《搞定三》组织管理3

量身打造你自己的分类法。

只要你掌握了把事物根据其一一加以归类的原则，可以举一反三根据需要划分相应的类别。比如根据情境划分待处理的事项。一位船长专门列了在船上的事务清单，我们可以更为高效系统地来管理自己的诸多事务，根据具体事物对你的意义，你要想清楚怎样存放，提示信息暂时存放在哪里效果最好，如果你有两间办公室，你也许会列出办公室a和办公室b两张事务清单。还可以设置在电脑旁，和在线两组事物分开。

如果你在家工作，不用背着电脑跑来跑去，完全可以把家办公室和电脑合并在一张清单上，你要定期总结和只需在将来某一天看到的，你需要两种结构来执行他们的功能。

第一类是你想要定期总结的事物，他们应该被列为清单或者投入到工作哪里必须必要时你可以定期查看。

将来也许清单是个临时搁置提示的好办法，特别是你想定期查看清单内容的话，每到周末，你必须浏览一遍所有可能相关的清单事物，就可以把初步酝酿的这类事物包括进去，养成每周总结的习惯。大多数在将来，也许清单还有更多细分的子清单，读书烹饪，旅行培训。感觉在列出这些事项就是非常有趣而又创意活跃的一个探索。但是注意事项便于过细，拥有一个流畅完备的自我管理系统，即时捕捉多个层面的任务，并给予有效的自我提示和反馈。实现掌控全局和达到平衡。

日程表上记录的是以后要做的事情，我们划分这一类事物不是马上执行，我们想考虑一下，或者将来有时间再做的事情，比如将来嗯购物比如一个难得的工作机会摆在面前，也许在两个星期之后你的购物冲动就已经减退了，你可以把这类信息记录在备忘录系统或者日程表上。用日程表备忘录在指定的时间提醒你，完全取决于他们的效率和便利性。只要你确信，他一定会及时提醒你，就万无一失了。

辅助材料很多人喜欢把大量的资料归入辅助材料，即与项目主题议题相关的信息是你落在落实行动或者思考时，希望随时查阅到的。

它包括全部的项目规划和具体事宜，涵盖所有可能有关的材料文章，宣传册或相关话题的链接，涉及与客户交接的历史记录和文件档案。类信息只需根据主题话题或者项目进行分类。辅助材料必须是纯粹的辅助材料，而不是行动的提示信息。他和参考资料区别很小。如果你的某个项目的辅助材料，包括积极的行动计划，那么这些计划必须定期的检查回顾。与纯粹的参考资料相比，把常用的项目文件放在更为醒目而且便于取用的地方，是明智的做法。

参考资料。

作为经常要查阅的东西，他可以想到一个人一家公司，简单的履历或职能描述，也可以达到某个项目或者有关你的生活某方面的百科全书或资讯。这里容易犯两种错误，

1.可采取的行动是物保存为参考资料

2.保存和查询系统逻辑混乱，难以查询。

解决的办法是确保参考资料中要求采取行动的部分都能被捕捉到明确，并且加以组织整理，列入适当的清单，比如行动清单，项目清单。其次，经常修正参考系统的内容和框架。

区别一般性和专门的参考资料之间微妙的差别。具体的方法如下，

把文件按字母顺序整理好，

把打印的标签贴在文件外面，

在60秒内完成新文档的创建和保存工作，

抽屉储物不超过4/3的空间，

把系统设计得有趣便捷，

每年至少对文件进行一次清理。

垃圾。

这是组织整理工作的最后一类，某种意义上它一目了然，无需解释。因为是垃圾所以需要丢掉如果放任何垃圾，在我们的心理和物理空间堆积，就会造成系统成语，只有把它丢入垃圾桶你才会豁然开朗，所以保存可能有用的资料的好办法是养成定期总结重新评估必要时进行清理的习惯，并长期坚持。

当破坏了井然有序的状态，不能根据物品对你的意义进行归类，就会自动引发负面的影响。当你懒得收拾积攒的东西，更容易顺手把它挂在那个模糊不清的杂物对一丢鸟事杂乱无章，会在不知不觉把工作效率降低，并且你毫无察觉。如果不主动把它流转是他明确和条理化它就会打败你，最好的治疗方法是预防来预防大脑延伸的效率每况愈下的最好办法莫过于从细节做起，使事情保持明晰的分类。

对分类条目的看法取决于你熟悉和喜欢使用什么样的系统，以及你对改进办事效率加强掌控的重要性的认识。个人和企业想要妥善组织整理和条理化都得使用工具，也就是用一些器物把提示信息和各类材料管好保证分别存放的各类内容井然有序。清单箱子，置物盘文件夹，都可以发挥作用。如果你对引起关注的事物进行了捕捉，明确和组织整理，却在他们离开你的大脑以后不再给予适当的关注，就相当于做了无用功。