用TAC模型,终结“无效会议”

你曾经主持过会议吗?你有没有参加过很多冗长而无效的会议?我们在企业里啊,天天要开会。有时候一天下来的时间都被会议排满了。想一想,有多少会议是真的有效的呢?召开一个会议很容易,但把一个会议开好却非常不容易。


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大家算一下,在公司的时候,平均一天有多少会议要参加?小的有讨论会,部门小会议,大的有跨部门项目会议,以及公司的大会,还有培训会,推介会,客户见面会,等等等等。几乎是,在公司的时间,一半用来开会,另一半才去落实工作。有的时候你会不会觉得,很多会议开了跟没开一样?去开会以前,我也不知道是个什么会,就去了,开完了以后,我还是不知道这是个什么会。

如果会议只是空喊口号,只是众说纷纭,而没有达成什么计划和目标,更没有落实到什么行动上,那么会议就等于浪费大家的时间。只有在每一个与会人员走出会议室的时候,明明白白知道马上该去干什么,这个会议才是有效的。那么,开好一个会议真的就那么难吗?如何把会议开的高效,有结果呢?

今天,CZ院长就要教大家,主持会议,如何用TAC模型搞定。

我们在开会之前要问自己的第一个问题就是,请问,你有必要召开会议吗?是否用电话会议和电子邮件也可以取得同样的结果呢?如果决定要召开会议,一定要有一个清晰的目的,这就是会议主持的第一条。

1)Target 目标。主持会议的第一招,清晰的目标。

在开会之前,一定要有一个清晰的目标告诉大家,为什么我们要召开这次会议。有可能这场会议是为了传达信息,有可能是为了阐明新方案,有可能是新产品发布,有可能是为了和大家达成一致意见,有可能是为了布置任务,采取行动。

要做到目标清晰,这就要求,会议的发起者,必须提前告诉与会人员,该会议的内容,需要哪些数据,还有要讨论的相关问题。这样,参会人员才可以带着自己的建议和想法,和支持性的数据,来参加会议,以便各方领导在会场上拍版。如果你是会议发起者,那么这对你来说就是一个挑战,你要通知大家的不仅仅是召开会议的时间,地点和主题,还必须起到会议的组织和协调作用,甚至与每一位核心与会者(英文叫stakeholder)充分沟通,保证会议的效率。

2)Agenda议程。主持会议第二招,详细的议程。

一个好的会议必须有一个清晰的详细的议程,以防止跑题。当然,有一个议程还不够,还要注意可能出现隐患。有的时候,我们真不知道自己在开会的时候会说些什么。比如,老板刚刚跟大家宣布说,部门下周要去巴黎参加展会,并且要和大家一起讨论如何借助这个机会提高公司的销售额。可是话音刚落下,大家就纷纷讨论精彩的巴黎之行了。女同胞们嚷嚷着要去哪里哪里买包包和化妆品,而男同胞们却觉得终于可以脱离家庭的束缚去酒吧好好喝几杯了。那么这样的会议如何继续呢?结果只会总是跑题,总是被打断。

如果你作为会议的主持人,你的任务就是要礼貌而坚决地不让会议跑题,不让会议被打断,把大家随时随地拉回来。所以当大家开始跑题时,你要坚定告诉大家,时间紧迫,我们必须提高效率,把会议开好,并且告知今天的会议要完成的议程有哪些,希望大家按照步骤来执行。不要开小差。其他的私人事项可以下班后再讨论。

要知道我们每个人都非常忙啊,千万不要去浪费别人的时间,开无效的会议。因此我们说,在会议当中,必须有一份详细的议程,而且还要防止跑题。

3)Confirmation确认。主持会议第三招,确认和跟进。

有了清晰的目标,详细的议程,我们每个人都能带着目的参加会议,也不太容易跑题,你的会议已经成功了一大半了,千万不要虎头蛇尾,在最后功亏一篑哦。所以在会议结束的时候,我们一定要有一个明确的确认和跟进。

什么意思呢?很多会议在结束的时候,大家感觉好像已经达成一致了,可是又好像还没有达成一致。如果这个时候只是匆匆结束了会议,很多人在会后收到会议纪要邮件的那一刻,突然提出反对意见,不对啊,我在会议上没有这么说啊,没有这么答应啊,你没和我确认过啊,于是这个会议的主持人就很尴尬,不得不重新协商,甚至再次开会讨论。为什么呢?因为我们每个人都有自己的想法和思考的方式。所以在会议结束的时候,作为会议的主持人,一定要和与会的每一位重要参与者,stakeholders一一进行确认。

如果你是会议主持人,这场会议是关于新产品的推出,并且你邀请的是各个部门的人来参加。那么在会议的最后,你要跟每个部门一一确认,销售部是否可以开始准备销售计划,市场部的推广计划是否确认,研发部是否技术确保没有问题,生产部是否确认开始量产。这样才能确保,每个部门,都知道围绕着这个新产品接下来如何开展工作。


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主持会议,TAC模型用起来,Target,目标,Agenda,议程,Confirmation,确认。只要做到这三点,你的会议一定能更有效,你一定会成为一个非常棒的会议主持人哦。

最后还有一个问题要提醒大家,有时候已经通知好大家会议的时间和地点了,可是由于突发事件,或者和领导的时间临时冲突了,导致了会议不得不取消。这时,你一定要迅速处理,不能一拖再拖,如果直到会议前十分钟才通知大家,是非常不礼貌的。因为与会人员可能本身非常忙,时间很紧张,为了这个会议而推掉了其他重要的事情。如果你尽早告知大家会议的临时变动,那么他们才可以去安排其他的事情。设想一下,如果别人约你周末吃饭,当你开了几十公里路到了吃饭地点时,对方才电话你,不好意思哦,我临时有事,今晚的约会要改时间。神马?这不是耍我吗?你肯定觉得很愤怒。一定要尊重别人,千万要重视这些细节,开会时间有变动,一定要马上告知与会人员,安排会议的调整。

希望大家能够称为“无效会议”的终结者,从你开始,让每一场会议,开得简洁,高效,有质量!

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