参加国际学术会议经验总结

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参加国际学术会议经验总结
一、会议前准备
1、 一般会议在第一轮只是提交一个意向说明到指定的邮箱,而且在第一轮中会大致通知重要的时间点,提交论文时间、论文意见时间、报到时间等.
2、 按时间安排提交abstract以及会议指定格式的注册信息.
3、 第二轮一般比较重要,一般已经得知论文是否被接收,但此时仍有时机提交论文,此时会议的相关安排会更加具体,包括开会地点,大致日程安排以及费用住宿等.这里要特别注意会务费竟包括那些费用,包不包括住宿以及早中晚餐.
4、 第二轮后一般会接到论文录用通知及邀请函,通常首先会得到电子版的邀请函,由大会主席签名并扫描的图片文件.但一般国际会议办签证时通常都要求纸介的邀请函,此时应立刻要求邮寄纸介邀请函,以防耽误签证时间.
5、 预定机票,一般这个时候预定能够便宜,可能会需要护照号,没关系,和他们说,他们会允许你办好后再提供.
6、 办理护照及签证,受到邀请函就应立刻办理护照及签证（当然在收到前最好自己就有护照,以便节约）.先说护照,比较好办,只要到公安厅的出入境管理处办理即可,办理时需要带身份证、户口簿,其他的并不需要.办理时填写申请表都是关于自身信息的一些内容很好填,这里要说的是一般最好办理因私护照,因为办理因公护照手续很繁琐,还需要单位证明什么的,而且就会议来说都是一样的,签证时不会遇到任何问题.目前护照有效期10年.办理时通常都会在当地找个护照像20-40元,没办法强买强卖:）.一般加急办理大约15天能收到护照,办理很方便,限制很少. 办签证比较费劲,会议通常办c3签证,一般需要到那个国家大使馆网站查询需要那些申请材料.一般需要准备以下东西（当然国家不同要求内容不同） 1.护照原件及护照照片页面 复印件1 份 2. 签证申请表1张（需贴照片） 3. 身份证原件和复印件 4. 个人简历 （个人的基本信息,education,experience, resent selected publications, research projects等） 5. 在职证明(需含有在职期间,负责部门等内容并盖有公司公章) 6. 营业执照复印件 7. 户口本原件及复印件 （户口在外地时需要暂住证 ） 8. 邀请函原件办理时间一般为10天,费用大约为一人200元.多人签证通常只让进一个人统一办理.护照加签证加一起最少就得25天所以通常得抓紧. 7、 在参加国际会议时通常最好提前一个月预定房间,要不可能会定不上,最好当然是国际连锁的大hotel,实在不行就住motel,便宜,一般不用提前订,但就怕离会场远,或者到时候没有位置.建议还是hotel. 8、 最后一轮通知,通常有详细的会议安排,每天什么时间段谁作报告,主持人是谁,都有详细介绍,并且有机场交通图,会场交通图等.这页内容一定要打印出来,标出重点,拿个活页夹子弄好,出国放在行李的外袋,以便随时拿出翻阅.
二、 出发前准备物品
1、 最重要的当然是ppt了,ppt一定不要用太花哨的背景,要用大量的数据及图示说明,不要有太多的文字.还有就是海报一般一页的内容把重要的图表列在上面,重点说结果,原因少写,最前面是研究内容的概要,有点像会议摘要的内容,只是加了具体数据而已,左上角要有组织标志,在国内打印,拿卷筒带去.
2、 当地近几日的气候、当地的国徽、国旗,重要的名胜、购物街、特色食品,还有就是最重要的汇率,一般只需要知道当地的一个单位等于多少整数的人民币即可,最好忘多算不要往少算.并且查好当地的伙食、住宿标准以及可以报销的标准.
3、 毛巾,牙膏,牙刷,这两样用酒店的不舒服,最好自己准备,方便面或者饼干一到两包,口香糖,剃须刀,西服,领带,衬衣（两天一件）.
4、 小的笔记本电脑,相机/手机,以及相关电池存储卡,充电器,以及当地的标准电源插头（但高级酒店一般能为客户提供）
5、 护照,机票一定要放在包的外侧且安全的地方,并且时刻记得用完即放回原处.
6、 外汇兑换,一般可以到当地的中国银行兑换.如果换成美钞也可以在当地再换成当地的钱,这里需要注意牌价分好几种,一定要看清哦,而且周六、周日不换,因为没牌价.
三、 参加会议
1、 入住酒店,先问好退房时间,上网费用,早餐是否包括,然后拿到门卡,一定放在西服的上外口袋里以便随时拿.并且实际考察一下到会场的路线,算好时间,做到心中有数.
2、 会议报到的次序,报到,填写报到信息,交会务费,拿发票,领会议日程表,摘要集胸卡,其他安排,一定按照这个安排来,一样不能少.
3、 会议期间尽量多参加活动这是结交朋友的好时机,特别是欢迎晚宴及欢送晚宴,而且要准备一套自我介绍的套话.
4、 发言当天的早上或中午提前20分钟到场,把ppt拷到会议电脑中.
5、 会议过程中照相要尽量小心及隐蔽,以防找到别国专家的非议,并且尽量做到中间靠前,实在不行坐在其他的投影前也可.会议过程中也尽量和会议的字幕照张相,以便以后回忆.
6、 在整个会议过程当中的一切花销一定要索要发票,包括各种食品,交通,住宿,只要交钱的地方就一定要发票,一手交票一手给钱.四、 返程
1、 回来时核实所带日用品是否齐全,相机、手机、电脑、是否放好,会议所发的东西是否带齐.
2、 各种发票统一装袋,保存好.
3、 机票、护照、签证放在外袋.
4、 能减少包的个数就减少,尽量合并,便于管理.
5、 尽量提前2小时到机场,一来放心,二来可以买些免税的东西,有退税的到机场海关退税,海关一般让带2瓶酒,两条烟,但一般超一倍也不会说,关键是要在托运的行李里.
五、 报销对公报销通常只能报销会务费,交通费,住宿费,伙食费一般只能按国家标准每天给报多少钱,超出部分只能在自己花销,多余部分归个人,并且通常每人都有一个出差补助可以一起领.算账的时候,虽然当时是花的当地货币或美元,但最后结账时每笔都应换算人民币来算,和起来一共花了多少人民币,这样清晰,不容易乱.