商务英语写作技巧

Writing is not an easy task，一位优秀的作者总是发现连写满一页纸都是一件困难的事，因为每句字词的组织都花费心力、每个语气都须反复斟酌。词汇、语法和风格的正确性是基础，但还有更多是超越这些基础之外的，比如say what you think and reach for the best word。

写作是输出，它已经相距思想跳跃了一步。一位思想者可能不是一位优秀的写作者，正如孔子、苏格拉底的思想都须他们的学生记录。A good writer is a writerwho does not say more than he thinks：他/她能用最熟悉简单的语言，最精确地传递思想，没有歧义，也没有冗长拖沓，段落干净整洁，读来流畅自然。一位优秀的作者也不会过分使用时髦的词语（overuse of vogue words），这就像一位摩托车手不会时刻按新装上的喇叭一样，因为时髦的词语通常总与深邃的思想相矛盾，也可能只折射出骄傲自大（pretentiousness），它会削弱对内容的把握。

细节总是competent(有能力的）writer 注意的，他们会检视写下的内容，看自己作为读者能否理解自己全部想要说的，同时也看内容是否完整、是一个整体。他们有时会联想、会发明，甚至有时候写出的东西跳出了原先的预期，边写就边自行发展了，这也就是“the book writes itself”的境界。

当然，他们也懂得叙述展开与清楚明了的界限，能够将最难理解的部分用最简单的文字表达，也不会让不该出现的思绪不知不觉地渗透到字里行间（sifting in unnoticed），和差的作者相比，他们的突出点在于是思想的控制者、组织者，sorting it out later而不是任其泛滥。最后，他们是采编、编辑（editor）们良好的合作者——只有差的作者才总会坚持他们的作品是神圣不可侵犯的（inviolable），优秀的作者自然有能力将思想换成几种文字表达叙述。

以上是成为一个good writer的general tips。

然而具体到商业写作又有具体的要求，简而言之就是4Cs：Be clear, concise, considerate（慎重的）, and correct.

首先是尽量站在读者的角度。相比散文、小说可能有有意为之的独白铺陈，商业写作首要就是以对方的需求和态度为导向：Instead of saying“I have requested that your order be sent out today”, “you will receive your order by Wednesday” is much better. 并且，切记要直入主题、不要有毫无意义的语法堆砌。商业写作和学术写作、行政写作很大的不同在于，后两者喜欢用动词的名词性形式，翻译过来可能对应“…的落实、贯彻”，“…性”，“…主义”，为了知识的累积和显得正式，商业写作强调“是什么”、“怎样做”的执行力，就像“the implementation of the new marketing campaign will begin on June 1”和“the new marketing campaign will begin on June 1”的区别，后者读来要明快得多。同理，商业写作也要尽可能地用主动时态，这和学术写作常见用被动时态不同，后者表达礼貌、谨慎和规范，而前者则more direct, more concise and often, easier to understand.

Cut unnecessary phrases but don’t leave out key words（to leave out：遗漏）：写之前首先问自己你要说什么，然后写出最简单的句子，可能就是主谓宾结构，或者是动词开始的祈使句，然后视情况加上“please”或“thank you”在句末，以保留友善的态度即可。比方说：

Thank you very much for organizing last Thursday's open house.

（祈使句：非常感谢您组织上周四的开放参观日。Open house：开放日、家庭招待会）

Unlocking the storage shed is the first step.

（动名词短语做主语：开启库房是第一步。Storage shed：仓库）

Please send me the jargon report before you head home.

（祈使句：请在您回家前寄给我一份术语报告。Jargon：行话；head home：回家）

I have enclosed a copy of the deed.

（主谓宾结构：我已附上一份契约副本。To enclose：包含；deed：行动、契据）

以上为商业写作的叙述方法和态度，可以记下句法结构今后模仿。

和general tips相同，商业写作也切记不要用过多所谓的流行词汇，because they tend to wear out their welcome fast（wear out：本意为穿破，通常指磨损、用旧、过时）；也不要在名词前加过多的限定、形容。你可以分几个句子来阐述这些限定，而若要引用学术期刊的语言也尽可能先自己改写一下。

最后就是proofread（校对，和read的分词变化遵循相同原则）以保证意义传达的正确性，尤其检查和动词连用以表达特定意义的介词性短语，比如“leave words”和“leave out words”意义就完全不同，前者是“留下话”，后者是“遗漏话”。

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文章转自：乐知英语小站。

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