职场技能丨Excel太大，发邮件前压缩的4大绝招

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◎作者丨江风

◎来源丨职场秀于林(xiulin_2017)

小飞刚应聘到一家公司，通过重重考试，终于通过最后一轮面试。

到新公司上班第一天，经理吩咐把报表做好，邮件发给经理。

可是好不容易完成报表，发邮件的时候，系统提示，附件大小超过20兆，不能上传。

Excel文件，明明没有什么东西，但是大小一看20几兆，发不了。

工作之中无小事，领导吩咐都大事。

经理还在等，怎么办？

当然是压缩。

怎么压缩？

且看江风为你细细分说。

大家要了解，一个Excel文件太大原因，大致分为四类。

1、内容确实太多，太大，尤其是公式多；

2、包含图片，图片当然大；

3、包含太多无效单元格，看起来是空的，实际上有格式，当然导致文件giant，这也是本文重点讲述的；

4、包含了某些可爱的超链接。

这四种方式怎么解决呢？

1、公式多，去掉公式。

公式多，可以把公式选择性粘贴，不仅变小，还提升打开文件速度；

2、图片太大，压缩图片。

如果对图片要求不高，可以对图片压缩，达到减小文件目的。

步骤如下：

①、打开“大图片”文件，1.45兆；

②、另存为-“小图片”-工具-压缩图片，选择压缩的像素要求，确定-保存。

③、查看压缩后，图片大小0.98兆。

3、无效单元格，清楚格式

也就是清除格式或者删除没有文字内容但是有格式设置的单元格。

步骤如下：

①、如工作簿包含多个工作表，则首先挑出是哪些工作表体积较大。

打开“2016年出货达成情况分析（体积超大）.xlsx”，分别点击各个工作表，点击后拖动滚动轴，反应慢的，即是体积较大单元格。

本例中则是“日化品类出货明细”、“居然品类出货明细”两张表体积太大，导致excel文件太大。

把这两张表分别移动出来，形成单独的两张工作簿后可以发现，原文件从23.9兆变到39K。

②、打开“日化品类出货明细（12兆）”表格，选中所有空白单元格，编辑-清除格式。

③、保存后退出即可，可见文件大小已经变为14K。

4、超链接，导致体积变大

怎么解决？

留给大家思考，下次跟大家细说。

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