一条龙的服务,那么对于他来说,他之前面临一个最大的问题,就是部门和部门之间的扯皮,比如说我是去量这个尺寸的,我量完尺寸之后,我就把这个报表发出来了。

这肯定是一个管道式的沟通,我可能是发的QQ,或者是发的邮件,这肯定是个管道式的沟通,我直接就是一对一的发出去了,但这个时候设计师有可能在出差,或者有可能在陪家人,耽误了顾客的这个时间,这个时候他会有很多理由,他说其实你发的邮件我没有收到,你发的QQ我也没有收到,我当时网络环境不好。

所以说,这样的情况在飞美家具里面,每年至少会出现400起。

这个问题其实很简单,就是我去量的尺寸,我明明是通过QQ和邮件发给你了,结果你说你没有收到,这种情况在他们公司里面会出现400起,但是用了这种开放沟通的平台之后,我是统一发出来的,是让所有人都看到,如果说被接收的这个人没收到的话,那只能说他没有主动去看这个东西,其他人都可以看到,因为它是公开的一个东西,是一个公开的资料,在一个公开的环境下发出来的。

就像我们的微博一样,早期的微博其实帮我们处理了很多政府要做的事情,这个大家可能也有这个感触,很多政府都没有那种主动性做的事情,反而让微博给做了,为什么?因为微博是一个大的舆论场,它有这种净化能力,好的东西,它会受到很多人的点赞,差的东西很多人也会点差评,所以这些好的东西,它驱动政府去做一些改变。其实这是一个道理,在开放沟通的环境下,其实是可以对抗人的惰性,完全是可以对抗人的惰性这块的。这是一个按单制造业的小的场景。

第二个,就是我们的服务业。

服务业这块,也是我们一个真实的案例,就是我们的雕爷牛腩,大家知道雕爷牛腩的翻台率是比较高的,在同行业里面基本上,你看很多的餐馆,你如果是6点去的时候,人很多,8点去的时候,人也很多,但是9点去,有可能就没人了,但是雕爷牛腩它是6点、8点、9点到10点,还是非常多的。

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其实在之前,它这边也有一个很严重的问题,就是我每天的前厅和负责服务员这边,因为它是一对一地导入式服务,前厅是负责一个接单,因为很多通过美团,通过大众点评会过来很多的订单,前厅如果收到订单之后,它会将这些订单主动分派到相应的服务员身上,之前的一种方式就是用一个最简单的,就做一个Excel表格打勾的方式,然后拍张照片,发到微信群里面,就是用这种最笨的方式。

这样会有一个问题,也会存在这种问题,因为大家也都知道,微信群里面,我如果是刚说了一件事情,接着有人再说了的话,我在找之前是比较难的,大家也都知道按照他们这种餐厅的翻台率的话,有可能发完这个,接着二三十条就上来了,很难说第一时间去处理,作为这个服务员来说,他很难第一时间去处理。因为这个信息虽然是发出来了,他也看到了,但他想找的时候,是比较麻烦的,有时候还经常错过,也经常错过,因为毕竟还是比较忙的。

那么在这种开放沟通的环境下,就比较简单了,如果是你的订单,我就@你一下,大家都知道@这个功能,在微博里面,我如果想找某个人的话,我可以@他一下,只要是@了他,就说明这个信息是跟他密切相关的。

其实用的这种开放沟通的平台之后,我是前厅,如果是分派给谁的,我就直接@他,那么作为我服务员来说有非常简单了,到我的消息盒子里面,点开@我的,里面的都在,我完成一个打勾一个,完成一个打勾一个,也就不会出现这种问题的,毕竟它是按照时间来排序的,也是一个开放沟通的透明的环境。

我们看了之后,小结一下。


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高水准协作的四个要素:

第一:统一和清晰的目标

也就是说明年我们要做成独角兽,这是我们的目标,是我们在座所有人,我们现在就是一个团队,我们的目标就是要做成一个独角兽的公司,10亿美金。

第二:时点同步

就是每个人的进度,大家都是知晓的,大家在日常协作过程中,肯定是这种背对背的协作,互相帮着对方看周围的情况,就像特种部队那种作战状态一样,要时点同步。

第三:能力无差

这一点主要还是通过培训来解决。

第四:机动性

不要说我是一个岗位属性,我的岗位属性是市场,我就不能帮着产品,或者帮着研发去做一点事情,不是这样的,其实我刚才给大家介绍众包的原理,所有研发的需求都是来自于我们的销售。

如何做到信息透明?

第一:管理层的支持和鼓励

如果在座的各位,正在创业,或者将要创业的话,你一定要鼓励你的下属和你的伙伴,树立这样一个意识,就是我鼓励这种开放透明的环境,鼓励大家把所有的事情都讲出来,说出来,大家一起讨论,一起去解决。

第二:建立开放和沟通的行为习惯

我鼓励之后,这个其实在很多公司里面,这个原理大家应该也知道,就是说老板关注什么,可能这个东西就往往容易实现,你如果有关注开放沟通这样一个习惯的话,不断地奖励这些喜欢分享,喜欢这种开放沟通的人的话,企业里面,组织里面,自然会形成这样一个习惯。

第三:共享导向的信息化

也就是说我刚才给大家说的,所有的信息我都是可以分享出来的,大家都是在一个频道上去沟通,减少这种一对一的沟通,因为老板都认为80%的信息都可以开放的,你说你还有什么可顾虑的。

如果说沟通是所有事情的基础的话,那么沟通完之后,我们肯定要把所有的事情进行落地,也就是说变成一个一个小的任务,那么这些任务我们怎么办?

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编辑|SmallTalk_Young

校对|SmallTalk_Areslay

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