周的视野关注的是任务,考虑的是效能和成果。所以周计划的制定方法和月目标略有不同,不需要考虑太多对上个时间周期的满意度,适度考虑平衡即可。周计划制定的核心有五个步骤:
• Time:核算时间→总执行时间
• Calendar:日程安排→日程表和周计划-任务具体内容,预估时间
• Goal:目标分解→将需要在本周推进的月度目标以及推进到什么程度写到任务具体内容,预估时间
• Task:任务补充→补充与目标无关的任务(围绕轴心)
• Plan:制定计划→重要性、顺序、时间精力分配→序号、优先级、成果(尽可能用名词)
第一步 回顾过去+用思维导图梳理本周要做的事情
本步骤主要对上个时间周期和更高维度的整体情况进行分析,确定自己仍然走在实现目标的路上。
1、打开上周的复盘情况;
2、打开本月的月目标体系(思维导图、九宫格、甘特图);
3、判断每个目标的推进情况、整体进度和自己的满意程度,做到心中有数。
2018/3/17 9:12 更新下周周计划的思维导图,调整优先级和具体的任务等
第二步 Time:核算时间→总执行时间
(一)整体时间计算
永澄老师:所有行动都要基于时间,任何目标都要考虑时间的资源。假设有两种情况:"你有10个小时的空余时间"和"你有100小时的空余时间",在这两种情况下,你的决策方式是完全不同的,因此,我们要整体核算接下来一个月的整体时间安排。
时间的核算有个特点,越是时间跨度短的目标,越是需要精细核算,越是时间跨度长的目标,越不需要太细致考虑。根据这个假设,周度的目标也需要好好核算时间。
周计划的时间核算可以采用与月目标中相同的方法(可用天数*价值时间系数),也可以采用价值时间占比的时间核算方法,也就是本周计划的总执行时间 = (总时间 - 睡眠时间) X 价值时间占比。
• 每周总时间:7天 X 24小时 = 168小时
• 预计休息时间:根据上周睡眠情况、身体情况来预判本周休息总时间。
• 可用时间:总时间 - 预计休息时间,也就是除了睡觉之外,所有时间自己都可以用,那可用时间大约为?
• 判断价值时间占比:给自己设定了一个价值时间(投资时间,有可被积累的成果产生,非消耗时间),也就是自己认为产生价值的时间。大约估计价值时间的百分比,这个占比每个周都会不同。这就是一个主观感受方法,但是这种方法的前提是对实际情况要有敏感度。可以先设定60%,根据实际情况调整。
本周计划的总执行时间 = (总时间 - 睡眠时间) X 价值时间占比=(168-60)X(0.6~0.7)=64.8~75.6小时。所以本周计划的总执行时间为65~75小时。
第三步Calendar:日程安排→日程表和周计划-任务具体内容,预估时间
安排好总执行时间后,要优先安排日程表的任务,也就是被他人占用的、或者与他人约定好的时间或日期内发生的任务。简单地说,就是有确定的开始和截止日期的日程、有确定的开始和截止时间的日程。我使用的工具是高效Todo APP、活页本。日程在整个任务和行动管理中,优先级是顶级的,只要安排到日程里的任务,必须要在规定时间、规定范围内启动、执行并完成!再次再次强调:如果没有精准开始时间的任务,严禁写到日程表里!
行动:
1、罗列本周的日程类任务;
2、将所有的日程加入高效Todo APP和Myweek APP,同时在活页本上的月历中进行了标注;
3、将所有日程表中的任务,写入“周计划”excel表中并自动核算所需要的时长。请把你的预估时间乘2,也就是你预计1小时可以完成,那就给自己预估成2小时。
第四步Goal:目标分解
1、打开月度目标;
2、基于永澄老师的话术询问自己:
• 判断哪些目标需要在本周推进?
• 判断需要推进的目标要在本周推进到什么程度?(想要判断清楚一个为期一个月的目标在一个周的进展情况,至少需要满足一个最基本的需求:这个目标你曾经达成过,现在才能判断。)
• 当取得什么样的成果时,说明这个任务完成了呢?
• 你觉得这个成果说的清晰么,请给清晰度打分?
• 如果你还可以说得更清晰一些,这个成果是什么呢?
需要在本周推进的项目和任务(如思维导图所示):
嵌入式:完成所有任务即可。成果:系统显示了已录入的期末成绩;将试题袋交给朱老师;课程总结的笔记-印象笔记;
毕设:定稿的开题报告,打印并签名完毕;
数电备课:完成第1次课的全部准备。成果:第1次课的PPT及其他资料;印象笔记-数电17183笔记本,目录完善。
崔律微课学习:学完课程,完成课后实践日志并坚持每天打卡。成果:课程笔记、课后实践日志、打卡记录
阅读思考:阅读完第一本书,有拆页、便签。成果:数电、毕设的激励计分表,便签等
3、预估时间
确定好成果后,预估任务大概需要投入的时间,并且写到了预计时间栏内。要谨记所有任务的合计时间不能超过第一步推算出来的价值时间。
本周可执行时间65~75小时,然而目前预计总时长是92.5小时,超出了可执行时间。需要检查是任务的预估时间出了问题,还是任务数量太多。
删除了资产检视及资产配置再调整;从计划中移除了【行动管理】每日复盘和日清单,因为这个任务有12个小时,占据时间太长,已经养成习惯,不列入内;移除了“健康锻炼”,养成习惯,自动自发去做;移除了“与你一直都在聚餐”,因为还没有计划。
第五步Task:任务补充→补充与目标无关的任务(围绕轴心)
你的目标分解的任务都已经安排完之后,还有时间,那就给自己增加一些和目标无关的事情吧。这些任务很新奇、很有趣,甚至跟自己的认知是相冲突的,都是可以的,还是要给自己留出一些不稳定因素,这样可以更好地促进灰犀牛/黑天鹅事件的出现。
不过,我还是要补充一个说明:一个目标导向的人,生活、工作、学习应该是围绕着一个轴心转的,你要找到这个轴心并为之努力。如果说工作上你不喜欢、上班如上坟,生活里经常情绪波动,学习断断续续,那通常是找不到稳定目标的。没有稳定目标还要持续做计划,并不见得是好事。目标管理,不是用来雪中送炭的,而是锦上添花的,目标不稳定的人,应该去规划自己的发展战略。
强调:不要忘记预判任务的时间,以免后续出现时间超标的情况。
阅读思考、灵感想法管理、他人关系类已经是补充的任务。
第六步 Plan:制定计划→重要性、顺序、时间精力分配→序号、优先级(尽可能用名词)
走到这一步,周计划excel表中的日程、任务、为了平衡而补充的其他任务都已经填写完毕。接下来要做的是安排计划。安排计划的方式就是在“周计划”excel表中确定每个任务的优先级、执行顺序、分类等。表格填写完就搞定了。
计划本身就是一个规划过程:哪个重要、顺序如何、怎么根据自己时间精力的可能性排布任务?此外,还要多考虑一点:每个任务究竟要产生什么样的成果(成果导向的思考就是周度高度需要考虑的关键问题)?
先设定成果、分类;再设定优先级;然后设定序号/做事顺序,根据精力分配、任务可能的执行时间,调整序号和做事顺序。最终结果图如下:
周计划excel表中的全图如下所示,除了制定计划的部分,还有执行时填写本周进度,最终对周计划执行情况进行回顾的部分。