看勤哲系统如何提高效率（项目资金流案例）

项目背景:
客户是国内一家著名建筑企业，大量工程，大量资金流，需要用一个简洁，高效的资金流管理系统。客户给如下1-4个报表及要求：

1. 输入项目名称，银行与账号，费用分类时，可以实现自动选择，最好能通过拼音第一个字母或数字进行搜索自动填写。

2. 出纳登记现金流水账时，留空费用分类，让会计来选择分类；同时要求，会计只能修改费用分类，不能对出纳登记的其他信息进行任何修改。
3. 做到动态反映项目资金余额。下面1-3个表的蓝色部分要相等。
4. 跨年可以自动启用新表格，同时数据要有连续性。

报表1

客户要求报表格式-1

报表2

客户要求报表-2

报表3

客户要求报表-3

报表4

客户要求报表-4

分析：

报表1-3，实现比较容易，难度在第4个报表。

1. 项目数量是动态的，而且每个项目及汇总都需要分3列显示（项目累计，本年度，本月）。
2. 表中数据行（row）性质不统一，无法用简单是交叉表来实现统一提数。
3. 最底下一行统计“期末资金余额”，每个项目的3列公式都不相同，如果明细表自动向右扩展的时候，公式不能正确复制到新增的列（所有新增的列都会复制最后一列的公式）。
4. 最后一行的“本月”列公式里面的 “上月期末数”无法直接在EXCEL公式里面实现，这个数也无法直接从数据库中提取，需要先计算出每个项目“上月期末数”，这个是本项目最难点。

拓展：
为什么说“上月期末数”无法直接从数据库中提取？
因为：我们设计系统的时候，所有数据应尽量做到“一次输入，需要时调用”。这个原则就是尽量避免相同数据重复保存在数据库中，要充分利用数据库本身强大的关联查询功能。客户要求的1-4报表，我们都不会单独为每个报表保存数据，更不会为每个报表每月保存一份数据，只有在需要的时候查询数据。

我们会用一个非常简洁的操作模板输入流水账。客户要求的报表1-4，看似这么多复杂的内容和格式，其实都可以自动生成！ 这就是本文的 重点：勤哲系统如何简化工作，提高效率。

实施步骤：

A. 设计一个简洁的数据录入模板。

数据录入模板

说明： 流水号，付款日期自动录入，自动计算余额，项目名称，银行账号和费用分类设置列表选项。设置2步工作流：第1步，出纳填报除费用分类之外的内容，出纳保存后，会计或会计主管办理工作流第2步，选择费用分类，除此之外，会计或会计主管无法修改出纳填报的内容。

报表1-4所有数据均来着这个简单的录入模板。

B. 按客户提供的表样（2-4）格式设计3个纯查询模板。顺便提一下，这里也体现了勤哲自定系统的高度灵活性，完全根据客户需要的表样定制系统。

表2-4纯模板

C. 客户需要的表1, 用自定义查询模板实现。

表1:自定义查询

D. 设置年末自动转结模板，设置自动任务，在每年12月31日23:50分定时执行。

定时执行模板

E. 设置其他基础或辅助数据模板

基础或辅助模板

总结：

客户需要的项目资金流分析既要按照项目名称，银行账目，会计科目还要按照累计，本年度，本月分别来统计。如果不用一个好的系统工具，就必须请一些有经验，思路清晰而且耐心细心的会计师来做账统计了，具体请的人数还要根据工程项目数量的增加而增加。

而采用勤哲系统后，所有工作都简化到步骤A那样，只需简单登记交易摘要即可，这个录入工作基本不需要什么水平。全部统计工作由系统自动完成。

下面是系统报表1-4动画展示：

表1-4效果动画

如果您单位也需要这样一个类似的系统，可以和我联系，如果您想学习怎样设计一个这样的系统也可以和我联系。

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