新世相的 10w+ 效率之路

“产品经理就是这样，出来一个比较新的东西，先去试用 ，”新世相产品经理吴靓告诉石墨文档。
在外人看来，新世相是一家新媒体内容公司，但实际上，新世相成立于 2015 年 10 月，以微信公众号「新世相」为起点，凭借强内容能力，已从文字生产拓展到流行事件、影综制作、在线教育等业务，是目前内容领域的知名品牌。
值得一提的是，目前新世相内部还有着完备的产研团队，技术氛围浓厚，产品经理和工程师通力合作，致力于利用 AI 和大数据为内容创作赋能。
下面就为大家分享新世相在协同办公上的诸多经验，以及他们对技术赋能内容的深刻理解。

01

产研配合及时同步需求文档

一家初创公司，内部项目规模不大的时候，可能每个部门都会有自己的文档工具，但由于规模较小，大家也能知道彼此都在做什么。但当项目规模扩张，文档越来越多，参与人数越来越多时，一个统一的协同文档工具就必不可少。
在新世相内部，产品与研发部门沟通频繁。产品部会将所有的需求文档写在石墨中，每一个项目会有一个研发群，写好文档后，会将石墨链接写到群公告中。
吴靓向石墨介绍，项目的每一次版本迭代都会列一个项目文档目录，方便汇总。
产品部还会使用「团队空间」管理文档。比如每一位产品经理负责的项目需求、总体的需求池、工作周报、调研文档、以及项目上线后的数据和复盘报告都会分门别类地整理在石墨的「团队空间」中。
“之前写在本地然后生成 word 或 pdf 通过微信或钉钉发给研发，但如果大家当时没有保存在本地的话，研发在做需求时就找不到需求文档了。”
传统办公软件的问题在于，员工不能第一时间找到需要的文档 ，尤其是很久以前的文档，只能找之前的项目负责人，如果这个人离职了，就很可能再也找不到了。
通过石墨文档，就算在聊天工具中找不到想要的文档，只要再次打开石墨，通过关键字搜索或是查找最近使用过的文件，也可以很方便地找到所需文档。
新世相的产品部除了和研发部门关系紧密，还和业务部门如内容部、商务部、创意策划部常有交集。
“一开始，只是新世相整个产品部门在用，后来发现石墨还有企业员工可见的功能，慢慢地，整个公司都在使用。公司内部传文件的情况越来越少，大家都发石墨链接了。”
吴靓告诉石墨文档，自己现在很少打开本地 word，很多文档都会在石墨直接写。“之前，文档保存在每个人的本地电脑上，很难保证信息及时同步。”
作为产品经理，吴靓使用石墨最多的场景就是写需求文档，同时也负责整个公司的人员权限管理，如新入职员工的分配权限，离职员工的回收权限等。
新世相产品部一般会在群里沟通，需要讨论的文档除了会添加相关人员协作外，也会直接将文档链接发到群里，这样更方便让对方及时看到信息。

随着企业项目日渐复杂，参与人数，参与部门越来越多。这时更需要员工、部门之间做好信息共享，文档管理。

02

细节之处见便捷

除了基本的文档协作，新世相还会借助石墨中的一些小细节功能，提升工作效率。比如收藏、创建副本、导出、评论等。
当看到一篇以后可能用得着的文档时，就可以先收藏起来，然后在石墨工具台「收藏」入口找到。

「最近使用」「我创建的」也是和「收藏」一样高频使用的入口，方便查找文件。
「创建副本」对于快速复制文件也非常方便。 “我自己建一个文档，但我分享给别人，可能想有一点不同，我会再创建一个副本，然后编辑副本，”吴靓告诉石墨。
有时和第三方合作，吴靓还会使用导出功能，将文档导出为 pdf 发给客户。
除了单独写文档的场景，另外一种是大家共同讨论、或是需要大家写下自己的评论或看法，比如头脑风暴等。
新世相之前的一个亲子课程，需要教研组撰写一篇文章，教研组写好大纲后，分享给其他同事，同事看完后，会利用石墨「划词评论」功能，对需要修改的句子进行批注及讨论。

新世相还会使用「@」功能来分配任务，比如教研组有时会安排某位同事去阅读某本书，调研某个课程，就可以直接在文档中@相关同事。

03

AI 实验室新世相用技术赋能内容
新世相注重用技术为内容创作赋能，可能是中国拥有工程师人数占比最高的内容公司之一。
团队自研的内容中台「新世相 AI 实验室」，为内部创作、创意生产提供了框架性支持。
新世相4年来采集的两百多万个用户真实故事，悉数保存在内容中台的故事大数据库中。 从逃离北上广的单身母亲，到浦东 CBD 的「社畜白领」，每段故事都有一个真实的场景、一位真实的用户、一段真实的关系。
这些真实故事和它们背后的海量情感，帮助新世相敏锐洞察青年情绪、挖掘故事价值，敏捷创作出了无数篇10万+文章、多部广受好评的故事短片。疫情期间，新世相拍摄的《凌晨四点的武汉》再次刷屏，武汉深夜的真实故事令人动容，人民日报也进行了转发点赞。
新世相的编辑们几乎每天都会登录使用「AI 实验室」。每次选定一个新的创作方向后，进入「灵感地图」搜索关键词，仅需不到一秒钟，页面就会呈现近500个关联词。该功能也被一位同事比喻为「帮我打开潘多拉的宝盒」。

同样值得一提的是，在「实验室」的内容中台，新世相还可以通过机器学习为文章标题评分、通过句式分析算法优化标题吸引力。这些「黑科技」工具有效地提升了大家的内容创作效率，备受好评。
在吴靓看来，内部效率影响着企业对外内容的输出，但很多公司其实都忽略了这个问题。
衡量效率工具的标准其实非常简单，对于老板，看是否可以省钱降成本，对于员工，看是否好用，省时间，从而可以准时下班和朋友看场电影。
新世相的 AI 平台，它解决了内部效率消耗的问题，之前没有平台的时候，内容人员找灵感，可能要四处搜索资料且没有高效的流程，平台的出现，减少了找灵感的时间，提高了内容人员效率。
石墨文档同理，如果要找一个几个月前甚至几年前的项目文档，就算电脑不在手边，就算当初的负责人已经离职，只要登录石墨账号，就可以及时搜索到，同样节省了很多时间。
说到底，企业效率的提升，还是要看管理者将其摆在怎样一个位置。企业在创业初期可能很容易忽略这些事情，但当企业业务不断做大，规模不断扩张时，协同办公自然是个不能回避的话题。

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