【Excel成长记】数据有效性

数据有效性

数据有效性是在尚未输入数据时，预先设置，对单元或单元格区域输入的数据从内容到数量上进行限制，对于符合条件的数据，允许输入；对于不符合条件的数据，则禁止输入。这样就可以预先系统地检查数据的正确性、有效性，避免错误的数据录入。——百度百科

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我们在报表制作过程中，常常需要输入不同类型的数据，例如时间、证件号码、下拉列表等。在录入数据（特别是大量录入）时，难免存在输入错误，从而影响到数据的质量和计算结果。那么如何控制这些错误的发生呢？，除了细心、细心、再细心之外，事先对相关字段进行数据有效性的设置，是个行之有效的办法。

在Excel2010中，可以通过【数据】→【数据工具】→【数据有效性】来打开“数据有效性”对话框

小树良品

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学习几种常见的数据有效性的应用：预先设定数据的输入格式、限制中文输入、制作下拉菜单、设计自适应下拉菜单、数据的唯一性检验

（1）预先设定数据的输入格式：“数据有效性”可以根据字段数据类型和范围进行格式预设。如下图对于表格中年龄一列，只能输入整数，通常介于0—100岁，利用数据有效性可以进行如下设置：

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设置完成后，可在C列中进行录入，当录入的数值在0—100之外，系统就会自动弹出窗口，提示输入错误，如下图：

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同理，对于身份证号码，我们也可以限定数字的长度；对于入职日期也可以设置格式和时间。

（2）限制中文输入：在【数据有效性】“允许”中选择“整数”，的确可以限制中文的输入，但同时字母也无法进行输入。我们可以通过函数来进行设置：同上在【数据有效性】“允许”中选择“自定义”，然后在“公式”中输入：=AND(LEN(C2)=LENB(C2),LEN(C2)<=3)，如下图：

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点击确定，完成有效性设置。公式含义：因为单独字母和数字均为单字节，汉字为双字节，所以采用LEN和LENB（前面函数系列已提，可以自行复习记忆）

（3）制作下拉菜单：在Excel中有两种方法制作下拉菜单，第一种就是现在的数据有效性，另外一种后续会讲到动态图表小节（后续再展开），在【数据有效性】“允许”中选择“序列”，然后在“来源”中输入选项即可，注意选项之间一定要用英文状态下的逗号，如下图：

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当然也可以在“来源”中，选择预先制作好的选项列表，假设选项列表与下拉单元格不在同一张工作表，如选项列表在Sheet 1，而下拉单元格在Sheet 2。我们需要在“来源”中输入=INDIRECT（“Sheet 1！选项列表”）这样就可以横跨两个工作表来制作下拉菜单。

（4）设计自适应下拉菜单：使用下拉菜单有两个目的：一是限定选择范围，防止输入错误，二是提供交互选择，实现灵活查询。但当遇到下拉列表太长，下拉选项数量以白计甚至千计时，要想快速从下拉菜单中找到目标选项反而不那么容易了，通过结合函数可以实现下拉菜单选项的快速选择。在【数据有效性】“允许”中选择“序列”，然后在“来源”中输入函数OFFSET（）、MATCH（）、COUNTIF（）嵌套组合（暂不展开，利于职场新人快速吸收）

（5）数据的唯一性检验：对于不重复的数据列表，在表格录入时，为了防止重复录入，也可以使用“数据有效性”一旦录入的内容在前面已经录入过，就会出现窗口提示，我们同样需要结合函数公式设定。在【数据有效性】“允许”中选择“自定义”，然后在“公式”中输入：=COUNTIF(A:A,A1)=1，A：A为整个A列，A1为相对引用。每次录入时，公式会自动判断该数据在整个列中是否唯一，如输入数据不唯一，则系统弹出提示对话框，并拒绝录入。

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愿你如小树一样，茁壮成长！