我的GTD 系统塞满过期任务，怎么破？

• 本文不涉及工具的技巧使用，而是试图通过对问题的分析，带领读者透过现象看到本质；
• 本文对任务的表达方式为： task 代表任务描述， @30min 代表这项任务预估完成时间在 30 分钟左右， @mac/iphone 等，代表执行这项任务所需要的工具；

在使用 GTD 的方式进行任务管理的时候，我们的系统中可能会出现越来越多的过期任务提醒。GTD 不是应当帮助我们“搞定”任务，做到心如止水吗？怎么会背道而驰，让我压力山大呢？GTD 的疗效是不是有点夸大？如何破？
这应该是GTDers 在做任务管理的时候普遍都会遇到的问题。不紧张，通过一些分析，我们可以很快解决这个问题。

在分析问题之前，我需要做一个预设，确保我们要谈到的任务，是真正意义上的任务而非信息。
这个预设是：读者都是把 GTD 系统作为任务管理系统，而不是参考资料管理系统（本人是把 omnifocus 作为个人任务管理系统，印象笔记搭建自己的参考资料管理系统，泾渭分明。有些人也会用印象笔记实现 GTD 需求，不过我认为任务管理和参考资料管理有巨大差异，即使在功能是实现了，不代表这是一个好的选择，专业工具做专业事）。
或者读者也在通过 GTD 工具 收集灵感、想法等，但是没有对这类信息添加时间属性，因而不进入我们需要讨论的任务过期问题。

进入正题。任务过期，大致有以下几种原因：

1. 对任务的描述不够清晰、准确，导致在需要行动的时候无法根据既有任务描述迅速行动，反而还要当场构思行动方案、目标等，加大面临任务时的决策成本，从而导致该任务极容易被跳过，最终过期。
   例如，我有打算想要整理我的百度网盘资料。我们来看下面的两种任务描述：
   • task 1 : 整理百度网盘的资料；
   • task 2 : 在百度网盘里筛选出 10 张关于 2017 春节的照片，其他全部删除 @ 30 min @ mac ；
     按照第一种描述，极有可能的结果就是，我在整理网盘的时候，本来打算是整理照片，结果整理整理就变为整理里面的文档去了，或者变为调整我的网盘架构去了。
     按照第二种描述，就变得非常清晰容易执行：首先我需要找到一段 30 分钟的连续时间，一旦这样的时间空档出现，我也在 mac 面前，我就开始执行这样的任务，而且任务的目标非常清楚，只整理春节照片，确保不会跑题。
     通过这个案例，我们可以得出一个很简单但是超级有用的原则：在撰写任务描述的时候，请一定按照目标管理中的smart 原则；
     — S 代表具体( Specific )，描述不能笼统；
     — M 代表可度量( Measurable )，指任务可数量化或者行为化；
     — A 代表可实现( Attainable )，指任务在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标；
     — R 代表相关性( Relevant ），指任务与其它目标相关联；
     — T 代表有时限( Time-bound )，注重完成绩效指标的特定期限。

不要小看这个撰写任务的过程，因为这实际上是在意识中强化我们的目标意识与模拟行动方案。

2.日程安排过于紧凑，导致时间管理缺乏弹性，无法应对突发事件，从而造成既定安排无法完成；
很多人开始实行 GTD 后，能很快感受到其带来的好处。因而，期待通过 GTD 尽可能多的“搞定”任务，把能想到的可能任务都插入日程表，恨不得一天能做完所有的事情。
如果你看到自己日历中的日程表挤得水泄不通的时候，需要引起警觉了。张弛有度，才是王道。

3.低估完成一件事情所需要的时间。
如果没有为任务分配明确的预计时间，这种情况是极有可能出现的。
由于人的注意力、精力、体力等都不是线性的，因此会带来任务执行中的不确定性。因此即便为任务分配了预计时间，也可能发现完成任务的实际时间往往超过预估时间。因而为任务规划一些“多余的时间”是有必要的。

4.没有准确找出项目中的“下一步行动”。
通过管理“下一步行动”，推动项目不断前进，达成既定目标，这是 GTD 中的精髓。
如果完成一项任务需要通过多个行动步骤，而 GTD 系统中没有与此相关的下一步行动，这个任务通常很难完成，最终沦为过期任务。
例如：我要给准备出生的孩子起名字。
我可以添加一项任务，叫“给孩子起名字”。但是这种不系统的方式带来的结局可能就是：自己想了几个名字，感觉不理想，却不知道改怎么突破了，导致这个任务悬而未决，也最终沦为过期任务。
但是如果意识到起名字这事实际上是一个项目，需要通过一系列连续动作才能完成，那就好办了。这些连续动作可能包括（每个人起名字的方式可能不一样，导致的动作分解也不一样）：

• 从论语中罗列出 50 个比较好的单字；
• 确定起名字的原则：品格期望 / 人生成就期望 … …
• 通过组合单字，得出 10 个备用名字组合；
• 和家人商量敲定正式名字；

显然，在这里需要做的下一步行动是先从论语中挑选出 50 个好的单字；这比简单的“为孩子起名字”这个任务更加清晰、容易执行与评估了。自然也不容易成为过期任务。

5.没有充分利用碎片时间，导致一些不大不小但是也应当要做的事情没有做完。
例如，有一项任务，

• task：发邮件通知所有部组经理明天 9:00 参加管理培训；
• @ 5 min ；
• @ iPhone ；

今天可能因为连轴转，导致没有功夫思考和关注这件事情。事情其实挺容易，可是不做的后果很严重：我的这个环节是公司整个培训项目的“ 下一步行动 ”，如果因为我的这步没有执行到位，将严重影响接下来的所有安排。

如果我们对“下一步行动”都赋予了相应的预估完成时间与完成工具标签，那么这个问题就比较好办了。
一旦处于空闲状态，第一件事情就是评估当前自己有多少时间可以使用（这点很重要，越是高级管理人员，属于自己的时间越少，不过在任务与任务的切换过程中，总是有那么一些空档），然后查找自己的 GTD 系统，调出与这个时间空档、完成工具匹配的任务，然后 just do it !

6.行动力差；
通常来讲， 能熟练使用 GTD 的人，其任务系统中是不可能存在一些自己做不到的任务。因为那些做不到的任务总是会通过不断被分解，最终成为可以被当前的自己“搞定”的下一步行动。
既然如此，那为什么还是有事情做不到，导致过期呢？这不是技术与能力问题，乃是意愿的问题。有可执行的任务摆在那里，就是不想做。
所谓的执行力，其实很重要的一个要点就是意愿的问题。意愿大于能力！意愿与个人的中长期愿景、认同感等密切相关，不在此做过多阐述。

解决这6点，你将开始感受到 GTD 带来的腾挪闪躲、灵巧自如、心如止水的感觉，任务过期带来的红点点压力也会自然而然的消失。不过也当允许自己的系统中偶尔出现过期任务，只要能被及时处理就好，因为有些任务出现过期，可能是任务本身有变化，需要重新描述。