一分钟学会Excel下拉菜单，原来这么简单

嗨，大家好~

这里是一周进步，我是大西萌。

早几天学校的一个小师妹突然间来找我聊天，跟我吐槽说，经过三年的努力自己终于坐上学生会部长的位置了，然而学校要求部门提交一系列的资料，在资料搜集中遇到了很大的麻烦。

学校学生会组织招新已经结束，试用期过后留下的新成员，需要制作一批新的通讯录，主席传达给部长，部长传达给组长，组长再分配给每个干事去填写个人信息。

然而几天后收集上来的名单，如下图，却让人大跌眼镜。

“金融与贸易系”被新干事写成了“经济与贸易系”

“投资与理财”专业被简写成了“投理”

因为数据录入规则没有规范统一，导致了干事们随意填写，最终产生了数据录入有错字、简称与全称同时录入等问题。

确实，数据录入的繁琐，工作效率的低下，甚至数据出错率居高不下，分分钟会影响自己工作的心情。

那么究竟如何才能提高效率，保证数据录入不会出错呢？

解决思路

把能够固定录入的信息，变为下拉列表的方式，由填表人通过直接选择的方式，填写信息，避免手动打字录入失误。

解决方法

利用序列，生成下拉列表。

方法一：数据验证

可使用数据验证来限制数据类型或用户输入单元格的值。数据验证的最常见用法之一是创建下拉列表，利用下拉列表限制用户输入数据的值。

1. 在单元格中创建列表数据区域

2.选中索要限制的单元格区域

3.单击数据选项卡

4.选择数据工具组中的数据验证

5.在验证条件中的“允许”选择【序列】

6.在“来源”中选择我们第一步创建的列表数据区域

方法二：快捷键序列【alt】+【↓】

在现有的数据区域中，若已经包含了所有的系别，那么我们可以使用快捷键的方式录入数据。

1.选中数据区域下的相邻单元格，注意一定是要和上方数据相邻的空单元格

2.使用键盘上的【alt】键+方向键【↓】

3.系统会识别出上方所有数据并且生成快捷下拉列表

4.用键盘上的方向键上下选择数据并敲击回车即可或  使用鼠标选择我们需要填充的数据

然而我们会发现，序列只能录入一列数据，若我第二列的数据想随着第一列的变化而能够录入不同的数据，这要如何操作呢？

这个时候，我们可以考虑使用多级联动序列来完成我们的操作。

多级联动序列

我们在网上填写个人信息的时候会发现，在地址一栏中，我们先选择了省份以后，在后面的选项框中会显示出对应省份的城市供我们选择，以此类推下一个选项框对应的是区。

这种由前一个选项框决定后一个选项框内容的序列，称之为多级联动序列。

那么在我们Excel中如何实现这样的一个多级联动序列呢？

以二级联动为例

建立一个两级联动的列表数据区域

建立一级下拉列表

1.在单元格中创建列表数据区域

2.选中索要限制的单元格区域

3.单击数据选项卡

4.选择数据工具组中的数据验证

5.在验证条件中的“允许”选择【序列】

6.在“来源”中选择我们第一步创建的列表数据的首行

7.创建列表数据名称

1.选中列表数据区域

2.点击公式选项卡

3.选择【根据所选内容创建】

4.只勾选【首行】即可，去掉其他的勾

5.点击确定完成名称的创建

这个时候我们可以在“名称管理器”中看到我们定义的系别，以及每个系下方对应的专业。

建立二级下拉列表

1.选中专业下面的单元格

2.单击数据选项卡

3.选择数据工具组中的数据验证

4.在验证条件中的“允许”选择【序列】

5.在“来源”中输入公式=INDIRECT()

6.在括号中选择左侧的单元格

7.注意，要去掉数字前面的【$】符号

然后我们来看看现在的表格，在系别这里点击“财经系”，然后在专业下方就会出现对应的专业名称。

快速填充区域

1.确认无误后，删除单元格内容

2.拖拽单元格右下角的填充柄

3.使所有被填充区域都建立二级下拉列表

二级联动下拉列表完成以后，同样的原理，三级联动下拉列表也是建立在二级的基础上，重复以上操作。同理，多级联动下拉列表也是如此。

多级联动下拉列表既提升了工作效率，又保证了数据不会录入出错。虽说无法使自己升值加薪，但是最起码保证了自己不再夜夜加班，可以腾出晚上的时间出去约个会~

如果有什么小技巧想要学习，欢迎来后台留言，大西萌将会在下一期专栏中会继续为你们解答。