双剑合璧，结束混乱：任务管理中omnifocus 与日历的配合使用

为了本文描述便利，先对一些高频词汇做出定义，避免重复解释。
标准日程：任务的时间跨度在一天之内，有明确的开始与结束时间，
普通日程：任务的时间跨度超过一天以上，有明确的开始与结束时间；
日历：本文专指苹果系统原生日历（ios 日历已经能与 omnifocus 进行非常好的匹配，所以不再引入第三方日历）；

本文目的

作为一款侧重任务与项目管理的软件，omnifocus 备受好评，在此不多做介绍。
但是omnifocus 的时间属性不强，比如重复任务无法设定重复循环结束的时间；对于标准日程无法以时间块的方式进行明显标识，从而无法准确的对当日安排进行有效预估与事后评估（事后评估涉及到时间管理中的第一关也是很多人最难坚持过来的一关：时间记录，下文会讲到如何运用），在各种视图中，看到的都是一堆的代办事项，无与之匹配的时间段模块，模糊加焦虑。

任何一项任务，无论巨细，执行起来都是需要消耗时间的。如果我们能够引入日历作为搭配，将很完美的解决融合任务管理与时间管理，真正做到重点突出，方向明确指向未来（德鲁克认为一名优秀的管理者其目标与行为都是指向未来而非现在，对这个人佩服的五体投地）。

任务分类

首先我们需要对我们工作、生活中的各种任务进行一次定义和分类，以便展开下文的讨论与分析；根据任务本身的时间属性，可以分为以下3种：

• 有开始与结束时间
  根据任务的时间跨度，可以分为标准日程与普通日程。比如， 2017 年11 月 11 日 15:00-17:00 召开营销方案会议就属于标准日程；准备出国旅游相关事情，准备期为2017年9月1日-2017年9月10日，就是普通日程；
• 有开始时间无结束时间
  有些事情我仅仅需要在将来某一天被系统提示我该开始着手处理了，我不需要现在考虑和决定具体的到期截止时间due。直到开始的那一天到来之前我都不希望这类事情跳出来干扰我。例如，客户在国外，让业务员在 2017 年 6 月 10 日后和他联系。
• 无明确的开始与结束时间
  此类任务在GTD 中属于典型的 “将来/也许” 任务，可以直接归入 “将来/也许” 项目下面，设定一个合适的 review 周期即可；

设置两个至关重要的透视

• due 透视
  作用：
  1、按计划完成既定安排（包括日历里的今日安排与 omnifocus 中的今日任务）后，当天还有空余时间，可以通过查看 due 透视，分析将来到期的任务中，有哪些任务可以分解出一些动作作为当下可以做的；
  2、due 任务都是对截止时间有严格要求的，通过查看 due 透视，可以对未来的任务有个概览与规划，不至于频繁出现指直到deadline 的时候才赶工。
  设置：

due 透视.jpg

• defer 透视
  作用：
  在处理当日任务时，调出那些因为设置了 defer 属性被隐藏，而在当天进入开始时刻的任务，防止沉没。

有一类任务，未到开始时刻，我们不希望其出现在任何视图中，对我们造成不必要的压力与干扰。因此我们会通过添加 defer 属性，将其隐藏，对应的视图需要为可用模式。（设置了 defer，但是同时也添加了 due 属性的任务是无法隐藏的，在未开始之前会以灰色显示，但是仍然可以显示在预测中，需要特别留意。）
defer 时间未到，该类任务被隐藏不可见。到达defer 时间，任务出现在其对应的项目中，变为可见。但是因为这类任务之前没有添加 due 属性，所以虽然可见，但不会显示出现在预测视图中，当然也包括今日视图。这就是需要 defer 视图的原因。

设置：

defer 透视.jpg

准备工作

1. 收集任务到 omnifocus 的收件箱；
2. 对任务的时间属性进行判断与设置。该环节的一个原则就是多用defer少用due！没有真正截止时间的任务不要设置due， 改用 defer 来解决，这样也可以极大的精简预测界面。随着环境的发展变化，当 defer 时刻到来的时候，再判断其是否需要具备 due 属性不迟。判断后后做如下处理：

• 将标准日程与需要每日被提醒的普通日程插入日历中；
• 将不需要被每日提醒的普通日程，以及将来/也许的日程保留在 omnifocus 中；
• 反复的坚持这个动作，将很好的维护自己的任务管理系统，确保其运转优良，而不崩溃。

工作流

接下来我们进入到具体的任务处理流程环节。以从早到晚为序，流程如下：

1. 打开 defer 透视，看是否有今天开始启动的事项。如果因为环境的改变，该任务不需要在当前启动了，就再defer或删除。如果有，进一步判断这些任务从当前情况看来，是否需要设置 due。这里有一个建议，如果该任务确实需要马上启动，无论其是否有截止日期，均设置一个合理的 due，没有 due 的启动任务如同没有启动。设置好后，根据上文分析，如果属于标准日程和需要每日提醒的普通日程，就插入日历中；
2. 打开日历，查看当天安排，优先处理日历中的日程。日程优先级最高，神圣不容侵犯，任务一旦列如入日历，就必须确保其能被执行，否则不要轻易插入日历中。这是确保个人任务管理系统不崩盘的首要原则。
3. review“尽快”项目。有一类任务，我们无法判断其具体的 defer 与 due 时间，反正就是需要尽快处理。比如，客户发来信息希望就一些产品问题，让公司客服尽快和其联系。这种事情不能拖，但是也没有明确的时刻要求。这件事在列入 omnifocus 的收件箱的时候，可能就是：尽快打电话给客服部经理让其联系某客户。类似的事情其实很多，这种事情不能太拖，不然可能导致不好的后果。因此，我们可以针对此类任务专门建立一个叫做“尽快”的项目。该项目的review周期设置为每天。
4. 查看 due 透视，看将来到期的任务中，有哪些可以进行拆分在今天执行一部分，从而推动任务前进。
5. 通过review 透视进行回顾。包括：
   （1）回顾其他项目中的待办任务清单，提高把控力，防止任务下沉（注意针对不同的项目设置不同的回顾周期，避免每天花过多的时间在不必要的任务回顾上）。
   （2）检查每个 due 任务是否有与之匹配的当前行动或行动计划，确保能被推进；
   （3）检查个人任务管理系统在运行中是否有缺陷需要优化，包括流程上的缺陷与系统设置的不合理等。
6. 做第二天的计划：包括将 omnifocus 中的次日任务插入日历，分解due 任务的部分动作至次日；把日历中的全天任务明确到具体时间段；通过在日历中建立一个专门的日历，记录实际执行任务所花费的时间，配合 workflow 非常方便，可以代替其他时间记录软件。这能帮助我们在一天结束的时候，比对之前日历中的计划进行总结。

重复以上任务处理流程，几天我们就能进入到一个思路清晰、重点突出、不断循环、自我优化状态。