现实生活中,我们经常发现一些人不加班,且完成的质量超好。
采访了十位职场高效达人,总结了他们不加班秘诀。今天,为大家分享高效工作的5个关键,让我们一起与工作友好相处,跟加班Say Goodbye!
1.适度留白,使大脑更高效
高效的工作是指在有限的时间内,产生更多高质量的成果。它包括两个方面,即效率和效果。那么,如何保持高效率下的高效果呢?首先,我们要学会给大脑适度留白。
我们都知道,大脑处理问题的速度取决于它内核中储存内容的多少。如果我们把所有事都交给大脑,大脑将沉溺在繁杂和琐碎中,无法自拔。
我们要给大脑适度留白,将一些事情交给工具,解放脑动力。
桌面随手放一个记事本,当你灵光闪现的念头出现时,随手记在笔记本上,以免影响大脑处理当前工作的效率。
比如大部分人有这样一种状况:当早上打开文件准备工作时,工作之中突然想到同事的U盘没有归还、领导交给的文件还没有打印等等各种繁琐之事。很多人,此时离开工位,将U盘还给同事,将领导下午需要的文件打印出来,损耗了大半时间。当再次回到工位之时,回想刚才工作的位置,又花了数分钟回到先前的状态。正在此时,你想到今天朋友生日要发个祝福语音、楼下快递打电话要取快递,你匆匆地跑去处理这些事务……一上午过去了,你发现你的工作文件,还是之前看的状态。在这种持续被打断的状态下,你回到初始工作文件的位置需要巨大的时间成本。
此时,你手边备用记事本,当遇到此时浮现的杂事念想,马上记录在记事本上。当你忙完这部分工作,处于休息状态时,再去归还U盘、打印文件、发个语音、取个快递。你用了10分钟本应属于休息的时间,替代了之前需要来回奔跑且再次回到工作状态中的1个小时。
你给大脑留出空白,不再将琐事留在记忆中。你处理工作的速度快了,你懂得了合理安排时间。
使用备忘清单工具,释放大脑空间,如sunrise,奇妙清单等等。将需要备忘的会议及处理的事件,及时放在工具中。让工具帮你备忘,释放大脑存储空间。
适度留白,才能释放脑空间,使大脑更高效,进而跟加班Say Goodbye!
2.合理安排计划,使行为更具目的性
项目管理包括五大过程组:启动-规划-执行-监控-收尾。而一个项目或者工作是否成功,往往取决于规划是否做好。
很多人,执行时热血澎拜,鲜有规划。一个工作或者项目,前期应一半以上时间用于规划。
一个好的规划为我们执行提供了指南和方针,为我们监控和反馈行为提供了基准。在物流行业,70%的工作是用于计划。一个工作是否高效的关键,也往往取决于计划做得是否周详。
计划,应层层分级,细化到可以实际执行且可定量监控。分级完成后,我们要排列活动顺序,列行动清单。将紧急重要的事情及时处理,完成一天的工作必须事项。
同时,计划时记得给所有事情设定一个期限,这样行为才能更高效。可能你的某些工作没有领导强制的Deadline,但自己可以给自己设定一个期间。如三月内托福达到100分以上,此目标必须具体,而不是简单的我要学好英语,且按照截至日期的三个月,来规划自己每日行为。
给所有事情设定一个期间,定能让领导对你高效的行为方式更加赞赏。是什么信念使你每天能坚持在天还黑或天刚亮时开始工作?答案是我们的Deadline。
合理安排计划,有的放矢,才能事半功倍,才能跟加班Say Goodbye!
3.适当休息,使精力更充足
可能很多人会认为工作时间越长,工作越持久,生产力会越大。但据福特汽车公司的创始人亨利·福特实验结果:“当你把你的每日工作时长由10小时减少为8小时,把每周工作时间由6天缩短至5天时,你的生产力会有所提高。”
1980年,商业圆桌会议发布一篇名为《制定好的加班时间对建设项目的影响》的报告。报告指出:如果队伍成员持续2个多月,每周工作60小时或更长时间,那么生产力会不断下降,从而无法按时完工,其需要的时间会超过由相同规模但一周工作40小时的队伍所需的时间。
大部分人错误的时间和加班观念,造成了现实中无数人奔波在加班的第一线。
美国军队所进行的一项研究,“每晚失去一小时的睡眠时间会导致认知水平下降的程度,相当于0.10的血液酒精浓度所引起的认知水平下降程度”。充足的睡眠,不仅有利于身体健康,对我们高效的工作也至关重要。
我们要保证充足的睡眠。早睡早起的习惯,远大于晚睡晚起。
据研究,人早起工作一小时相当于晚上10点后工作三小时。在我们具备充足睡眠的时候,也要学会充分利用自己的精力。早睡早起,保证休息时间,绝对是高效工作,避免加班的不二法门。如果你现在腾不出时间休息,未来只能腾出时间来生病了。
适当休息,使精力更充足,使工作更高效,进而跟加班Say Goodbye!
4.对无关的事情说NO
工作中,我们难免会遇到各种事务,学会对无关的事情和请求说NO,才是提高我们工作效率的关键。
当你在耐心工作时,朋友约你去超市买东西。当你在处理工作时,朋友请求你修改文件格式。当你在整理报告时,朋友请求你打印东西等等。学会甄别重要的事及对无关的事情说NO,我们才能专心处理自己的工作。
根据帕累托原理(Pareto Principle),80%的成果来自于你20%的付出;而20%的成果会消耗80%的付出。
与其更努力工作,我们不如就把注意力首先放在产生80%成果的那部分努力上,适度放弃剩余的部分。这样我们将会有更多时间去关注更重要的事。
对无关的事情说NO,专心处理重要的事,我们才能跟加班Say Goodbye!
5.正念冥想的力量,提高专注力
在实验心理学中,正念被解释为能够平静思想、把注意力集中到当下和排除一切干扰的能力!
简而言之,正念就是此刻你知道自己在干什么。比如你正在拖延,而此时有另外一个精神层面的你跳出自己的身体束缚,在另一个空间监督自己,提醒你正在拖延。此时,你会意识到自己,从而避免拖延。
我们要学会冥想,冥想可以使我们:
A. 更平静(想办成一件事:情绪和专注很重要)
B. 更快乐(相关实验:曾经相关科研人员研究过很多冥想十年以上的喇嘛的大脑,发现他们主导 快乐的神经,远比常人活跃,厚实)
C. 让人活在当下
D. 可以提供人们做事儿的动力。
经常冥想,利用正念的力量,提高我们专注力和自知性。你的拖延行为将减少,你的行为更高效,你会逐渐跟加班Say Goodbye!
学会这五点,你将工作更高效,将逐渐摆脱加班困扰,将逐渐赢得领导信赖。愿你天天不加班儿,愿你职场生涯更顺畅。