【职场】你的文档就是你的名片

格式很重要

今天临时接到领导安排的工作，写一下下半年的工作计划。

这样的工作很简单，因为一直一来就是我在负责整个栏目的发展和创新点，所以在原有规划的基础上
写下总结也是很简单的。

在我写完以后，尽力检查好错别字以后，用邮件发送给了领导，同时我也起身去办公室告知领导，文件已发送邮箱。
就在我转身要离开的时候，领导突然喊住我说,"等会，有个毛病，提前和你说下"。

我很吃惊，担心出什么问题。领导从邮箱下载下附件，打开，看了几眼说，“不错，你的不错”。

原来他是在看文档的格式。

这让我感到有点后怕，因为我在发送前因为担心错别字的问题，仔细检查了好几遍，还把整个文档划分了两级标题，做了区分。

清晰的格式便于别人的阅读

对于领导或者上司来说，时间是最重要的资源，一份文档显然是不能从头看到尾的。

清晰的结构自然是节约时间的利器

你讲文件整理、撰写的条理有序，讲文件重点归纳有序，这就是最好的展现你自己的途径。不要小看了这点小事，在繁琐的文件中，别人看到一份清晰的文档，心情也会不一样的，更何况还是对提升效率大大有帮助的。

做出清晰条理的目录还便于领导或者秘书对文件的整理和汇总，这样的为别人多想一步的心思，是每个人都要学习的。

不仅文档格式重要，你是否注意把邮件写好呢？

邮件时职场中常见的沟通方式，也是展现个人品牌的重要环境。
再别人都不重视邮件格式和礼仪的时候，你写出一份简洁大方的邮件，等于在公司全体面前做了一次良好的展示。

用markdown写邮件已经逐渐成为大家的共识，你若是不珍惜就成为方面教材。

到底要注意哪些格式呢？

邮件格式&礼仪

参考知乎答案

邮件题目

• 题目要明确表明事情的内容 ▶例如：关于销售支援费用预算提高25%的企划案
• 活用邮件分类符号 ▶例如： 【公告】- 9月8日 与A项目相关的会议
• 回信题目概括前面进行内容 ▶例如：【张三-可以出席会议】Re:关于出席上半年订单状况的会议的邀请
• 请注意勿以“无标题” 或漏写标题发送邮件

邮件分发

• 筛选收件人及抄送人（由于大量选用非相关者而降低工作效率）
• 忌为留证据而发送邮件 ▶口头或电话可以处理的事情可直接处理

正文

• 要传达的内容在开始部分以短句说明
  ▶例如： 关于～的内容。 结果/论是～。 对于您的请求～如下.
• 正文内容要一针见血，简洁明了 ▶ 3段构成/ 按内容活用标题，数字及简洁文体
• 编写时考虑可读性 ▶活用图表， 表， 编号， 符号； 区分段落/ 强调重要句子/ 字体用10或11号黑体
• 他部门业务请求时提供准确信息 ▶速速回信， 尽可能快（×） → 谁， 什么事，具体何时截止
• 附加附件时，应提及附件的个数及附件名
• 业务请求时提供相关的表格及文件 ▶请参照之前发送的邮件（×）

结尾、事后管理

• 发送前再次检查内容及结构
  ▶ 收件人姓名，文件名/ 题目及内容的连贯性/ 简洁的语句传达正确的内容/ - 是否有附件
• 发送后按紧急度电话联系或发送信息/ 按内容的频繁性模板化/ 按邮件内容或用途分类文件夹 。

文档格式

对于大型文档，我们最可以参考的便是当年论文的格式。

• 字号
• 字体
• 标题
• 序号
• 目录

等等问题，不一而足，有心的同学自己去搜索看下，这就是你和比人区分开来的机会。

首发：tengblog.com