怎样写一封K.I.S.S.邮件？

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K.I.S.S.是一种沟通风格，Keep It Simple, Stupid， 用简单明了的方式进行表达，让傻瓜都能懂你的意思。随着电子邮件应用的日益频繁，它演变成商务邮件的必备写作风格 - Keep It Short & Simple，即『短小精悍，简约鲜明』之意。

为啥邮件要简短，写长一点不好吗？

繁忙的商务人士每天收到大量邮件，没时间也没必要逐个打开仔细阅读。他们只挑与自身职责相关度大的邮件看，那些看似与其业务关系不大的邮件会直接被他们忽略。给这些大忙人写邮件时，你得意识到——写邮件的目的不是展示你的文笔辞藻，是向对方传达信息或诉求。因此，发出去的邮件必须能抓住收件人的注意力，并让他迅速接阅读其内容理解其用意。

Time is money，谁有闲工夫看你绕弯子。那些充斥着无关重要的内容、敬语、套话、辞藻的邮件，会直接被收件人无视。不仅如此，收件人还有可能对你的职业素养产生怀疑：这个人怎么没有business sense呀，写这么啰嗦的邮件干嘛？

把邮件写得简练一点，有难度吗？

有人表态：有，如果我写得短，别人就看不懂我写些什么了。一个主管对我说，他在建议一名下属把邮件写简练些时对方不假思索地这样回答。此话一出，让站在一旁的供应商忍不住扑哧一笑。

据我观察，邮件冗长的现象在职场中屡见不鲜。究其原因，写长邮件的人不是刻意拼凑字数加长篇幅，而是真的不知道怎样才能写出简洁明了的文字。因此，无需细读邮件的内容，光看邮件的篇幅，就能轻易判断出发件人的专业能力。那些大段大段写邮件的人，通常是职场新人或能力平庸之辈。

怎样把邮件写得『短小精美』呢？

在这里，我要给写不出K.I.S.S邮件的人开一盏小方。尽管它不是万能神药，却能帮助你理清思路、组织语言、提炼内容，让你的邮件言简意赅、便于阅读。而且，这个方子对常见的英语商务邮件写作很有帮助。

邮件的主要结构分为5部分：

Greeting 与收件人打招呼
Purpose 表明写邮件的意图
Details 具体的情况说明
Future Action 需要采取的行动
Closing 结束语

Greeting

问候语的格式是Dear ________，把对方的称谓写在横线的位置。如果你认识对方，就直接写Ta的名字。如果你知道收件人是谁，就写其职位或头衔：Dear HR Manager 或 Dear Customer Service。也可以简单地写：Dear Sir 或 Madam.

Purpose

第一行开门见山地表明你的目的或意图。有些事务繁多或节奏急促的人一看到这行写得含糊其辞，或者看起来与之关系不大就没耐心往下读。因此，这一行应该写一个能够抓住读者眼球的简单句子，而不是一大段啰啰嗦嗦的开场白。比如使用这样的开头语：I am writing to ask about the sales position posted on 51job.com.

Details

第二段写上你需要告知收件人的情况或者你的诉求。请始终使用简洁的表达方式进行书写，词汇尽量简单，语句尽量简短。如果需要传达的信息比较多，则要用表格、序列符号或者段落小标题等方式，分门别类地将内容展示处理，不要长篇大论地描述。请记住，密密麻麻一大段文字的商务邮件看起来很烦人。

Future Action

第三段写上你期待收件人做些什么，或者告知Ta你的行动计划。不擅长写邮件的人经常忽略这一点。他们可能认为：我已经写得够清楚了，你该干嘛干嘛吧。又或者写到这里他们已经绞尽脑汁了，不知还需要写些什么，一封邮件便草草结束。结果，收件人看完邮件之后就没有然后了，而发邮件的人还在焦急地等待着对方的回复。

如果这里确实没有需要注明的事项，就这样写吧：Please contact me if you have any questions.

Closing

英文信函中结束语的写法要视你和收件人之间的熟络程度而定。对于普通的商务邮件，通常写这些字眼：Sincerely, Best Regards, Regards.

最后请不要忘记在每个段落之间空一行。这么一来，清晰俐落的布局，让文面更悦目，让阅读更便捷。

下面，咱们来看看用上述方法写出来的邮件是什么样子的——

Dear Customer Service,

I'm writing about a problem I had with my iPhone.

The iPhone was purchased on January 15, 2010 and the phone crashed on November 15, 2010. It crashes and reboots continually. I tried resetting and restoring the phone, but none of those actions solved the problem. The phone is less than a year old and is useless.

Please let me know by the end of this week how I can take care of this problem. If I don't hear from you, I will visit one of your retail stores next week.

Respectfully,

Kelly Flynn

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