一些职场朋友，尤其是大中型企业的，每天很忙，但却没有掌握基本的邮件管理方法，徒增加了许多焦虑。菜少在邮件管理上有一点点心得，给大家分享一下。
这个方法小快灵，简单好用。
方法是这样的
菜少习惯用 foxmail ，并在左侧创建一些标签。如图所示。
一个邮件管理的样例
这些标签的定位是这样的：
todo now：顾名思义，立即要做的事。比如：老板的一切指示（老板的事当然总是高优先级）、同事眼前急需数据、火急火燎的事故处理、下班前需要完成的会议纪要……原则是：尽可能地让 todo now 处于清空状态。如果这个标签有东西，就不能休息。
todo short：稍后要做的事情。这个“稍后”可能指的是半天或者一天。这些事情也需要在较短的期限内完成，但不如 todo now 般紧急，可以“稍稍放一放”。只要保证 todo now 全部处理完毕，再来应付这个标签，就可以很从容了。
todo long：较长要做的事情。这个 “long” 可能是一周甚至更长。其中的事项可能是：下周三的会议邀请、两周后需要提交的报告等。
storage：储备要做的事情。可以理解成比 todo long 更低一级。这些事没有时间的限制，仅仅只是储备着，什么时候有心情有时间就可以提上日程的。
以上四个标签是动态的。完成了的，就销项了； todo now 清空了，可以将 todo short 的部分事项升级到 todo now ；或者随着时间的推移，一些 todo long 的邮件将升级成 todo short 。
——这就成了一个小型的时间管理系统。
除此之外，还可以自建一些标签，比如学习资料（觉得好的邮件，好的思路，有时间可以再看看内容）、数据留档、问题反馈等。这个因人而异。
场景就成了这样
一早来到办公室打开邮箱，靠，又是40封未读邮件。花10分钟通览所有未读邮件，并进行拖拽分类：有的扔进 todo now ，有的扔进 storage ，有的直接归档，有的搂一眼就可以过了。
紧接着处理 todo now ，一项一项来，所有注意力都集中在一件事情，一旦处理完（或者说有个结论），翻篇，不再占大脑内存了。还是那句话：todo now 不清空，不能休息。
todo now 处理完后，可以松口气，起来喝口茶，然后很从容地处理 todo short 里的其他事宜。这个时候心里有底了，很踏实，一切尽在掌握的感觉。
经过一天的努力 “销项”，todo 区里已经空了许多。看看 todo short 里还有几件事情，todo long 还有十几件事情，但都没关系，待办事项都待在了它们应该待的地方。了无牵挂地离开公司，把所有的公事都扔在了公司电脑里。
第二天沿着前一天的存档，继续“销项”就好了。
知其所以然
接下来，要自卖自夸了。
1、真正令人焦虑的是“同时想很多件事情”
相信很多朋友都有这样的体会，一堆事同时挤到你脑袋上，倍感焦虑和烦躁。
这是人类的本能反应：你在做着表格的同时，还想着会议室没有定，还突然想起有个客户投诉没解决，还想起下周特卖会方案里个地方有修改……脑细胞飞速地做着布朗运动，这样的状态不可能不焦虑。
但如果你始终面对一件事情（英语里叫“do one thing a time”，即“一时一事”），人会非常舒服。
邮件管理亦如此。
2、要建立秩序
有朋友觉得上面说的很对，要“一时一事”，所以100封邮件开始从头到尾、逐一处理。那问题来了：如果最重要最紧迫的那封邮件（比如老板让你给某重要客户转个数据）恰恰在最后一封怎么办？你花了一整天处理完前面的事，当看到这封很重要邮件时，一切晚了，已经搞砸了。
所以要建立秩序——轻重缓急的秩序。如上面提到的 todo now 、 todo short 和 todo long 一样。这是整个邮件管理的关键，它为你创造一个舒服的环境，让你能够很踏实地去“一时一事”地推进。
3、时间管理的最高境界是“心如止水”
所谓“心如止水”就是，可能有100件事情还没做完，但是你心里很踏实、不焦虑。因为你知道一切尽在掌握，你知道事情不会被耽误。
当你清空 todo now ，可以起来小休息一会，不必很焦虑地一直处于打仗的状态。有可靠的秩序体系做支撑，你需要做的只是按照秩序逐一完成、各个击破。
4、其他
人的大脑是长于思考、短于记忆的——记忆是纸笔和电脑硬盘的强项。如果把很多事都存在大脑里，是一件很容易焦虑的事情。
所以，最好的状态是，把事情都从脑子里取出来，放到一个可靠的系统里（比如这个邮件管理秩序）。脑子不用再去记这些事情了，整个人会瞬间舒服清爽很多。
有的朋友喜欢用邮件的“标星”置顶来管理邮件。这种方法显然太简陋了，不够立体，没有层次感，事情一多，这个方法就不好用了，还是得靠脑子记。而使用上面提到的方法，一天接受几十封邮件是毫无压力。因为菜少以前就是每天收几十封邮件的，很好用，有条不紊，人很轻松。