我的Dropbox工作流与文档管理方法（及一些干货分享）

广为人知的Dropbox在线存储服务，一直是我学习、工作的得力助手。除了作为云存储所必备的多平台同步外，它的选择性同步、高安全性、版本控制、文件分享、支持第三方应用等功能或特点，促成了我的「以Dropbox为核心的文档管理系统」。下面我将分享我使用Dropbox的工作流，并介绍一些文档管理方法。

我的Dropbox工作流

首先，Inbox是必须要有的。作为一个临时的收集箱，Inbox广泛出现在各种资料或任务管理系统之中。这样一个临时的空间能够使得工作更加高效，因为短时间内对一些内容的连续访问要求我们能够快速定位它们，而且我们也不希望自己时时刻刻在做着整理，那可是很费时的。一开始我在Dropbox中应用这一概念时，还有模有样地新建了一个名为「Inbox」的文件夹，然而实践证明这并不是最高效的，更好的办法是直接把Dropbox的根目录作为Inbox，根目录还是那个根目录，我只是在心中给它贴上了「Inbox」这样一个标签。这样做的好处不少，一方面可以直接拖动Inbox中的文件到各文件夹归档，另一方面，杂七杂八的根目录也不断提醒着自己要尽快清空这个Inbox。

使用电脑时，我会不断在Dropbox中添加文档，这些文档有的是接收到的邮件附件，有的是从网络下载的资料，也有自己创建的论文、报告等文档。它们被不假思索地直接添加到Dropbox的根目录，也就是我的文档管理系统的Inbox，此时Dropbox会立即对这些文件进行同步上传。

我的Dropbox工作流

此时我会把Inbox当成我的临时工作台，一段时间内（通常数分钟到数小时不等）所有的文档都在这里进行编写与修改。Dropbox的同步是每时每刻都在进行的，只要稍有改动，最新的版本就会被同步到云端，由于云存储都是使用的增量更新技术，每次仅改动的部分被上传，所以基本能做到实时完成同步。我甚至可以完全忘记Dropbox的存在从而专注于工作，因为我无需担心系统崩溃、电脑进水、地震火灾等不可抗力导致文档的永久丢失。只有当我想反悔对某文档的改动时，我才需要想到使用Dropbox的历史版本功能——对于免费用户，Dropbox的云端会保留30天内所有文件的所有版本，我只需在该文件上右击，并点击「查看早期版本」，就能找回之前的版本，屡试不爽。

大多数情况下，修改之后的文档是用来被分享的——发送给他人、发布于网络、上传或打印成Hard Copy以交作业等。分享之后往往会有来自他人的反馈，根据这些反馈，我会再次对文档进行修改并重新发布（若有可能）。在这里我要特别提一下Dropbox所提供的文件分享功能。在文件上右击并点击「复制Dropbox链接」，这个文件就被瞬间公开，一个链接会被复制到剪贴板，供分享给他人访问。当然，虽然链接是公开的，但很复杂，不知道链接的人一般依旧是无法访问的，这就像Google相册的相册分享一样，还是很安全的。打开链接的人，能直接在分享页预览大多数的文件——Dropbox不仅仅支持常见的文档格式，还支持大多数的多媒体文件。有时候我需要发送一些视频DEMO给别人，我便直接用Dropbox分享，人家只需在网页上观看，方便快捷。

分享过后的文档，以及还有一些不必分享的文档，会被我在清空Inbox时归档。根据内容不同，我会考虑将这些文档或是留在Dropbox，或是转移到Evernote等其它的知识管理、文件管理平台。这是因人而异的，就我个人而言，因为我把Dropbox作为我的文档管理系统的核心，我会将学习与工作上的资料存放于此，Google Drive作为辅助，存放一些网络上寻得的PDF书籍等资料，另外Evernote作为我的「第二大脑」，主要存放「发展级」的内容，以及一些私人笔记（这里面水很深，以后有空会专门介绍我是如何使用Evernote的）。

