巧用outlook和OneNote搭配进行项目管理

 

昨天我接到一位博客读者发来的咨询邮件，询问如何进行项目管理的问题，具体的邮件如下：

“李老师

你好.看您的博客,实践用outlook对自己的时间进行数位化管理已经有一段时间了.

其中发现了一些问题苦苦寻求无法解决,希望能得到您的指点

我现在主要在处理类似项目的问题上有疑问

比如公司要参加一个展会(我们是制造型企业,经常需要参加一些行业内的展会)

但是一个展会往往像一个项目一样由几个步骤组成. 我现在的做法是:

在待办事件中,加入一个标题 “展会 09年3月糖酒会”.

一般步骤如下.

联系订展位的公司

确定展位签订合同

支付展位款项

给定展位的公司发送公司简介和宣传单页(刊登在展会刊物上)

联系展台搭建公司

将展台相关资料发送给展台搭建公司

确定展台搭建合同

支付展位预付款

等待展会开始 参加展会

展台搭建验收,付余款,并索取发票

 

面对这样的一个多步骤的任务.如果我建立一个模板.吧整个过程放入一个待办事项列表中. 然后进行一步放入日历中,再进行一步再将下一步放到日历中

光从标题中似乎无法迅速的看到任务的进展状况 必须打开任务才可以看到.

我一般都是同时几个这样类似的任务在运行.多个任务都无法看到具体进行到哪一步了.

想问问李老师你有没有比较好的方法

感谢您不吝赐教”

他的问题应该很有代表性。很多时候我们需要管理的是一个个需要细分为下一步行动的项目，而outlook的”任务“模块是不支持树状结构，因此就会出现以上这位朋友的困惑：无法迅速地看到任务的进展状况。

那该如何解决呢？最简单的办法似乎是使用office的组件之一：Project这款专业的项目管理软件，但这款软件的使用还是有一定的难度，不是太好掌握。

我的具体实践是用outlook和OneNote搭配进行项目的管理，具体实践如下：

一、在OneNote中建立任务列表：

OneNote中可以非常快速地建立起任务列表，并且可以通过用多层级(最多可以达到5级)的列表形式将项目的进程清晰的展示出来。如下图：

二、利用OneNote与Outlook的相互衔接将细分的下一步进行清单同步到outlook的任务列表中：

这两款软件因为同属于outlook的组件之一，因此它们的配合是非常默契的。在OneNote中可以为每项具体任务设定任务的起止日期、重要程度等选项，如下图：

选中(或将鼠标放在该行)要自定义的下一步行动清单，点击”任务“按钮，在弹出的菜单有”自定义“的选项。点击后可以直接在outlook中新建该任务，并进行相应的编辑。

 

三、在outlook中可以通过点击”任务链接“快速方便地跳转到OneNote中的项目清单中：

四、在outlook中对该任务的操作会同步到OneNote中：

如果该任务已经完成，并在outlook中操作已完成，则OneNote的任务列表前的标记也会相应发生改变，任务进展一目了然。

 

以上即是我的具体实践，希望有兴趣的朋友多交流。

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