了解基本概念
红字冲销法:又称红字更正法也称红字调整法,即先用红字编制一套与错账完全相同的记账凭证,予以冲销,然后再用蓝字编制一套正确的会计分录(全额冲销)。
红字更正法:当多记金额时,还可采用红字更正法更正,将多记的金额用红字填制一张与原错误记账凭证相同的记账凭证冲销多记的金额(差额冲销)。
补充调整法:对会计遗漏的经济事项,按照会计核算程序,用蓝字编制调整分录补充调整,也包括会计账务借贷科目无误但金额少记,按差额用蓝字编制差额调整。
综合调整法:即红字冲销调整法与补充调整法的结合运用。
SAP的反记账冲销(类红冲)
SAP标准的记账是不能直接输入负数的,而是通过反记账标志来实现。首先需要为凭证类型定义反记帐标志,在“控制数据”屏选择“允许负数过帐”标志(Tcode:OBA7)。 下面举一个简单实例来分析该反记帐和红冲的关系及其简单设计逻辑。
凭证100000318为费用记帐,分录:
Dr:费用1111.11元 + 成本中心8233111001(其费用记帐一般都要一成本对象)
Cr:银行存款 1111.11元
*注意科目余额图,此时费用科目4999999901的借方余额为4000元。
凭证100000319为凭证100000318的冲销凭证(Tcode:FB08),分录:
Dr:银行存款 1111.11元 + 反记帐标志(凭证的借方+反记帐= 科目贷方余额增加)
Cr:费用1111.11元 + 反记帐标志(凭证的贷方+反记帐= 科目借方余额增加)
*注意科目余额图,此时费用科目4999999901的借方余额为 4000-1111.11 = 2888.89元。
因为该系统在记帐时不能直接输入负数,也就是不能产生像中国传统的红字冲销分录。
SAP手工如何冲销凭证?
如果不使用FB08而是手工记帐冲销(比如F-02)冲凭证100000318,记帐如下:
Dr:费用1111.11元 + 反记帐标志 (结果余额显示在贷方)
Cr:银行存款 1111.11元 +反记帐标志(结果余额显示在借方)
所以,如果要在SAP系统中达到红冲的效果,无论是FB08自动冲销还是手工记帐,因为不能输入负数,一定是在记帐时将原凭证借贷方反置再加反记帐。实际上在该系统中,FB08冲销凭证无论是蓝冲还是红冲,凭证的借贷方都是反向的,红冲(即其反记账)只反应在科目余额的借贷方上。
总结其反记帐(类红冲)的重要一点就是:反记帐功能,凭证的借方+反记帐 = 科目贷方余额增加;凭证的贷方+反记帐= 科目借方余额增加。
也就是说会计凭证(会计凭证表)还是借/贷方,但反记帐后反应在余额表中则是贷/借方。
这显然不符合国内财务红字冲销的习惯。怎么办?
更符合中国国情的博科ERP可满足需求
博科ERP除了具备大型ERP软件所具有的业财一体、实时生成凭证、成本精细化管理等特点外,比国外ERP更符合本土化需求、更符合国内财务的传统习惯,带来看得见摸得着的操作便利与优势:
一、支持红字冲销(即红冲),红冲不会导致发生额的虚增,是国内财务常用的冲销方式,得心应手;
举例:
1)有已复核记账财务凭证0L0002AB20150000000009;
2)由于金额记错,红冲该凭证(博科ERP菜单→财务会计→总分类账→凭证→查询与修改→冲销→单一冲销):
3)凭证0L0002AB20150000000010为0L0002AB20150000000009的冲销凭证,查看:
4)红冲之后,需填制一张正确金额的凭证。在凭证行项目清单中查看两笔业务,发生额无虚增:
二、用借贷方向记账(也有记账码),优于记账码的记账方式,符合国内财务的传统记账习惯,操作方便;
三、提供三栏式账簿。三栏式账簿是设有借方、贷方和余额三个基本栏目的账簿,各种日记账、总分类账以及资本、债权、债务明细账都可采用三栏式账簿,是国内财务常用的账簿形式之一;
四、一张凭证支持多种货币,一目了然;
五、凭证打印支持本地化设置,灵活包容。