对于留在Dropbox的文档，在对他们进行归档时，有一个文档管理的问题——如何高效的管理以便再利用。下面简单介绍一些我的文档管理方法。

我的文档管理方法

1. 合理分类

把不同内容放入不同的文件夹进行分类，应该是每个人都会有意识去做的事情。我会把私人文件、学习相关的文件、工作相关的文件分别放入根目录三个不同的文件夹，这是一个大分类。大分类下可以有小分类，但层数不可太多，分类不可太细致，不然没有意义却浪费时间。一般在大分类下就是按照项目或者时间（学期、年度）命名的文件夹了。这么做只是为了简洁美观有条理，而为了能更快找到需要的文档，规范命名和使用标记才是更重要的。

2. 规范命名

文件的规范命名，一方面可以让人一目了然，另一方面方便查找或者搜索。下面是我的两个命名规则。

• 文件名要有意义，但不可过长。太长的文件名完全失去了它作为文件名的意义。比如我写了篇论文题为「WHAT ARE THE SOURCES OF PERSONAL ETHICS AND ETHICAL BEHAVIORS? 」，这么长的标题甚至已经超过了系统允许的长度，而且我以后看到它也不能第一时间反应出来这是个什么东西，别人看到更不知道了。由于这是我伦理哲学课的期中论文，我就把文件名改成了「Ethics Essay_Midterm.docx」，简洁明了。
• 如有必要，在文件名中补充说明。我喜欢用下划线对文件进行进一步说明以示区分，在以上的例子里，下划线前告诉我这个东西「是什么」，下划线后是补充说明，以防再次出现类似的文件引起混淆。有时候我会需要使用更多的下划线，更进一步的作补充说明。比如我的论文拿了B+，老师说我有机会修改后再交一次以提升等第，那我修改后的文件名就会是「Ethics Essay_Midterm_Revised.docx」。涉及多次修改的，我可能会附上日期甚至时刻，并将最终定稿修改为以Final结尾，同时于同目录生成一份PDF文件以便快速查阅。

3. 使用标记

对于使用OS X系统的用户，Finder自带的文件标记功能一定要好好利用。标记（标签）系统是一项伟大的发明，在Evernote中也是很重要的管理工具，它突破了树状的文件夹结构，检索起来更加高效。它的使用方法类似于刚才提到的使用下划线进行补充说明，但也可以使用不同的颜色标记来区分重要程度以及不同类型的文档，以便快速筛查。

分享一些干货

没有什么是完美的，在使用Dropbox的过程中，我遇到了一些问题，好在大多问题都最终解决，总结一些干货分享给大家。

1. 同步指定文件夹

Mac版的Dropbox只能同步Dropbox文件夹下的内容，但有时候可能需要同步某个不能移动位置的文件夹，比如某些应用的资料库。这个时候，我们可以通过制作替身的方法进行同步。具体方法如下：

打开终端输入ln -s 想要同步文件夹路径 同步盘的路径

这时会得到一个原文件夹的替身，它和原文件夹中的内容是完全同步的，只需将它放入Dropbox文件夹下就能同步原来的文件夹了。需要注意的是，不能直接通过右击菜单来制作替身，这样做出的替身类似于Windows中的「快捷方式」，只是一个指向源文件夹的地址，于事无补。

2. 获取更多的免费容量

免费用户默认只有2GB的存储空间，但是付费版本容量又太多了有点浪费。大家可以通过邀请他人注册，可以获得每次500MB的容量，最多能获得16G。邀请的方法那么多，大家动动脑筋就能很快18G了。

3. 使帐号更加安全

上官网开启二次验证后，在未授权设备上登录帐号都会要求通过手机验证码验证，这样即使密码被盗依然能保障资料安全。大家务必开启此项功能，尤其适合经常需要在公用电脑上登录帐户的人。

以上便是我使用Dropbox作为在线存储与文档管理工具的一些经验分享，以后会再介绍我使用Google家族产品和Evernote等优秀工具的心得，敬请期待。