职场中有人轻松漂亮的完成任务,按时下班陪伴家人;有人加班加点都不能完成,结果甚至用糟糕二字形容。
其实二者的工作量差不多,为何差距却如此大?
去年开始,公司业务从华南地区扩展到了全国。
作为公司的主力部门,近段时间一直在扩大人数,不停的招人。三个月前,小美经过三轮面试,加入了我们。
最近安排给小美的活总是不能及时完成,甚至是容易不费时的任务,都不能够及时给予反馈。作为部门领导的我,在员工转正之前照例需要和下属沟通一次,刚好借此机会和她谈谈工作上遇到的困难。
昨天,我让小美来趟办公室,等了十几分钟没见到人,我决定去她办公区看看她的工作状态。见到小美第一眼,双眼浮肿头发凌乱,盯着电脑显示器,双手不停的在键盘上敲打着,时不时看看手边的文件,而办公桌上堆叠的工作资料杂乱不堪,像极了大学男生宿舍的电脑桌。
我让她暂停手上的工作,来办公室谈谈最近的工作。她“啊”的一声连忙道歉,说工作太忙了,好多事没做完,所以忘记来找我了。
谈完之后,了解到小美的困惑是:每天都有不同的工作不同的任务,手上的事还没做完,又来了另外一件事,有时候完成任务不达标又得重新梳理重新做一遍,几乎每晚都要很晚才能回家,睡觉的时候又惦记着工作,导致本来睡的就晚,然后睡眠质量还不好,所以经常性迟到,结果就是第二天早上都没怎么“整理”自己就急匆匆赶到公司,然后就出现了我刚刚看到她的那一幕。
其实并不是小美有这种困惑,很多工作多年的朋友都会遇到类似的情况。那如何才能避免出现这种状况,快速漂亮的完成工作任务呢?那就需要有“偷懒”的技巧了。
1、工作要学会归纳总结
不仅学习需要归纳总结,工作更需要。每天早上上班前或者晚上下班前,花几分钟时间梳理下目前手头上的项目,把项目按照轻重缓急和难易程度分类。第二天就把重要的、容易的工作先完成,不急和相对比较费时的可以晚点去做。如果领导中间安排新的任务,可以询问任务急不急,最晚什么时候完成,然后把工作重新安排。如果仅仅是帮领导定会议室之类不费时的小事,最好是第一时间完成,并及时反馈给领导。
当然了,能够把工作安排的有条有序并不是件容易的事,考验的是对各个项目的熟悉程度、自身对项目的把控能力。
2、办公软件的熟悉度
日常工作要用到的办公软件不要求做好非常熟练,至少需要掌握简单的或者用的最多的技能。比如文职类的工作就必须操作office办公软件,不能够说制作一张简单的表格还要花费一两天时间吧;设计工程师就必须掌握相互绘图软件,简单的命令争取可以使用快捷键。
3、善于调配人脉资源
不管是谁,身边都有关系比较密切的同事,在自身的工作非常饱和的情况下,可以把一些容易且不费时的工作交接给同事,让他帮忙处理。但也是需要有前提条件,一是同事真的是关系不错,也善于帮忙;二是同事大致了解交付给他的任务信息,如果完全不知道,还要去从头到尾的了解这个任务,就还不如亲自完成;三是无论同事工作能力有多强,一定要养成交付前自己再检查一遍的习惯,并不是担心同事的能力,而是只有自己最了解任务,为了以防万一,检查后方可放心。
4、跨部门沟通的及时和有效
绝大部分的工作涉及的部门都不止一两个,所以一定不能把太多时间放在协调部门当中。比如组织多个部门开项目会议,为了让所有参会者都可以准时参加,最佳的办法就是提前打电话沟通会议时间,再者就是邮件通知。如果会议邀请发出去之后,有人临时有事来不了,会议不可取消,需按时召开,让他缺席或者安排别的同事过来都是可行的。
5、不害羞勤张口询问
不少职场新人从学校毕业进入社会,角色关系还没转换过来,学校的时候是花钱请老师讲解,如果在职场中还是等着别人来教,就会把工作陷入被动。
不懂的工作流程,不明白的项目任务,不知道的专业技术,靠自己查询资料,不仅花费过多的工作时间,导致工作完成的很不如意,而且还会因个人理解差异性,使得工作出现差错,得不偿失。只要嘴巴甜点,微笑多点,平时勤快点,态度真诚点,问题问对人,不少人都乐于当老师,相信既提高工作效率,缩减工作时间,还能增加同事间的感情,何乐而不为。
6、保证充分的睡眠时间
如小美睡眠不足,头脑混沌,影响的不仅是工作,更会让领导对邋遢的形象产生负面印象,从而怀疑工作的能力。
保证充足的睡眠可以让自己的头脑时刻保持清醒,提高工作效率;让自己的身体充满朝气,展现出年轻人阳光积极的一面。相信每个人都喜欢身边那个阳光乐观的年轻人吧!
职场中并没有真正偷懒的技巧,有的只是合理安排时间,提高工作效率的技巧。
职场的最高境界不是让工作支配你,而是让你去掌控工作。